Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Daniel Rau
handelend onder de naam BoothDock
eenmanszaak (Einzelunternehmen) als nevenactiviteit
Duitse kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Duitsland

Contact voor privacyvragen: daniel@photobox-heinsberg.de
Telefoon: +49 2451 9017128

Er is momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunnen rechtstreeks aan het hierboven genoemde contactadres worden gericht.

2. Toepassingsgebied en rollen

Dit privacybeleid geldt voor de website op boothdock.eu, voor demo- en supportcontact, en voor de geplande BoothDock-productarchitectuur met BoothDock Studio, BoothDock Hub op https://boothdock.cloud en BoothDock Gallery.

Voor de website, demo-aanvragen, exploitant-accounts, licentiebeheer, support en facturatie is BoothDock verwerkingsverantwoordelijke. Voor event-, klant-, gasten- en mediagegevens die fotobox-exploitanten in de Hub, in Studio of in Gallery laten verwerken, treedt BoothDock doorgaans op als verwerker. Verantwoordelijk ten opzichte van gasten, eventklanten en andere betrokkenen is dan de betreffende fotobox-exploitant. Met exploitanten wordt hiervoor een verwerkersovereenkomst (DPA) conform art. 28 AVG voorzien.

Voor deze verwerking in opdracht zijn een verwerkersovereenkomst, een overzicht van ingezette subverwerkers en passende technische en organisatorische maatregelen voorzien vóór productief gebruik.

3. Uitgangspunten van de verwerking

BoothDock wordt opgebouwd volgens de uitgangspunten doelbinding, dataminimalisatie, toegangsbeperking, bewaartermijnbeperking en vertrouwelijkheid. Private galerijlinks, rolrechten, verwijdertermijnen en traceerbare upload-/syncstatus maken deel uit van de streefarchitectuur.

Foto's en video's kunnen persoonsgegevens bevatten en in individuele gevallen bijzondere categorieën persoonsgegevens laten herkennen. BoothDock analyseert dergelijke kenmerken niet geautomatiseerd, past geen gezichtsherkenning toe en maakt geen profilering van gasten op.

Wanneer exploitanten eventmedia verwerken waaruit bijzondere categorieën persoonsgegevens volgens art. 9 AVG kunnen blijken, moeten exploitanten zelf de passende rechtsgrondslag, informatie op het event en eigen vrijgave- en verwijderprocessen beoordelen. BoothDock stelt hiervoor het technische platform beschikbaar en analyseert dergelijke kenmerken niet.

4. Website en serverlogs

Bij het bezoeken van de website worden technisch noodzakelijke verbindingsgegevens verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: IP-adres, datum en tijdstip van het bezoek, opgevraagd bestand, HTTP-status, overgedragen datavolume, referrer, browser- en besturingssysteeminformatie.

Doel is de veilige werking, foutanalyse en bescherming tegen misbruik. Rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 sub f AVG. Het gerechtvaardigd belang is de stabiele en veilige werking van de website. De website wordt gehost bij IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Duitsland.

De marketingwebsite maakt momenteel geen gebruik van externe trackingscripts, marketingcookies of een ingebed contactformulier.

5. Cookies en lokale opslag

Op de marketingwebsite worden momenteel geen niet-noodzakelijke cookies geplaatst. Mochten later analyse-, marketing- of cookies van derden worden ingezet, dan gebeurt dit alleen na voorafgaande toestemming, voor zover dit vereist is.

In de BoothDock Hub en in private galerijen kunnen technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare opslagtechnieken worden ingezet, bijvoorbeeld voor loginsessies, beveiligingsfuncties, CSRF-bescherming, taalinstellingen of het leveren van een uitdrukkelijk gewenste dienst. Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b of sub f AVG en, voor zover van toepassing, § 25 lid 2 TDDDG (Duitse telecommunicatiewet).

6. Demo-aanvragen, e-mail en support

Bij contact per e-mail of via een demo-aanvraag worden de verstrekte gegevens verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: naam, bedrijf, website, telefoonnummer, e-mailadres, aantal fotoboxen, typische events, technische vragen en berichtinhoud.

Doelen zijn afhandeling van de aanvraag, demo-voorbereiding, communicatie, offertes en precontractuele maatregelen. Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b AVG bij precontractuele of contractuele aanvragen en art. 6 lid 1 sub f AVG voor algemene communicatie en opvolging van gerechtvaardigde aanvragen.

Contactaanvragen worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor de afhandeling, tenzij wettelijke bewaarplichten, contractdocumentatie of gerechtvaardigde belangen een langere bewaring vereisen.

Demo-aanvragen kunnen ook worden gestuurd naar contact@deadlineworks.com.

7. Exploitant-accounts en BoothDock Hub

In de BoothDock Hub worden voor exploitanten en teamleden naar verwachting account-, contract- en gebruiksgegevens verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: naam, e-mailadres, bedrijf, rol/rechten, logingegevens, beveiligingsgebeurtenissen, licentiestatus, geboekte pakketten, instellingen, klant- en eventgegevens en technische loggegevens.

Doelen zijn het leveren van de Hub, authenticatie, rollen- en rechtenbeheer, eventvoorbereiding, synchronisatie, support, operationele beveiliging, licentiebeheer en facturatie. Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b AVG voor contractuitvoering, art. 6 lid 1 sub c AVG voor wettelijke verplichtingen en art. 6 lid 1 sub f AVG voor beveiliging, misbruikdetectie en productwerking.

8. BoothDock Studio op de event-pc

BoothDock Studio is bedoeld als desktop-app voor de event-pc. Daar kunnen lokaal foto's, video's, sessiegegevens, printgegevens, galerij-index, upload-wachtrijen, camera-/printerstatus, foutmeldingen en syncstatus worden verwerkt.

