Privacy

1. Titolare del trattamento

Daniel Rau
operante con il nome BoothDock
Ditta individuale, attività secondaria (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Regime dei piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG (legge tedesca sull'IVA)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germania

Contatto per richieste in materia di privacy: support@boothdock.eu
Telefono: +49 2451 9017128

Al momento non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO). Le richieste in materia di privacy possono essere inviate direttamente all'indirizzo di contatto sopra indicato.

2. Ambito di applicazione e ruoli

Questa informativa si applica al sito boothdock.eu, alle richieste di demo e supporto, nonché alla futura architettura del prodotto BoothDock, che comprende BoothDock Studio, BoothDock Hub all'indirizzo https://boothdock.cloud e BoothDock Gallery.

Per il sito, le richieste di demo, gli account dei gestori, la gestione delle licenze, il supporto e la fatturazione, il titolare del trattamento è BoothDock. Per i dati di eventi, clienti, ospiti e contenuti multimediali che i gestori di fotobox fanno elaborare tramite l'Hub, Studio o Gallery, BoothDock agisce di norma come responsabile del trattamento. In questi casi il titolare del trattamento nei confronti di ospiti, clienti dell'evento e altri interessati è il rispettivo gestore della fotobox. Con i gestori è prevista la stipula di un accordo di trattamento dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Per questo trattamento per conto terzi sono previsti, prima dell'utilizzo in produzione, un accordo di trattamento dati (DPA), un elenco dei sub-responsabili impiegati e le relative misure tecniche e organizzative.

3. Principi del trattamento

BoothDock viene sviluppato secondo i principi di limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, limitazione degli accessi, limitazione della conservazione e riservatezza. Link privati alle gallerie, permessi basati sui ruoli, termini di cancellazione e stati di upload/sincronizzazione tracciabili fanno parte dell'architettura obiettivo.

Foto e video possono contenere dati personali e, in singoli casi, lasciar intuire categorie particolari di dati personali. BoothDock non analizza tali caratteristiche in modo automatizzato, non effettua riconoscimento facciale e non crea profili degli ospiti.

Se i gestori trattano contenuti multimediali dell'evento da cui possano emergere categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR, spetta ai gestori verificare la base giuridica adeguata, fornire informative durante l'evento e definire i propri processi di autorizzazione e cancellazione. BoothDock mette a disposizione la piattaforma tecnica e non analizza tali caratteristiche.

4. Sito web e log del server

Quando si visita il sito vengono trattati i dati di connessione tecnicamente necessari. Questi possono includere indirizzo IP, data e ora della richiesta, file richiesto, stato HTTP, quantità di dati trasmessi, referrer, informazioni su browser e sistema operativo.

Le finalità sono il funzionamento sicuro, l'analisi degli errori e la protezione da abusi. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. L'interesse legittimo è il funzionamento stabile e sicuro del sito. Il sito è ospitato presso IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germania.

Il sito marketing non utilizza cookie di marketing. Nella pagina iniziale è incorporato un modulo di contatto; il punto 6 descrive quali dati vengono trattati.

Per una misurazione anonima del traffico viene utilizzato il servizio di analisi web open source e autogestito Umami (in esecuzione sulla nostra infrastruttura all'indirizzo stats.boothdock.eu, senza condivisione di dati con terzi). La stessa misurazione del traffico senza cookie funziona allo stesso modo anche nel BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami funziona interamente senza cookie: non viene impostato alcun cookie, non viene effettuato alcun riconoscimento tra dispositivi diversi e non vengono creati profili dei singoli visitatori. Vengono raccolti valori aggregati come pagine visualizzate, referrer, paese/regione derivati approssimativamente dall'indirizzo IP, nonché tipo di browser e dispositivo utilizzato. L'indirizzo IP viene trattato solo in modo transitorio per derivare la posizione approssimativa e non viene memorizzato. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (interesse legittimo ad analizzare l'utilizzo del sito per migliorare l'offerta). Poiché non viene impostato alcun cookie di tracciamento e non viene effettuato alcun riconoscimento tra dispositivi, secondo l'opinione prevalente non è richiesto un consenso separato ai sensi del § 25 TDDDG.

