Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Daniel Rau
handelend onder de naam BoothDock
eenmanszaak (Einzelunternehmen) als nevenactiviteit
Duitse kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Duitsland

Contact voor privacyvragen: support@boothdock.eu
Telefoon: +49 2451 9017128

Er is momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunnen rechtstreeks aan het hierboven genoemde contactadres worden gericht.

2. Toepassingsgebied en rollen

Dit privacybeleid geldt voor de website op boothdock.eu, voor demo- en supportcontact, en voor de geplande BoothDock-productarchitectuur met BoothDock Studio, BoothDock Hub op https://boothdock.cloud en BoothDock Gallery.

Voor de website, demo-aanvragen, exploitant-accounts, licentiebeheer, support en facturatie is BoothDock verwerkingsverantwoordelijke. Voor event-, klant-, gasten- en mediagegevens die fotobox-exploitanten in de Hub, in Studio of in Gallery laten verwerken, treedt BoothDock doorgaans op als verwerker. Verantwoordelijk ten opzichte van gasten, eventklanten en andere betrokkenen is dan de betreffende fotobox-exploitant. Met exploitanten wordt hiervoor een verwerkersovereenkomst (DPA) conform art. 28 AVG voorzien.

Voor deze verwerking in opdracht zijn een verwerkersovereenkomst, een overzicht van ingezette subverwerkers en passende technische en organisatorische maatregelen voorzien vóór productief gebruik.

3. Uitgangspunten van de verwerking

BoothDock wordt opgebouwd volgens de uitgangspunten doelbinding, dataminimalisatie, toegangsbeperking, bewaartermijnbeperking en vertrouwelijkheid. Private galerijlinks, rolrechten, verwijdertermijnen en traceerbare upload-/syncstatus maken deel uit van de streefarchitectuur.

Foto's en video's kunnen persoonsgegevens bevatten en in individuele gevallen bijzondere categorieën persoonsgegevens laten herkennen. BoothDock analyseert dergelijke kenmerken niet geautomatiseerd, past geen gezichtsherkenning toe en maakt geen profilering van gasten op.

Wanneer exploitanten eventmedia verwerken waaruit bijzondere categorieën persoonsgegevens volgens art. 9 AVG kunnen blijken, moeten exploitanten zelf de passende rechtsgrondslag, informatie op het event en eigen vrijgave- en verwijderprocessen beoordelen. BoothDock stelt hiervoor het technische platform beschikbaar en analyseert dergelijke kenmerken niet.

4. Website en serverlogs

Bij het bezoeken van de website worden technisch noodzakelijke verbindingsgegevens verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: IP-adres, datum en tijdstip van het bezoek, opgevraagd bestand, HTTP-status, overgedragen datavolume, referrer, browser- en besturingssysteeminformatie.

Doel is de veilige werking, foutanalyse en bescherming tegen misbruik. Rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 sub f AVG. Het gerechtvaardigd belang is de stabiele en veilige werking van de website. De website wordt gehost bij IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Duitsland.

De marketingwebsite maakt geen gebruik van marketingcookies. Op de startpagina is een contactformulier ingebed; punt 6 beschrijft welke gegevens daarbij worden verwerkt.

Voor anonieme bezoekersstatistieken wordt de zelf gehoste, opensource webanalysedienst Umami gebruikt (draait op onze eigen infrastructuur op stats.boothdock.eu, geen gegevens worden gedeeld met derden). Dezelfde cookievrije bezoekersstatistieken draaien op dezelfde manier ook in de BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami werkt volledig zonder cookies: er worden geen cookies geplaatst, er vindt geen apparaatoverschrijdende herkenning plaats en er worden geen profielen van individuele bezoekers opgebouwd. Er worden geaggregeerde waarden verzameld, zoals bezochte pagina's, referrer, land/regio dat ruwweg wordt afgeleid uit het IP-adres, en gebruikt browser- en apparaattype. Het IP-adres wordt alleen tijdelijk verwerkt om de globale locatie af te leiden en wordt niet opgeslagen. Rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij het analyseren van websitegebruik ter verbetering van het aanbod). Omdat er geen trackingcookie wordt geplaatst en er geen apparaatoverschrijdende herkenning plaatsvindt, is volgens de heersende opvatting geen aparte toestemming op grond van § 25 TDDDG vereist.

