Eine Fotobox verarbeitet personenbezogene Daten, und zwar die empfindlichsten auf einer Feier: Gesichter. Dazu kommen E-Mail-Adressen für den Versand und manchmal Namen aus einem Gästeformular. Die DSGVO verlangt dafür keine Doktorarbeit, aber ein paar Dinge, die vor dem Event feststehen müssen. Diese Checkliste geht sie der Reihe nach durch und sagt bei jedem Punkt, was BoothDock mitbringt und was bei Ihnen bleibt.
1. Rechtsgrundlage: die Einwilligung am Gerät
Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO). Bei der Fotobox ist das in der Praxis die Einwilligung: Der Gast entscheidet selbst, ob er vor die Kamera tritt, und bestätigt vor der Aufnahme, dass sein Foto gespeichert wird. Wichtig sind drei Dinge: Die Einwilligung kommt vor der Aufnahme, sie ist freiwillig, und Sie können später belegen, wem welcher Text gezeigt wurde.
Getrennt davon sind Zwecke, die über das Foto selbst hinausgehen, etwa eine Veröffentlichung auf der Firmenseite oder eine spätere Kontaktaufnahme. Dafür braucht es jeweils ein eigenes Häkchen, das der Gast ablehnen kann, ohne auf sein Foto zu verzichten.
In BoothDock: Der Hinweis-Bildschirm vor der Aufnahme lässt sich unter System, Schutz, Datenschutz-Hinweis einschalten. Die Speicherung ist dort das Pflicht-Häkchen, Veröffentlichung und Kontaktaufnahme sind optionale Häkchen mit eigenem Text. Jede Zustimmung landet mit Zeitstempel und dem genau angezeigten Wortlaut im Einwilligungsprotokoll, das Sie als Datei exportieren können.
2. Informationspflicht: der Hinweis vor dem Foto
Wer Daten erhebt, muss die Betroffenen informieren (Art. 13 DSGVO): wer verantwortlich ist, wozu die Fotos verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert bleiben, wer sie bekommt und welche Rechte der Gast hat. Auf einer Feier liest niemand drei Seiten. Bewährt hat sich ein kurzer Text am Gerät plus ein Aushang oder Link mit der vollständigen Information.
In BoothDock: Den Text auf dem Hinweis-Bildschirm schreiben Sie selbst, in jeder Gastsprache. Vorgegeben ist nur ein neutraler Standardsatz; ersetzen Sie ihn durch Ihren Namen, den Zweck, die Galerie-Laufzeit und den Ort der vollständigen Information.
3. AVV mit dem Software-Anbieter
Sobald ein Dienstleister Fotos für Sie speichert oder verschickt, ist er Auftragsverarbeiter, und dafür braucht es einen Vertrag (Art. 28 DSGVO). Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt die Grundlage, dass der Anbieter die Gästefotos überhaupt anfassen darf; Firmenkunden fragen danach, bevor sie ein Angebot annehmen.
In BoothDock: Der AVV steht unter boothdock.cloud/avv und wird bei der Registrierung im Hub akzeptiert. Ändert sich der Text, fragt der Hub erneut nach, bevor Sie weiterarbeiten. Sie müssen nichts anfordern oder unterschreiben lassen.
4. Speicherort: Server in der EU
Wo die Fotos liegen, entscheidet, ob Sie eine Übermittlung in ein Drittland erklären müssen. Liegen Galerie und Speicher in der EU, entfällt diese Frage, und das Angebot an einen Firmenkunden wird um einen Absatz kürzer.
In BoothDock: Hub, Galerie und Fotospeicher laufen auf Servern in der EU. Die Box selbst arbeitet lokal und lädt erst hoch, wenn eine Verbindung besteht.
5. Löschfristen: vorher festlegen, nicht hinterher improvisieren
Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert bleiben, wie der Zweck es verlangt. „Wir löschen irgendwann“ ist keine Frist. Eine Galerie, die nach einer festen Zeit von selbst abläuft, ist die einfachste Form eines Löschkonzepts, und die Frist gehört in Ihr Angebot und in den Hinweis am Gerät.
In BoothDock: Je Event legen Sie unter Galerie und Gäste die Aufbewahrung fest: 90 Tage als Standard, 365 Tage bei PIN-Schutz, höchstens 730 Tage. Im Free-Tarif bleibt die Galerie 2 Tage online. Danach läuft sie automatisch ab, ohne dass jemand daran denken muss. Wer ein Event früher loswerden will, löscht es im Hub.
6. Löschwunsch der Gäste: am Automaten und aus der Galerie
Gäste haben das Recht, ihre Daten löschen zu lassen (Art. 17 DSGVO). Bei der Fotobox gibt es dafür zwei Momente: direkt nach der Aufnahme, wenn das Foto missfällt, und Tage später, wenn jemand das Bild in der Galerie entdeckt. Beide brauchen einen Weg, der nicht über Ihr Postfach läuft.
In BoothDock: Am Ergebnis-Bildschirm gibt es den Knopf „Löschen“, den Sie je Box einschalten. Er wirft die Aufnahme wirklich weg, auch aus der Galerie im Hub, nach einer Rückfrage und nur kurz nach der Aufnahme. In der Galerie kann jeder Gast das Löschen seiner Fotos beantragen. Der Antrag erscheint im Event unter Löschanträge, und Sie bekommen eine E-Mail mit einem Prüf-Link. Entscheiden Sie nicht binnen 30 Tagen, wird das Foto automatisch entfernt. Ein vergessener Antrag bleibt also nie offen.
7. Zugriffsschutz der Galerie
Eine Galerie, die über eine erratbare Adresse oder eine Suchmaschine erreichbar ist, ist eine Datenpanne, die nur noch nicht aufgefallen ist. Der Link muss lang und zufällig sein.
