Fotoboks töötleb isikuandmeid, ja veel kõige tundlikumat liiki, mis peol üldse leidub: nägusid. Lisanduvad e-posti aadressid piltide saatmiseks ja vahel nimed külaliste vormist. Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) ei nõua selleks doktoritööd, kuid nõuab mõnda asja, mis peavad enne üritust paigas olema. See kontrollnimekiri käib need ükshaaval läbi ja ütleb iga punkti juures, mida BoothDock kaasa toob ja mis jääb sinu teha.
1. Õiguslik alus: nõusolek seadmel
Iga töötlemistoiming vajab õiguslikku alust (GDPR art 6). Fotoboksi puhul on see praktikas nõusolek: külaline otsustab, kas ta kaamera ette astub, ja kinnitab enne pildistamist, et foto salvestatakse. Oluline on kolm asja: nõusolek antakse enne pildistamist, see on vabatahtlik ja sa saad hiljem tõendada, kellele millist teksti näidati.
Eraldi seisavad eesmärgid, mis lähevad fotost endast kaugemale, näiteks avaldamine ettevõtte veebilehel või hilisem kontakteerumine. Igaüks neist vajab oma linnukest, millest külaline võib keelduda, ilma et ta oma fotost ilma jääks.
BoothDockis: Teate ekraan enne pildistamist lülitatakse sisse jaotises Süsteem, Kaitse, Andmekaitseteade. Salvestamine on seal kohustuslik linnuke; avaldamine ja kontakt on valikulised linnukesed oma tekstiga. Iga nõusolek kirjutatakse nõusolekute logisse koos ajatempli ja täpse näidatud sõnastusega, ja selle logi saad failina eksportida.
2. Teavitamiskohustus: teade enne fotot
Kes andmeid kogub, peab asjaosalisi teavitama (GDPR art 13): kes vastutab, milleks fotosid töödeldakse, kui kaua neid hoitakse, kes need saab ja millised õigused külalisel on. Peol ei loe keegi kolme lehekülge. Töötab lühike tekst seadmel pluss silt või link täieliku teabega.
BoothDockis: Teate ekraani teksti kirjutad sa ise, igas külaliste keeles. Kaasas on ainult neutraalne vaikelause; asenda see oma nime, eesmärgi, galerii säilitusaja ja viitega, kust täielik teave leitav on.
3. Andmetöötluse leping tarkvarapakkujaga
Niipea kui teenusepakkuja sinu eest fotosid salvestab või saadab, on ta volitatud töötleja, ja see nõuab lepingut (GDPR art 28). Ilma andmetöötluse lepinguta puudub alus, et pakkuja külaliste fotosid üldse puudutaks; ärikliendid küsivad seda enne, kui nad pakkumise vastu võtavad.
BoothDockis: Andmetöötluse leping asub aadressil boothdock.cloud/avv ja sellega nõustutakse Hubis registreerumisel. Kui tekst muutub, küsib Hub enne jätkamist uuesti. Sa ei pea midagi taotlema ega allkirju koguma.
4. Säilituskoht: serverid ELis
See, kus fotosid hoitakse, otsustab, kas pead selgitama edastamist kolmandasse riiki. Kui galerii ja salvestusruum on ELis, see küsimus kaob ja sinu pakkumine ärikliendile jääb ühe lõigu võrra lühemaks.
BoothDockis: Hub, galerii ja fotode salvestusruum töötavad ELi serverites. Boks ise töötab kohapeal ja laadib üles alles siis, kui ühendus on olemas.
5. Säilitusajad: eelnevalt paika pandud, mitte tagantjärele improviseeritud
Isikuandmeid tohib hoida ainult nii kaua, kui eesmärk nõuab. „Kustutame millalgi“ ei ole tähtaeg. Galerii, mis pärast kindlat aega iseenesest aegub, on kustutuskontseptsiooni lihtsaim vorm, ja see aeg kuulub sinu pakkumisse ja seadmel olevasse teatesse.
BoothDockis: Iga ürituse kohta määrad jaotises Galerii ja külalised säilitusaja: vaikimisi 90 päeva, PIN-kaitsega 365 päeva, kõige rohkem 730 päeva. Tasuta paketis jääb galerii veebi 2 päevaks. Pärast seda aegub see automaatselt, ilma et keegi peaks meeles pidama. Kui soovid üritust varem kaotada, kustuta see Hubis.
6. Külaliste kustutustaotlused: boksis ja galeriist
Külalistel on õigus lasta oma andmed kustutada (GDPR art 17). Fotoboksi puhul on selleks kaks hetke: kohe pärast pildistamist, kui foto ei meeldi, ja päevi hiljem, kui keegi avastab pildi galeriist. Mõlemad vajavad teed, mis ei käi läbi sinu postkasti.
BoothDockis: Tulemuse ekraanil on nupp „Kustuta“, mille lülitad sisse iga boksi kohta. See viskab pildi tõesti minema, ka Hubi galeriist, pärast kinnitust ja ainult veidi pärast pildistamist. Galeriis saab iga külaline taotleda oma fotode kustutamist. Taotlus ilmub ürituse juurde jaotisse Kustutustaotlused ja sa saad e-kirja kontrollilingiga. Kui sa 30 päeva jooksul ei otsusta, eemaldatakse foto automaatselt. Unustatud taotlus ei jää seega kunagi lahtiseks.
7. Galerii juurdepääsukaitse
Galerii, millele pääseb ligi äraarvatava aadressi või otsingumootori kaudu, on andmeleke, mida lihtsalt pole veel märgatud. Link peab olema pikk ja juhuslik.