Inoltre, e unicamente con il suo consenso, utilizziamo Microsoft Clarity, un servizio di Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublino 18, Irlanda, e di Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Clarity registra l'uso di questo sito – movimenti del mouse, scorrimento, clic, pagine visitate, tipo di browser e di dispositivo e l'indirizzo IP – e ne ricava riproduzioni di singole sessioni e analisi aggregate come le mappe di calore. L'unica finalità è individuare problemi d'uso, ad esempio in quale punto di un modulo i visitatori si fermano. Secondo Microsoft, i dati inseriti nei campi dei moduli vengono mascherati per impostazione predefinita. Clarity imposta due cookie (_clck, durata fino a un anno; _clsk, durata un giorno) e trasferisce dati a Microsoft, anche negli USA. La base giuridica è il suo consenso ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a, del GDPR in combinato disposto con il paragrafo 25, comma 1, TDDDG. Senza consenso Clarity non viene caricato e non ha luogo alcun trasferimento. Può revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro, tramite il collegamento «Impostazioni cookie» a fondo pagina. Ulteriori informazioni sono disponibili nell'informativa sulla privacy di Microsoft.

5. Cookie e memorizzazione locale

I cookie non necessari vengono impostati sul sito di marketing solo previo suo consenso esplicito. Alla prima visita compare un avviso con pulsanti di pari rilievo per accettare e per rifiutare; senza accettazione non viene caricato alcun servizio che imposti tali cookie. Attualmente ciò riguarda unicamente la registrazione delle sessioni con Microsoft Clarity descritta al punto 4 (cookie _clck e _clsk). La misurazione anonima con Umami continua a non impostare cookie e funziona indipendentemente da questa scelta. La sua decisione è conservata localmente nel browser e può essere modificata in qualsiasi momento tramite «Impostazioni cookie» a fondo pagina.

Sul sito marketing viene impostato un cookie di sessione tecnicamente necessario per il modulo di contatto (protezione dagli invii abusivi, protezione CSRF); non contiene il contenuto del messaggio e non serve al riconoscimento. Nell'Hub di BoothDock e nelle gallerie private possono essere utilizzati cookie tecnicamente necessari o tecnologie di memorizzazione analoghe, ad esempio per sessioni di accesso, funzioni di sicurezza, protezione CSRF, impostazioni della lingua o l'erogazione di un servizio espressamente richiesto. Le basi giuridiche sono l'art. 6, par. 1, lett. b) o f) GDPR e, ove applicabile, il § 25, par. 2 TDDDG (legge tedesca su telecomunicazioni e protezione dei dati digitali).

6. Richieste di contatto, e-mail e supporto

In caso di contatto via e-mail, modulo di contatto o chat di supporto vengono trattati i dati forniti. Questi possono includere nome, azienda, sito web, numero di telefono, indirizzo e-mail, numero di fotobox, tipologia di eventi, domande tecniche e contenuto dei messaggi.

Le finalità sono la gestione della richiesta, la preparazione della demo, la comunicazione, la formulazione di offerte e le misure precontrattuali. Le basi giuridiche sono l'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per richieste precontrattuali o contrattuali e l'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per la comunicazione generale e il seguito di richieste legittime.

Il modulo di contatto e la chat di supporto sono protetti contro l'abuso automatizzato tramite Cloudflare Turnstile (rilevamento bot senza il classico captcha), un campo honeypot nascosto, un tempo minimo di compilazione e un limite di frequenza per sessione; vedi il punto 11 per Cloudflare come destinatario.

Le richieste di contatto vengono cancellate non appena non sono più necessarie per la loro gestione, salvo obblighi legali di conservazione, documentazione contrattuale o interessi legittimi a una conservazione ulteriore.

Le richieste di demo possono essere inviate anche a mail@boothdock.eu.

7. Account dei gestori e BoothDock Hub

Nell'Hub di BoothDock verranno presumibilmente trattati dati di account, contratto e utilizzo per gestori e membri del team. Questi possono includere nome, indirizzo e-mail, azienda, ruolo/permessi, dati di accesso, eventi di sicurezza, stato della licenza, pacchetti sottoscritti, impostazioni, dati di clienti ed eventi, nonché dati tecnici di log.

