Valokuvakoppi käsittelee henkilötietoja, ja vieläpä juhlien arkaluonteisinta lajia: kasvoja. Lisäksi tulevat sähköpostiosoitteet kuvien lähettämistä varten ja joskus nimet vierastietolomakkeesta. Tietosuoja-asetus (GDPR) ei vaadi tähän väitöskirjaa, mutta se vaatii muutaman asian, jotka on ratkaistava ennen tapahtumaa. Tämä tarkistuslista käy ne läpi yksi kerrallaan ja kertoo joka kohdassa, mitä BoothDock tuo mukanaan ja mikä jää teidän vastuullenne.
1. Oikeusperuste: suostumus laitteella
Jokainen käsittely tarvitsee oikeusperusteen (GDPR 6 artikla). Valokuvakopissa se on käytännössä suostumus: vieras päättää, astuuko kameran eteen, ja vahvistaa ennen kuvausta, että kuva tallennetaan. Kolme asiaa ratkaisee: suostumus annetaan ennen kuvausta, se on vapaaehtoinen, ja pystytte jälkikäteen osoittamaan, kenelle mikäkin teksti näytettiin.
Tästä erillisiä ovat tarkoitukset, jotka menevät itse kuvaa pidemmälle, kuten julkaisu yrityksen verkkosivuilla tai myöhempi yhteydenotto. Kumpikin tarvitsee oman rastinsa, jonka vieras voi jättää merkitsemättä menettämättä kuvaansa.
BoothDockissa: Ilmoitusnäyttö ennen kuvausta kytketään päälle kohdassa Järjestelmä, Suojaus, Tietosuojailmoitus. Tallennus on siellä pakollinen rasti; julkaisu ja yhteydenotto ovat valinnaisia rasteja omine teksteineen. Jokainen suostumus kirjataan suostumuslokiin aikaleiman ja näytetyn sanamuodon kera, ja lokin voitte viedä tiedostona.
2. Tiedonantovelvollisuus: ilmoitus ennen kuvaa
Sen, joka kerää tietoja, on informoitava asianosaisia (GDPR 13 artikla): kuka on vastuussa, mihin kuvia käsitellään, kuinka kauan niitä säilytetään, kuka ne saa ja mitä oikeuksia vieraalla on. Kukaan ei lue juhlissa kolmea sivua. Toimiva ratkaisu on lyhyt teksti laitteella sekä kyltti tai linkki, josta löytyvät täydet tiedot.
BoothDockissa: Ilmoitusnäytön tekstin kirjoitatte itse, jokaisella vieraskielellä. Valmiina on vain neutraali oletuslause; korvatkaa se omalla nimellänne, tarkoituksella, gallerian säilytysajalla ja tiedolla siitä, mistä täydet tiedot löytyvät.
3. Tietojenkäsittelysopimus ohjelmistotoimittajan kanssa
Heti kun palveluntarjoaja tallentaa tai lähettää kuvia puolestanne, se on henkilötietojen käsittelijä, ja se edellyttää sopimusta (GDPR 28 artikla). Ilman tietojenkäsittelysopimusta (DPA) toimittajalla ei ole lainkaan perustetta koskea vieraskuviin; yritysasiakkaat kysyvät sitä ennen kuin hyväksyvät tarjouksen.
BoothDockissa: Tietojenkäsittelysopimus on osoitteessa boothdock.cloud/avv, ja se hyväksytään rekisteröityessä Hubiin. Jos teksti muuttuu, Hub kysyy uudelleen ennen kuin jatkatte. Teidän ei tarvitse pyytää mitään eikä kerätä allekirjoituksia.
4. Tallennuspaikka: palvelimet EU:ssa
Se, missä kuvat säilytetään, ratkaisee, pitääkö teidän selittää siirto kolmanteen maahan. Jos galleria ja tallennustila ovat EU:ssa, kysymys katoaa, ja tarjouksenne yritysasiakkaalle lyhenee yhdellä kappaleella.
BoothDockissa: Hub, galleria ja kuvien tallennus toimivat EU:ssa sijaitsevilla palvelimilla. Koppi itse toimii paikallisesti ja lähettää kuvat vasta, kun yhteys on olemassa.
