Een fotobox verwerkt persoonsgegevens, en wel de gevoeligste die er op een feest zijn: gezichten. Daar komen e-mailadressen voor de verzending bij en soms namen uit een gastformulier. De AVG vraagt daarvoor geen proefschrift, maar wel een paar dingen die vóór het event geregeld moeten zijn. Deze checklist loopt ze een voor een langs en zegt bij elk punt wat BoothDock meebrengt en wat bij u blijft.
1. Rechtsgrondslag: toestemming op het apparaat
Elke verwerking heeft een rechtsgrondslag nodig (art. 6 AVG). Bij een fotobox is dat in de praktijk toestemming: de gast beslist zelf of hij voor de camera gaat staan en bevestigt vóór de opname dat zijn foto wordt opgeslagen. Drie dingen zijn belangrijk: de toestemming komt vóór de opname, ze is vrijwillig, en u kunt later aantonen aan wie welke tekst is getoond.
Daarvan gescheiden zijn doelen die verder gaan dan de foto zelf, zoals publicatie op de bedrijfswebsite of een later contact. Elk daarvan heeft een eigen vinkje nodig dat de gast kan weigeren zonder zijn foto op te geven.
In BoothDock: Het meldingsscherm vóór de opname schakelt u in onder Systeem, Beveiliging, Privacymelding. De opslag is daar het verplichte vinkje; publicatie en contact zijn optionele vinkjes met een eigen tekst. Elke toestemming komt met tijdstempel en de exact getoonde bewoording in het toestemmingslogboek, dat u als bestand kunt exporteren.
2. Informatieplicht: de melding vóór de foto
Wie gegevens verzamelt, moet de betrokkenen informeren (art. 13 AVG): wie verantwoordelijk is, waarvoor de foto's worden verwerkt, hoe lang ze bewaard blijven, wie ze ontvangt en welke rechten de gast heeft. Op een feest leest niemand drie pagina's. Wat werkt, is een korte tekst op het apparaat plus een bordje of een link met de volledige informatie.
In BoothDock: De tekst op het meldingsscherm schrijft u zelf, in elke gasttaal. Er is alleen een neutrale standaardzin voorgegeven; vervang die door uw naam, het doel, de bewaartermijn van de galerij en de plek waar de volledige informatie te vinden is.
3. Verwerkersovereenkomst met de softwareleverancier
Zodra een dienstverlener foto's voor u opslaat of verzendt, is hij verwerker, en daarvoor is een overeenkomst nodig (art. 28 AVG). Zonder verwerkersovereenkomst ontbreekt de grondslag dat de leverancier de gastfoto's überhaupt mag aanraken; zakelijke klanten vragen ernaar voordat ze een offerte aannemen.
In BoothDock: De verwerkersovereenkomst staat op boothdock.cloud/avv en wordt bij de registratie in de Hub geaccepteerd. Verandert de tekst, dan vraagt de Hub opnieuw voordat u verdergaat. U hoeft niets aan te vragen of te laten ondertekenen.
4. Opslaglocatie: servers in de EU
Waar de foto's staan, bepaalt of u een doorgifte naar een derde land moet verklaren. Staan galerij en opslag in de EU, dan vervalt die vraag, en uw offerte aan een zakelijke klant wordt een alinea korter.
In BoothDock: Hub, galerij en foto-opslag draaien op servers in de EU. De box zelf werkt lokaal en uploadt pas zodra er een verbinding is.
5. Bewaartermijnen: vooraf vastleggen, niet achteraf improviseren
Persoonsgegevens mogen alleen zo lang bewaard blijven als het doel het vereist. “We verwijderen het ooit wel” is geen termijn. Een galerij die na een vaste tijd vanzelf verloopt, is de eenvoudigste vorm van een verwijderconcept, en de termijn hoort in uw offerte en in de melding op het apparaat.
In BoothDock: Per event stelt u onder Galerij en gasten de bewaartermijn in: 90 dagen als standaard, 365 dagen bij pincodebeveiliging, hoogstens 730 dagen. In het Free-abonnement blijft de galerij 2 dagen online. Daarna verloopt ze automatisch, zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Wilt u een event eerder kwijt, dan verwijdert u het in de Hub.
6. Verwijderverzoeken van gasten: bij de box en vanuit de galerij
Gasten hebben het recht hun gegevens te laten wissen (art. 17 AVG). Bij een fotobox zijn daar twee momenten voor: direct na de opname, als de foto tegenvalt, en dagen later, als iemand de foto in de galerij ontdekt. Beide hebben een weg nodig die niet via uw postvak loopt.
In BoothDock: Op het resultaatscherm staat de knop “Verwijderen”, die u per box inschakelt. Die gooit de opname echt weg, ook uit de galerij in de Hub, na een bevestiging en alleen kort na de opname. In de galerij kan elke gast het verwijderen van zijn foto's aanvragen. Het verzoek verschijnt in het event onder Verwijderverzoeken, en u ontvangt een e-mail met een controlelink. Beslist u niet binnen 30 dagen, dan wordt de foto automatisch verwijderd. Een vergeten verzoek blijft dus nooit openstaan.
7. Toegangsbeveiliging van de galerij
Een galerij die via een raadbaar adres of een zoekmachine bereikbaar is, is een datalek dat alleen nog niet is opgevallen. De link moet lang en willekeurig zijn.