Daarnaast gebruiken wij – uitsluitend met uw toestemming – Microsoft Clarity, een dienst van Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland, en van Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, VS. Clarity legt vast hoe deze website wordt gebruikt – muisbewegingen, scrollen, klikken, bekeken pagina's, browser- en apparaattype en het IP-adres – en maakt daaruit weergaven van afzonderlijke sessies en geaggregeerde analyses zoals heatmaps. Het enige doel is bedieningsproblemen op te sporen, bijvoorbeeld op welk punt in een formulier bezoekers afhaken. Volgens Microsoft worden invoer in formuliervelden standaard gemaskeerd. Clarity plaatst twee cookies (_clck, looptijd tot één jaar; _clsk, looptijd één dag) en draagt gegevens over aan Microsoft, ook naar de VS. Rechtsgrondslag is uw toestemming op grond van art. 6 lid 1 sub a AVG in samenhang met paragraaf 25 lid 1 TDDDG. Zonder toestemming wordt Clarity niet geladen en vindt er geen overdracht plaats. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst, via de link "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Microsoft.

5. Cookies en lokale opslag

Niet-noodzakelijke cookies worden op de marketingwebsite alleen geplaatst na uw uitdrukkelijke toestemming. Bij het eerste bezoek verschijnt daarvoor een melding met gelijkwaardige knoppen voor akkoord en weigeren; zonder akkoord wordt geen dienst geladen die zulke cookies plaatst. Dit betreft momenteel uitsluitend de onder punt 4 beschreven sessieopname met Microsoft Clarity (cookies _clck en _clsk). De anonieme bereikmeting met Umami plaatst nog steeds geen cookies en werkt los van deze keuze. Uw keuze wordt lokaal in uw browser opgeslagen en kan te allen tijde via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina worden gewijzigd.

Op de marketingwebsite wordt voor het contactformulier een technisch noodzakelijke sessiecookie gezet (bescherming tegen misbruik bij het verzenden, CSRF-bescherming); deze bevat geen berichtinhoud en dient niet voor herkenning. In de BoothDock Hub en in private galerijen kunnen technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare opslagtechnieken worden ingezet, bijvoorbeeld voor loginsessies, beveiligingsfuncties, CSRF-bescherming, taalinstellingen of het leveren van een uitdrukkelijk gewenste dienst. Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b of sub f AVG en, voor zover van toepassing, § 25 lid 2 TDDDG (Duitse telecommunicatiewet).

6. Demo-aanvragen, e-mail en support

Bij contact per e-mail, contactformulier of supportchat worden de verstrekte gegevens verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: naam, bedrijf, website, telefoonnummer, e-mailadres, aantal fotoboxen, typische events, technische vragen en berichtinhoud.

Doelen zijn afhandeling van de aanvraag, demo-voorbereiding, communicatie, offertes en precontractuele maatregelen. Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b AVG bij precontractuele of contractuele aanvragen en art. 6 lid 1 sub f AVG voor algemene communicatie en opvolging van gerechtvaardigde aanvragen.

Het contactformulier en de supportchat zijn beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik door Cloudflare Turnstile (botdetectie zonder klassieke captcha), een verborgen honeypot-veld, een minimale invultijd en een sessie-ratelimiet; zie punt 11 voor Cloudflare als ontvanger.

Contactaanvragen worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor de afhandeling, tenzij wettelijke bewaarplichten, contractdocumentatie of gerechtvaardigde belangen een langere bewaring vereisen.

Demo-aanvragen kunnen ook worden gestuurd naar mail@boothdock.eu.