In BoothDock: Die Galerie ist nie offen auffindbar. Sie wählen je Event zwischen einem geheimen Link und einer zusätzlichen PIN. Mit dem Umfang „pro Session“ sieht jeder Gast nur seine eigenen Fotos; der QR-Code auf dem Ausdruck führt genau dorthin. Eine falsche Adresse zeigt eine neutrale Seite ohne Hinweis auf das Event. Details stehen im Wiki unter Zugriff schützen.
8. Gästedaten nur mit Einwilligung weitergeben
Der Veranstalter möchte die E-Mail-Adressen der Gäste oft für eigene Einladungen. Das darf er nur, wenn der Gast ausdrücklich zugestimmt hat, und zwar dieser Weitergabe an diesen Empfänger zu diesem Zweck. Eine Adresse, die der Gast nur eingibt, um sein Foto zu bekommen, ist keine Werbe-Einwilligung.
In BoothDock: Die Adresse aus dem Fenster „Per E-Mail erhalten“ dient nur dem Versand dieses Fotos; der Hub speichert sie nicht, und auch Sie bekommen sie nicht zu sehen. Soll der Veranstalter Adressen erhalten, nutzen Sie das Gästedaten-Formular mit einem eigenen, freiwilligen Häkchen, dessen Text Sie selbst schreiben. Es ist nie Pflicht und nie vorausgewählt. Der Export „Nur mit Marketing-Einwilligung exportieren“ liefert eine CSV-Datei, die ausschließlich Gäste mit gesetztem Häkchen enthält. Nur diese Liste geht an den Kunden. Die Anleitung dazu: Fotos nur per E-Mail.
9. Wer ist verantwortlich: Sie, der Kunde oder beide?
Das ist die Frage, die am häufigsten offen bleibt. Vermieten Sie die Box an ein Brautpaar, handelt dieses privat; die Verantwortung für die Verarbeitung liegt dann in aller Regel bei Ihnen als Betreiber, weil Sie Gerät, Software und Galerie stellen und über Zweck und Mittel entscheiden. Bei einem Firmenkunden, der die Fotos für eigene Zwecke erhält oder die Gästeliste bekommt, kann es anders aussehen: Entweder beide sind gemeinsam verantwortlich, oder Sie arbeiten als Auftragsverarbeiter für die Firma und brauchen einen AVV mit dem Kunden, nicht nur mit dem Software-Anbieter.
Welche Rolle zutrifft, hängt davon ab, wer was entscheidet, und das gehört in eine Beratung. Unabhängig davon: Benennen Sie die Rolle im Angebot und klären Sie sie vor dem Event, nicht danach.
10. Druck und Galerie: zwei Ausgaben, dieselben Regeln
Der Ausdruck verlässt mit dem Gast den Raum. Für die Galerie gilt alles oben: Laufzeit, Zugriffsschutz, Löschweg. Dürfen Gäste eigene Handyfotos hochladen, schalten Sie in BoothDock die Moderation ein; die Uploads erscheinen dann erst nach Ihrer Freigabe.
Die Checkliste zum Abhaken
- Hinweis-Bildschirm vor der Aufnahme eingeschaltet, Text mit Ihrem Namen, Zweck und Laufzeit?
- Veröffentlichung und Kontakt als getrennte, freiwillige Häkchen?
- Vollständige Datenschutzinformation als Aushang oder Link am Gerät?
- AVV mit dem Software-Anbieter akzeptiert und abgelegt?
- Speicherort der Fotos bekannt und im Angebot genannt?
- Galerie-Laufzeit je Event festgelegt und dem Kunden mitgeteilt?
- „Löschen“ am Ergebnis-Bildschirm eingeschaltet, Löschanträge im Hub im Blick?
- Galerie mit geheimem Link oder PIN, Umfang „pro Session“, wo es passt?
- Gästedaten nur mit Marketing-Häkchen exportiert und weitergegeben?
- Rolle gegenüber dem Kunden (Verantwortlicher, gemeinsam, Auftragsverarbeiter) geklärt?
Hinweis-Bildschirm, Einwilligungsprotokoll, Löschen am Automaten, Löschanträge und der geschützte Galerie-Link gehören zu jedem Tarif, auch zum kostenlosen. Galerie-Laufzeiten über 2 Tage und der Gästedaten-Export im Hub sind Teil des bezahlten Tarifs; die Unterschiede stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Brauche ich für jedes Gästefoto eine Einwilligung?
Für die Fotobox ist die Einwilligung der übliche Weg, weil der Gast selbst entscheidet, ob er vor die Kamera tritt. Sie sollte vor der Aufnahme eingeholt und protokolliert werden. Ob daneben ein berechtigtes Interesse trägt, hängt vom Einzelfall ab und gehört in eine Beratung.
Wie lange darf ich Gästefotos in der Galerie aufbewahren?
So lange, wie der Zweck es verlangt, und diese Frist sollte vorher feststehen. In BoothDock legen Sie je Event eine Laufzeit fest: Standard 90 Tage, mit PIN 365, höchstens 730. Danach läuft die Galerie von selbst ab.
Darf ich die E-Mail-Adressen der Gäste an den Veranstalter weitergeben?
Nur, wenn der Gast ausdrücklich zugestimmt hat, mit Namen des Empfängers und Zweck. In BoothDock gibt es dafür ein freiwilliges Häkchen im Gästedaten-Formular, und der Export „Nur mit Marketing-Einwilligung“ enthält nur diese Gäste.
Dieser Beitrag beschreibt die Funktionen von BoothDock und ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Rechtsgrundlage, welche Rolle und welche Fristen für Ihr Geschäftsmodell gelten, klären Sie bitte mit einer datenschutzrechtlichen Beratung.