In BoothDock: De galerij is nooit openlijk vindbaar. Per event kiest u tussen een geheime link en een extra pincode. Met het bereik “per sessie” ziet elke gast alleen zijn eigen foto's; de QR-code op de afdruk leidt precies daarheen. Een verkeerd adres toont een neutrale pagina zonder verwijzing naar het event. Details staan in de wiki onder Toegang beveiligen.
8. Gastgegevens alleen met toestemming doorgeven
De opdrachtgever wil de e-mailadressen van de gasten vaak voor eigen uitnodigingen. Dat mag alleen als de gast uitdrukkelijk heeft ingestemd, en wel met deze doorgifte aan deze ontvanger voor dit doel. Een adres dat de gast alleen invoert om zijn foto te krijgen, is geen marketingtoestemming.
In BoothDock: Het adres uit het venster “Per e-mail ontvangen” dient alleen voor de verzending van die foto; de Hub slaat het niet op, en ook u krijgt het niet te zien. Moet de opdrachtgever adressen ontvangen, gebruik dan het gastgegevensformulier met een eigen, vrijwillig vinkje waarvan u de tekst zelf schrijft. Het is nooit verplicht en nooit vooraf aangevinkt. De export “Alleen met marketingtoestemming exporteren” levert een CSV-bestand dat uitsluitend gasten met een gezet vinkje bevat. Alleen die lijst gaat naar de klant. De handleiding: Foto's alleen per e-mail.
9. Wie is verantwoordelijk: u, de klant of beiden?
Dit is de vraag die het vaakst open blijft. Verhuurt u de box aan een bruidspaar, dan handelt dat privé; de verantwoordelijkheid voor de verwerking ligt dan doorgaans bij u als exploitant, omdat u apparaat, software en galerij levert en over doel en middelen beslist. Bij een zakelijke klant die de foto's voor eigen doelen ontvangt of de gastenlijst krijgt, kan het anders liggen: ofwel u bent samen gezamenlijk verantwoordelijk, ofwel u werkt als verwerker voor het bedrijf en hebt u een verwerkersovereenkomst met de klant nodig, niet alleen met de softwareleverancier.
Welke rol van toepassing is, hangt ervan af wie wat beslist, en dat hoort thuis in een juridisch advies. Hoe dan ook: benoem de rol in uw offerte en regel ze vóór het event, niet erna.
10. Afdruk en galerij: twee uitvoeren, dezelfde regels
De afdruk verlaat de zaal met de gast. Voor de galerij geldt alles hierboven: bewaartermijn, toegangsbeveiliging, verwijderweg. Mogen gasten eigen telefoonfoto's uploaden, schakel dan in BoothDock de moderatie in; de uploads verschijnen dan pas na uw goedkeuring.
De checklist om af te vinken
- Meldingsscherm vóór de opname ingeschakeld, tekst met uw naam, doel en bewaartermijn?
- Publicatie en contact als gescheiden, vrijwillige vinkjes?
- Volledige privacy-informatie als bordje of link bij het apparaat?
- Verwerkersovereenkomst met de softwareleverancier geaccepteerd en bewaard?
- Opslaglocatie van de foto's bekend en in de offerte genoemd?
- Bewaartermijn van de galerij per event ingesteld en aan de klant meegedeeld?
- “Verwijderen” op het resultaatscherm ingeschakeld, verwijderverzoeken in de Hub in de gaten?
- Galerij met geheime link of pincode, bereik “per sessie” waar het past?
- Gastgegevens alleen met marketingvinkje geëxporteerd en doorgegeven?
- Rol tegenover de klant (verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijk, verwerker) geregeld?
Meldingsscherm, toestemmingslogboek, verwijderen bij de box, verwijderverzoeken en de beveiligde galerijlink horen bij elk abonnement, ook bij het gratis abonnement. Bewaartermijnen langer dan 2 dagen en de export van gastgegevens in de Hub horen bij het betaalde abonnement; de verschillen staan op de prijzenpagina.
Veelgestelde vragen
Heb ik voor elke gastfoto toestemming nodig?
Bij een fotobox is toestemming de gebruikelijke weg, omdat de gast zelf beslist of hij voor de camera gaat staan. Ze moet vóór de opname worden gevraagd en vastgelegd. Of daarnaast een gerechtvaardigd belang standhoudt, hangt van het geval af en hoort thuis in een juridisch advies.
Hoe lang mag ik gastfoto's in de galerij bewaren?
Zo lang als het doel het vereist, en die termijn moet vooraf vaststaan. In BoothDock stelt u per event een bewaartermijn in: standaard 90 dagen, met pincode 365, hoogstens 730. Daarna verloopt de galerij vanzelf.
Mag ik de e-mailadressen van gasten aan de opdrachtgever doorgeven?
Alleen als de gast daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd, met naam van de ontvanger en doel. In BoothDock is daarvoor een vrijwillig vinkje in het gastgegevensformulier, en de export “Alleen met marketingtoestemming” bevat alleen die gasten.
Dit artikel beschrijft de functies van BoothDock en is geen juridisch advies. Welke rechtsgrondslag, welke rol en welke termijnen voor uw bedrijfsmodel gelden, bespreekt u met een adviseur op het gebied van gegevensbescherming.