7. Exploitant-accounts en BoothDock Hub

In de BoothDock Hub worden voor exploitanten en teamleden naar verwachting account-, contract- en gebruiksgegevens verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: naam, e-mailadres, bedrijf, rol/rechten, logingegevens, beveiligingsgebeurtenissen, licentiestatus, geboekte pakketten, instellingen, klant- en eventgegevens en technische loggegevens.

Doelen zijn het leveren van de Hub, authenticatie, rollen- en rechtenbeheer, eventvoorbereiding, synchronisatie, support, operationele beveiliging, licentiebeheer en facturatie. Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b AVG voor contractuitvoering, art. 6 lid 1 sub c AVG voor wettelijke verplichtingen en art. 6 lid 1 sub f AVG voor beveiliging, misbruikdetectie en productwerking.

8. BoothDock Studio op de event-pc

BoothDock Studio is bedoeld als desktop-app voor de event-pc. Daar kunnen lokaal foto's, video's, sessiegegevens, printgegevens, galerij-index, upload-wachtrijen, camera-/printerstatus, foutmeldingen en syncstatus worden verwerkt.

Voor zover Studio gegevens met de Hub synchroniseert, gebeurt dit ter uitvoering van de exploitantovereenkomst en, bij event- en mediagegevens, in opdracht van de betreffende exploitant. De exploitant blijft er zelf verantwoordelijk voor dat er voor foto's, eventgegevens en gastinformatie een passende rechtsgrondslag en transparante informatie richting betrokkenen bestaat.

9. BoothDock Gallery en private QR-galerijen

BoothDock Gallery biedt private galerijlinks voor klanten en gasten. Verwerkt kunnen worden: foto's, video's, voorbeeldbeelden, bestandsnamen, tijdstempels, eventnaam, galerijcode, download-/vrijgavestatus, technische toegangsgegevens, IP-adres, browserinformatie en eventueel vrijwillig verstrekte gegevens zoals naam of e-mailadres, wanneer een exploitant dergelijke functies activeert.

Galerijen zijn bedoeld als private links en niet als openbaar geïndexeerde verzamelpagina's. De rechtsgrondslag voor het beschikbaar stellen aan gasten wordt in beginsel bepaald door de betreffende exploitant. BoothDock verwerkt deze gegevens doorgaans als verwerker.

10. Facturatie, belastingen en boekhouding

Wanneer BoothDock tegen betaling wordt gebruikt, kunnen factuur-, betalings- en contractgegevens worden verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: naam, adres, bedrijf, e-mailadres, dienstomvang, factuurnummers, betaalstatus en fiscaal relevante gegevens.

Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b AVG voor contractuitvoering en art. 6 lid 1 sub c AVG voor wettelijke bewaar- en verantwoordingsplichten.

11. Ontvangers en dienstverleners

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld voor zover dit nodig is voor de werking, contractuitvoering, support, beveiliging, facturatie of wettelijke verplichtingen.

• IONOS SE voor hosting, domeinen, SSL, e-mail- of infrastructuurdiensten.
• IONOS SE (AI Model Hub, datacenter Berlijn) voor de optionele AI-ondersteunde supportchat - verwerkt alleen de tekst van een ingevoerd chatbericht om een automatisch antwoord te genereren.
• Cloudflare, Inc. voor de Turnstile-botbescherming bij het contactformulier en de supportchat - controleert het widget-antwoord, plaatst geen trackingcookies en bouwt geen gebruikersprofielen op.
• GitHub voor broncodebeheer en deploymentprocessen; productieve event- en mediagegevens worden daar niet opgeslagen.
• Eventueel later ingezette betalings-, support-, monitoring- of e-maildienstverleners, voor zover nodig voor de werking.
• Overheidsinstanties, belastingadvies of juridisch advies, voor zover wettelijk vereist of noodzakelijk voor rechtshandhaving.
• Microsoft Ireland Operations Limited en Microsoft Corporation voor de sessieopname met Microsoft Clarity – alleen als u toestemming heeft gegeven (zie punt 4).