Le finalità sono la fornitura dell'Hub, l'autenticazione, la gestione di ruoli e permessi, la preparazione degli eventi, la sincronizzazione, il supporto, la sicurezza operativa, la gestione delle licenze e la fatturazione. Le basi giuridiche sono l'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per l'esecuzione del contratto, l'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR per obblighi di legge e l'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR per sicurezza, prevenzione degli abusi e funzionamento del prodotto.

8. BoothDock Studio sul PC dell'evento

BoothDock Studio è concepito come app desktop per il PC dell'evento. Localmente possono essere trattati foto, video, dati di sessione, dati di stampa, indice della galleria, code di upload, stato di fotocamera/stampante, messaggi di errore e stato di sincronizzazione.

Nella misura in cui Studio sincronizza dati con l'Hub, ciò avviene per l'esecuzione del contratto con il gestore e, per i dati di eventi e contenuti multimediali, per conto del rispettivo gestore. Il gestore resta responsabile di garantire, per foto, dati dell'evento e informazioni sugli ospiti, una base giuridica adeguata e un'informativa trasparente nei confronti degli interessati.

9. BoothDock Gallery e gallerie QR private

BoothDock Gallery mette a disposizione link privati alla galleria per clienti e ospiti. Possono essere trattati foto, video, anteprime, nomi dei file, timestamp, nome dell'evento, codice della galleria, stato di download/condivisione, dati di accesso tecnici, indirizzo IP, informazioni sul browser ed eventualmente dati facoltativi come nome o indirizzo e-mail, qualora un gestore attivi tali funzioni.

Le gallerie sono concepite come link privati e non come pagine raccolte indicizzate pubblicamente. La base giuridica per la messa a disposizione nei confronti degli ospiti è stabilita in linea di principio dal rispettivo gestore. BoothDock tratta questi dati di norma come responsabile del trattamento.

10. Fatturazione, imposte e contabilità

Se BoothDock viene utilizzato a pagamento, possono essere trattati dati di fatturazione, pagamento e contratto. Questi possono includere nome, indirizzo, azienda, indirizzo e-mail, ambito della prestazione, numeri di fattura, stato del pagamento e informazioni rilevanti ai fini fiscali.

Le basi giuridiche sono l'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per l'esecuzione del contratto e l'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR per obblighi di conservazione e rendicontazione previsti dalla legge.

11. Destinatari e fornitori di servizi

I dati personali vengono comunicati a terzi solo nella misura necessaria per il funzionamento, l'esecuzione del contratto, il supporto, la sicurezza, la fatturazione o l'adempimento di obblighi di legge.

• IONOS SE per hosting, domini, SSL e servizi di posta elettronica o infrastruttura.
• IONOS SE (AI Model Hub, data center di Berlino) per la chat di supporto opzionale assistita da IA - elabora solo il testo di un messaggio di chat inserito per generare una risposta automatica.
• Cloudflare, Inc. per la protezione anti-bot Turnstile sul modulo di contatto e sulla chat di supporto - verifica la risposta del widget, non imposta cookie di tracciamento e non crea profili utente.
• GitHub per la gestione del codice sorgente e i processi di deployment; i dati di produzione relativi a eventi e contenuti multimediali non sono destinati a essere archiviati lì.
• Eventuali fornitori di servizi di pagamento, supporto, monitoraggio o e-mail impiegati in futuro, nella misura necessaria al funzionamento.
• Autorità, consulenti fiscali o legali, ove richiesto dalla legge o necessario per la tutela dei diritti.
• Microsoft Ireland Operations Limited e Microsoft Corporation per la registrazione delle sessioni con Microsoft Clarity, solo se lei ha prestato il consenso (vedi punto 4).