5. Säilytysajat: päätetään etukäteen, ei improvisoida jälkikäteen
Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin käyttötarkoitus vaatii. ”Poistamme joskus” ei ole säilytysaika. Galleria, joka vanhenee itsestään kiinteän ajan kuluttua, on poistokonseptin yksinkertaisin muoto, ja aika kuuluu tarjoukseenne ja laitteen ilmoitukseen.
BoothDockissa: Tapahtumakohtaisesti kohdassa Galleria ja vieraat asetatte säilytysajan: oletuksena 90 päivää, PIN-suojauksella 365 päivää, enintään 730 päivää. Free-tilauksessa galleria pysyy verkossa 2 päivää. Sen jälkeen se vanhenee automaattisesti ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa sitä. Jos haluatte tapahtuman pois aiemmin, poistakaa se Hubissa.
6. Vieraiden poistopyynnöt: kopilla ja galleriasta
Vierailla on oikeus saada tietonsa poistetuiksi (GDPR 17 artikla). Valokuvakopissa tähän on kaksi hetkeä: heti kuvauksen jälkeen, kun kuva ei miellytä, ja päiviä myöhemmin, kun joku löytää kuvan galleriasta. Kumpikin tarvitsee reitin, joka ei kulje teidän sähköpostilaatikkonne kautta.
BoothDockissa: Tulosnäytöllä on ”Poista”-painike, jonka otatte käyttöön koppikohtaisesti. Se heittää otoksen todella pois, myös Hubin galleriasta, vahvistuksen jälkeen ja vain pian kuvauksen jälkeen. Galleriassa jokainen vieras voi pyytää omien kuviensa poistoa. Pyyntö ilmestyy tapahtumaan kohtaan Poistopyynnöt, ja saatte sähköpostin, jossa on tarkistuslinkki. Jos ette päätä asiasta 30 päivän kuluessa, kuva poistetaan automaattisesti. Unohtunut pyyntö ei siis koskaan jää auki.
7. Gallerian pääsynsuojaus
Galleria, johon pääsee arvattavasta osoitteesta tai hakukoneen kautta, on tietoturvaloukkaus, jota ei vain ole vielä huomattu. Linkin on oltava pitkä ja satunnainen.
BoothDockissa: Galleria ei ole koskaan avoimesti löydettävissä. Tapahtumakohtaisesti valitsette salaisen linkin ja lisäksi annettavan PIN-koodin välillä. Laajuudella ”istuntokohtainen” jokainen vieras näkee vain omat kuvansa; tulosteen QR-koodi johtaa täsmälleen sinne. Väärä osoite näyttää neutraalin sivun ilman viitettä tapahtumaan. Yksityiskohdat ovat wikissä kohdassa Pääsyn suojaaminen.
8. Vierastietojen luovutus vain suostumuksella
Tilaaja haluaa usein vieraiden sähköpostiosoitteet omia kutsujaan varten. Hän saa ne vain, jos vieras on nimenomaisesti suostunut tähän luovutukseen, tälle vastaanottajalle, tähän tarkoitukseen. Osoite, jonka vieras antaa vain saadakseen kuvansa, ei ole markkinointilupa.
BoothDockissa: Osoitetta ikkunasta ”Lähetä sähköpostiin” käytetään vain kyseisen kuvan lähettämiseen; Hub ei tallenna sitä, ettekä tekään näe sitä. Jos tilaajan on tarkoitus saada osoitteita, käyttäkää vierastietolomaketta, jossa on oma vapaaehtoinen rasti ja jonka tekstin kirjoitatte itse. Se ei ole koskaan pakollinen eikä koskaan valmiiksi valittu. Vienti ”Vie vain markkinointiluvan antaneet” tuottaa CSV-tiedoston, jossa ovat ainoastaan rastin merkinneet vieraat. Vain tämä luettelo menee tilaajalle. Ohje: Kuvat vain sähköpostitse.