De optionele AI-supportchat (op deze website en in de BoothDock Hub) stuurt de tekst van een ingevoerd chatbericht naar de IONOS AI Model Hub API (datacenter Berlijn, EU) om een automatisch antwoord te genereren. Er wordt uitsluitend chatinhoud verwerkt, geen event-, gast- of mediagegevens. Rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij een snelle beantwoording van vragen). De functie kan centraal op elk moment worden uitgeschakeld.

12. Doorgifte aan derde landen

BoothDock is ontworpen voor verwerking dicht bij de EU/Duitsland. Event- en mediagegevens zullen volgens de streefarchitectuur niet bewust worden overgedragen naar derde landen buiten de EU/EER.

Voor zover afzonderlijke dienstverleners gegevens buiten de EU/EER verwerken of toegang vanuit derde landen niet kan worden uitgesloten, gebeurt dit alleen op basis van passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, EU-modelcontractbepalingen of vergelijkbare privacyrechtelijke mechanismen.

Een bewuste doorgifte naar de VS vindt momenteel uitsluitend plaats bij de onder punt 4 beschreven sessieopname met Microsoft Clarity, en ook daar alleen als u toestemming heeft gegeven. Microsoft is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; aanvullend gelden de EU-modelcontractbepalingen. Zonder uw toestemming wordt de dienst niet geladen, zodat er ook geen doorgifte plaatsvindt.

13. Bewaartermijnen en verwijderconcept

Gegevens worden alleen zolang bewaard als nodig is voor het betreffende doel of zolang wettelijke verplichtingen bestaan.

• Website-serverlogs: alleen voor werking, beveiliging en foutanalyse; concrete termijnen zijn afhankelijk van de hostingopzet.
• Contact- en demo-aanvragen: tot afhandeling, daarna indien nodig voor vervolgvragen of verantwoordingsplichten.
• Exploitant-accounts en contractgegevens: voor de duur van de overeenkomst en daarna volgens wettelijke bewaartermijnen.
• Factuur- en boekhoudgegevens: conform wettelijke bewaarplichten.
• Event- en mediagegevens: volgens exploitantconfiguratie; doel is een duidelijke verval- en verwijdertermijn per event/galerij.
• Back-ups: tijdelijk en niet bedoeld als permanent archief voor verwijderde eventgegevens.

14. Beveiliging en technische maatregelen

BoothDock wordt beheerd met technische en organisatorische maatregelen die passen bij het betreffende risico. In de streefarchitectuur horen hier onder meer bij: TLS-versleuteling, rolgebaseerde toegang, private galerijlinks, gescheiden exploitantomgevingen, logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen, toegangsbeperking voor support, back-ups, verwijderprocessen en dataminimale logging.

Toegang tot event- of mediagegevens door BoothDock vindt alleen plaats voor zover dit nodig is voor werking, support, beveiliging of op instructie van de exploitant.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

BoothDock neemt geen geautomatiseerde besluiten in de zin van art. 22 AVG en maakt geen profilering op van gasten, klanten of exploitanten.

16. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben volgens de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Voor zover een verwerking berust op toestemming, kan deze toestemming met werking voor de toekomst worden ingetrokken.

Aanvragen kunnen worden gericht aan support@boothdock.eu. Bij event-, gasten- of mediagegevens van een exploitant kan het nodig zijn de aanvraag door te sturen naar de betreffende exploitant of hiermee af te stemmen, omdat deze verwerkingsverantwoordelijke is voor die verwerking.

17. Klachtrecht

Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor de vestigingsplaats van de verwerkingsverantwoordelijke is met name de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen bevoegd, de Duitse toezichthoudende autoriteit van de deelstaat Noordrijn-Westfalen: https://www.ldi.nrw.de/.

18. Wijzigingen van dit privacybeleid

Dit privacybeleid wordt aangepast wanneer functies, ingezette dienstverleners, domeinen, bewaartermijnen of rechtsgrondslagen wijzigen. De actuele versie is beschikbaar op https://boothdock.eu/nl/privacybeleid/.