La chat di supporto IA opzionale (su questo sito e nell'Hub BoothDock) invia il testo di un messaggio di chat inserito all'API IONOS AI Model Hub (data center di Berlino, UE) per generare una risposta automatica. Viene elaborato solo il contenuto della chat, mai dati di eventi, ospiti o contenuti multimediali. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (interesse legittimo a rispondere rapidamente alle richieste). La funzione può essere disattivata centralmente in qualsiasi momento.

12. Trasferimenti verso paesi terzi

BoothDock è concepito per un trattamento vicino all'UE/Germania. Secondo l'architettura obiettivo, i dati di eventi e contenuti multimediali non devono essere trasferiti consapevolmente verso paesi terzi al di fuori dell'UE/SEE.

Qualora singoli fornitori di servizi trattino dati al di fuori dell'UE/SEE o non si possa escludere un accesso da paesi terzi, ciò avviene solo sulla base di garanzie adeguate, ad esempio una decisione di adeguatezza, le clausole contrattuali standard dell'UE o meccanismi equivalenti in materia di protezione dei dati.

Un trasferimento deliberato negli USA avviene attualmente solo per la registrazione delle sessioni con Microsoft Clarity descritta al punto 4, e anche lì solo se lei ha prestato il consenso. Microsoft è certificata nell'ambito dell'EU-US Data Privacy Framework; in aggiunta si applicano le clausole contrattuali tipo dell'UE. Senza il suo consenso il servizio non viene caricato, quindi non avviene alcun trasferimento.

13. Durata di conservazione e concetto di cancellazione

I dati vengono conservati solo per il tempo necessario alla rispettiva finalità o fino a quando sussistono obblighi di legge.

• Log del server del sito: solo per funzionamento, sicurezza e analisi degli errori; i termini concreti dipendono dalla configurazione dell'hosting.
• Richieste di contatto e demo: fino alla conclusione della gestione, successivamente secondo necessità per domande di follow-up o obblighi di prova.
• Account dei gestori e dati contrattuali: per la durata del contratto e successivamente secondo i termini di conservazione previsti dalla legge.
• Dati di fatturazione e contabilità: secondo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
• Dati di eventi e contenuti multimediali: in base alla configurazione del gestore; l'obiettivo è un termine chiaro di scadenza e cancellazione per ogni evento/galleria.
• Backup: limitati nel tempo e non concepiti come archivio permanente per dati di eventi cancellati.

14. Sicurezza e misure tecniche

BoothDock viene gestito con misure tecniche e organizzative adeguate al rispettivo rischio. Nell'architettura obiettivo rientrano in particolare la crittografia TLS, gli accessi basati sui ruoli, i link privati alle gallerie, aree separate per ogni gestore, la registrazione degli eventi rilevanti per la sicurezza, l'accesso limitato per il supporto, i backup, i processi di cancellazione e una registrazione dei log minimizzata.

L'accesso ai dati di eventi o contenuti multimediali da parte di BoothDock avviene solo nella misura necessaria per il funzionamento, il supporto, la sicurezza o su istruzione del gestore.

15. Decisioni automatizzate

BoothDock non adotta decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR e non crea profili di ospiti, clienti o gestori.

16. Diritti degli interessati

Gli interessati hanno, secondo quanto previsto dal GDPR, diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione. Qualora un trattamento si basi sul consenso, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.

Le richieste possono essere inviate a support@boothdock.eu. Per dati di eventi, ospiti o contenuti multimediali di un gestore, potrebbe essere necessario inoltrare la richiesta al rispettivo gestore o coordinarsi con esso, poiché è lui il titolare del trattamento per tali dati.

17. Diritto di reclamo

Gli interessati hanno il diritto di presentare reclamo presso un'autorità di controllo per la protezione dei dati. Per la sede del titolare del trattamento è competente in particolare la Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Autorità per la protezione dei dati del Land Renania Settentrionale-Vestfalia, Germania), raggiungibile all'indirizzo: https://www.ldi.nrw.de/.

18. Modifiche alla presente informativa

Questa informativa sulla privacy viene aggiornata quando cambiano funzioni, fornitori di servizi impiegati, domini, termini di conservazione o basi giuridiche. La versione attualmente in vigore è disponibile all'indirizzo https://boothdock.eu/it/privacy/.