9. Kuka on vastuussa: te, tilaaja vai molemmat?
Tämä on kysymys, joka jää useimmin auki. Jos vuokraatte kopin hääparille, he toimivat yksityishenkilöinä; vastuu käsittelystä on silloin yleensä teillä toiminnanharjoittajana, koska te tarjoatte laitteen, ohjelmiston ja gallerian ja päätätte tarkoituksesta ja keinoista. Yritysasiakkaan kanssa, joka saa kuvat omiin tarkoituksiinsa tai vierasluettelon, tilanne voi olla toinen: joko olette yhteisrekisterinpitäjiä, tai toimitte yrityksen käsittelijänä ja tarvitsette tietojenkäsittelysopimuksen tilaajan kanssa, ette vain ohjelmistotoimittajan kanssa.
Mikä rooli pätee, riippuu siitä, kuka päättää mistäkin, ja se kuuluu oikeudelliseen neuvontaan. Joka tapauksessa: nimetkää rooli tarjouksessanne ja ratkaiskaa se ennen tapahtumaa, ei sen jälkeen.
10. Tuloste ja galleria: kaksi tuotosta, samat säännöt
Tuloste lähtee tilasta vieraan mukana. Galleriaan pätee kaikki edellä sanottu: säilytysaika, pääsynsuojaus, poistoreitti. Jos vieraat saavat ladata omia puhelinkuviaan, kytkekää BoothDockissa moderointi päälle; lataukset näkyvät silloin vasta hyväksyntänne jälkeen.
Tarkistuslista rastitettavaksi
- Ilmoitusnäyttö ennen kuvausta päällä, tekstissä nimenne, tarkoitus ja säilytysaika?
- Julkaisu ja yhteydenotto erillisinä, vapaaehtoisina rasteina?
- Täydet tietosuojatiedot kylttinä tai linkkinä laitteen luona?
- Tietojenkäsittelysopimus ohjelmistotoimittajan kanssa hyväksytty ja arkistoitu?
- Kuvien tallennuspaikka tiedossa ja nimetty tarjouksessa?
- Gallerian säilytysaika asetettu tapahtumakohtaisesti ja kerrottu tilaajalle?
- ”Poista” tulosnäytöllä käytössä, poistopyynnöt Hubissa seurannassa?
- Galleria salaisella linkillä tai PIN-koodilla, laajuus ”istuntokohtainen” siellä, missä se sopii?
- Vierastiedot viety ja luovutettu vain markkinointirastilla?
- Rooli tilaajaan nähden (rekisterinpitäjä, yhteinen, käsittelijä) selvitetty?
Ilmoitusnäyttö, suostumusloki, poisto kopilla, poistopyynnöt ja suojattu gallerialinkki kuuluvat jokaiseen tilaukseen, myös ilmaiseen. Gallerian säilytysaika yli 2 päivän ja vierastietojen vienti Hubissa kuuluvat maksulliseen tilaukseen; erot löytyvät hintasivulta.
Usein kysyttyä
Tarvitsenko suostumuksen jokaiseen vieraskuvaan?
Valokuvakopissa suostumus on tavallinen tie, koska vieras päättää itse, astuuko kameran eteen. Se pitää pyytää ennen kuvausta ja kirjata. Voisiko oikeutettu etu tulla sen rinnalle, riippuu yksittäistapauksesta ja kuuluu oikeudelliseen neuvontaan.
Kuinka kauan saan pitää vieraskuvia galleriassa?
Niin kauan kuin käyttötarkoitus vaatii, ja tämä aika pitää päättää etukäteen. BoothDockissa asetatte säilytysajan tapahtumakohtaisesti: oletuksena 90 päivää, PIN-koodilla 365, enintään 730. Sen jälkeen galleria vanhenee itsestään.
Saanko luovuttaa vieraiden sähköpostiosoitteet tilaajalle?
Vain, jos vieras on siihen nimenomaisesti suostunut, vastaanottaja ja tarkoitus nimettyinä. BoothDockissa tätä varten on vapaaehtoinen rasti vierastietolomakkeessa, ja vienti ”vain markkinointiluvan antaneet” sisältää ainoastaan nämä vieraat.
Kokeile BoothDockia ilmaiseksi →
Tämä artikkeli kuvaa BoothDockin toimintoja eikä ole oikeudellista neuvontaa. Mikä oikeusperuste, mikä rooli ja mitkä määräajat pätevät teidän liiketoimintamalliinne, on selvitettävä tietosuoja-asiantuntijan kanssa.