BoothDockis: Galerii ei ole kunagi avalikult leitav. Iga ürituse kohta valid salajase lingi ja täiendava PIN-koodi vahel. Ulatusega „seansi kaupa“ näeb iga külaline ainult oma fotosid; prindil olev QR-kood viib täpselt sinna. Vale aadress näitab neutraalset lehte ilma vihjeta üritusele. Üksikasjad on vikis jaotises Juurdepääsu kaitsmine.
8. Külaliste andmete edastamine ainult nõusolekuga
Võõrustaja soovib sageli külaliste e-posti aadresse oma kutsete jaoks. Ta tohib need saada ainult siis, kui külaline on sõnaselgelt nõustunud: selle edastamisega, sellele saajale, sel eesmärgil. Aadress, mille külaline sisestab ainult oma foto saamiseks, ei ole turundusnõusolek.
BoothDockis: Aadressi aknast „Saada e-postiga“ kasutatakse ainult selle foto saatmiseks; Hub seda ei salvesta ja ka sina seda ei näe. Kui võõrustaja peab aadressid saama, kasuta külaliste andmete vormi oma vabatahtliku linnukesega, mille teksti kirjutad ise. See ei ole kunagi kohustuslik ega eelvalitud. Eksport „Ekspordi ainult turundusnõusolekuga“ loob CSV-faili, mis sisaldab üksnes külalisi, kes linnukese tegid. Ainult see nimekiri läheb kliendile. Juhend: Fotod ainult e-postiga.
9. Kes vastutab: sina, klient või mõlemad?
See on küsimus, mis jäetakse kõige sagedamini lahtiseks. Kui rendid boksi pruutpaarile, tegutsevad nad eraisikutena; vastutus töötlemise eest lasub siis tavaliselt sinul kui operaatoril, sest sina annad seadme, tarkvara ja galerii ning otsustad eesmärgi ja vahendite üle. Ärikliendi puhul, kes saab fotod oma eesmärkideks või külaliste nimekirja, võib see olla teisiti: kas olete mõlemad kaasvastutavad töötlejad või tegutsed sina ettevõtte volitatud töötlejana ja vajad andmetöötluse lepingut kliendiga, mitte ainult tarkvarapakkujaga.
Milline roll kehtib, sõltub sellest, kes mida otsustab, ja see kuulub õigusnõustamise alla. Sõltumata sellest: nimeta roll oma pakkumises ja lepi see kokku enne üritust, mitte pärast.
10. Print ja galerii: kaks väljundit, samad reeglid
Print lahkub ruumist koos külalisega. Galerii puhul kehtib kõik eelnev: säilitusaeg, juurdepääsukaitse, kustutustee. Kui külalised tohivad oma telefonifotosid üles laadida, lülita BoothDockis sisse modereerimine; üleslaaditud pildid ilmuvad siis alles pärast sinu heakskiitu.
Kontrollnimekiri linnukeste tegemiseks
- Teate ekraan enne pildistamist sisse lülitatud, tekst sinu nime, eesmärgi ja säilitusajaga?
- Avaldamine ja kontakt eraldi vabatahtlike linnukestena?
- Täielik andmekaitseteave sildi või lingina seadme juures?
- Andmetöötluse leping tarkvarapakkujaga vastu võetud ja alles hoitud?
- Fotode säilituskoht teada ja pakkumises nimetatud?
- Galerii säilitusaeg iga ürituse kohta määratud ja kliendile teatatud?
- „Kustuta“ tulemuse ekraanil sisse lülitatud, kustutustaotlused Hubis silma all?
- Galerii salajase lingi või PIN-koodiga, ulatus „seansi kaupa“ seal, kus see sobib?
- Külaliste andmed eksporditud ja edastatud ainult turunduslinnukesega?
- Roll kliendi suhtes (vastutav, kaasvastutav, volitatud töötleja) selgeks tehtud?
Teate ekraan, nõusolekute logi, kustutamine boksis, kustutustaotlused ja kaitstud galeriilink kuuluvad iga paketi juurde, ka tasuta paketi. Galerii säilitusaeg üle 2 päeva ja külaliste andmete eksport Hubis kuuluvad tasulisse paketti; erinevused on hindade lehel.
Korduma kippuvad küsimused
Kas iga külalise foto jaoks on vaja nõusolekut?
Fotoboksi puhul on nõusolek tavaline tee, sest külaline otsustab ise, kas ta kaamera ette astub. Nõusolek tuleb saada enne pildistamist ja logisse kirjutada. Kas selle kõrval võiks kehtida ka õigustatud huvi, sõltub konkreetsest juhtumist ja kuulub õigusnõustamise alla.
Kui kaua tohib külaliste fotosid galeriis hoida?
Nii kaua, kui eesmärk nõuab, ja see aeg tuleb eelnevalt paika panna. BoothDockis määrad säilitusaja iga ürituse kohta: vaikimisi 90 päeva, PIN-koodiga 365, kõige rohkem 730. Pärast seda aegub galerii iseenesest.
Kas tohin külaliste e-posti aadressid võõrustajale edasi anda?
Ainult siis, kui külaline on sellega sõnaselgelt nõustunud, saaja ja eesmärk nimetatud. BoothDockis on selleks külaliste andmete vormis vabatahtlik linnuke ja eksport „ainult turundusnõusolekuga“ sisaldab ainult neid külalisi.
See artikkel kirjeldab BoothDocki funktsioone ega ole õigusnõustamine. Milline õiguslik alus, milline roll ja millised tähtajad sinu ärimudelile kehtivad, tuleb selgeks teha andmekaitsenõustajaga.