Voor zover Studio gegevens met de Hub synchroniseert, gebeurt dit ter uitvoering van de exploitantovereenkomst en, bij event- en mediagegevens, in opdracht van de betreffende exploitant. De exploitant blijft er zelf verantwoordelijk voor dat er voor foto's, eventgegevens en gastinformatie een passende rechtsgrondslag en transparante informatie richting betrokkenen bestaat.

9. BoothDock Gallery en private QR-galerijen

BoothDock Gallery biedt private galerijlinks voor klanten en gasten. Verwerkt kunnen worden: foto's, video's, voorbeeldbeelden, bestandsnamen, tijdstempels, eventnaam, galerijcode, download-/vrijgavestatus, technische toegangsgegevens, IP-adres, browserinformatie en eventueel vrijwillig verstrekte gegevens zoals naam of e-mailadres, wanneer een exploitant dergelijke functies activeert.

Galerijen zijn bedoeld als private links en niet als openbaar geïndexeerde verzamelpagina's. De rechtsgrondslag voor het beschikbaar stellen aan gasten wordt in beginsel bepaald door de betreffende exploitant. BoothDock verwerkt deze gegevens doorgaans als verwerker.

10. Facturatie, belastingen en boekhouding

Wanneer BoothDock tegen betaling wordt gebruikt, kunnen factuur-, betalings- en contractgegevens worden verwerkt. Dit kunnen onder meer zijn: naam, adres, bedrijf, e-mailadres, dienstomvang, factuurnummers, betaalstatus en fiscaal relevante gegevens.

Rechtsgrondslagen zijn art. 6 lid 1 sub b AVG voor contractuitvoering en art. 6 lid 1 sub c AVG voor wettelijke bewaar- en verantwoordingsplichten.

11. Ontvangers en dienstverleners

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld voor zover dit nodig is voor de werking, contractuitvoering, support, beveiliging, facturatie of wettelijke verplichtingen.

• IONOS SE voor hosting, domeinen, SSL, e-mail- of infrastructuurdiensten.
• GitHub voor broncodebeheer en deploymentprocessen; productieve event- en mediagegevens worden daar niet opgeslagen.
• Eventueel later ingezette betalings-, support-, monitoring- of e-maildienstverleners, voor zover nodig voor de werking.
• Overheidsinstanties, belastingadvies of juridisch advies, voor zover wettelijk vereist of noodzakelijk voor rechtshandhaving.

12. Doorgifte aan derde landen

BoothDock is ontworpen voor verwerking dicht bij de EU/Duitsland. Event- en mediagegevens zullen volgens de streefarchitectuur niet bewust worden overgedragen naar derde landen buiten de EU/EER.

Voor zover afzonderlijke dienstverleners gegevens buiten de EU/EER verwerken of toegang vanuit derde landen niet kan worden uitgesloten, gebeurt dit alleen op basis van passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit, EU-modelcontractbepalingen of vergelijkbare privacyrechtelijke mechanismen.

13. Bewaartermijnen en verwijderconcept

Gegevens worden alleen zolang bewaard als nodig is voor het betreffende doel of zolang wettelijke verplichtingen bestaan.

• Website-serverlogs: alleen voor werking, beveiliging en foutanalyse; concrete termijnen zijn afhankelijk van de hostingopzet.
• Contact- en demo-aanvragen: tot afhandeling, daarna indien nodig voor vervolgvragen of verantwoordingsplichten.
• Exploitant-accounts en contractgegevens: voor de duur van de overeenkomst en daarna volgens wettelijke bewaartermijnen.
• Factuur- en boekhoudgegevens: conform wettelijke bewaarplichten.
• Event- en mediagegevens: volgens exploitantconfiguratie; doel is een duidelijke verval- en verwijdertermijn per event/galerij.
• Back-ups: tijdelijk en niet bedoeld als permanent archief voor verwijderde eventgegevens.

14. Beveiliging en technische maatregelen

BoothDock wordt beheerd met technische en organisatorische maatregelen die passen bij het betreffende risico. In de streefarchitectuur horen hier onder meer bij: TLS-versleuteling, rolgebaseerde toegang, private galerijlinks, gescheiden exploitantomgevingen, logging van beveiligingsrelevante gebeurtenissen, toegangsbeperking voor support, back-ups, verwijderprocessen en dataminimale logging.

Toegang tot event- of mediagegevens door BoothDock vindt alleen plaats voor zover dit nodig is voor werking, support, beveiliging of op instructie van de exploitant.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

BoothDock neemt geen geautomatiseerde besluiten in de zin van art. 22 AVG en maakt geen profilering op van gasten, klanten of exploitanten.

16. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben volgens de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Voor zover een verwerking berust op toestemming, kan deze toestemming met werking voor de toekomst worden ingetrokken.

Aanvragen kunnen worden gericht aan daniel@photobox-heinsberg.de. Bij event-, gasten- of mediagegevens van een exploitant kan het nodig zijn de aanvraag door te sturen naar de betreffende exploitant of hiermee af te stemmen, omdat deze verwerkingsverantwoordelijke is voor die verwerking.

17. Klachtrecht

Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Voor de vestigingsplaats van de verwerkingsverantwoordelijke is met name de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen bevoegd, de Duitse toezichthoudende autoriteit van de deelstaat Noordrijn-Westfalen waar het bedrijf gevestigd is: https://www.ldi.nrw.de/.

18. Wijzigingen van dit privacybeleid

Dit privacybeleid wordt aangepast wanneer functies, ingezette dienstverleners, domeinen, bewaartermijnen of rechtsgrondslagen wijzigen. De actuele versie is beschikbaar op https://boothdock.eu/nl/privacybeleid/.