Политика за поверителност

1. Администратор на данни

Daniel Rau
търгуващ като BoothDock
Еднолично предприятие, допълнителна дейност (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Режим за малки предприятия съгласно § 19 UStG (германски Закон за ДДС)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germany

Контакт за въпроси относно поверителността: support@boothdock.eu
Телефон: +49 2451 9017128

Понастоящем не е назначено длъжностно лице по защита на данните. Въпроси относно поверителността могат да се изпращат директно на посочения по-горе адрес за контакт.

2. Обхват и роли

Настоящото съобщение за поверителност се отнася за уебсайта на адрес boothdock.eu, за демо и поддръжка контакти, както и за планираната продуктова архитектура на BoothDock, включваща BoothDock Studio, BoothDock Hub на адрес https://boothdock.cloud и BoothDock Gallery.

За уебсайта, заявките за демо, акаунтите на оператори, управлението на лицензи, поддръжката и фактурирането BoothDock действа като администратор на данни. За данни за събития, клиенти, гости и медия, които операторите на фотобокс са обработили в Hub, Studio или Gallery, BoothDock обикновено действа като обработващ данните. Съответният оператор на фотобокс остава администратор на данни спрямо гостите, клиентите на събитието и другите субекти на данни. За тази цел с операторите се предвижда сключване на споразумение за обработка на данни (ДПА) съгласно чл. 28 от GDPR.

За тази връзка като обработващ данните се планират споразумение за обработка на данни, преглед на използваните подобработващи и технически и организационни мерки преди продуктивна употреба.

3. Принципи на обработката

BoothDock се изгражда около принципите на ограничаване на целта, минимизиране на данните, ограничаване на достъпа, ограничаване на съхранението и поверителност. Връзките към частни галерии, разрешенията на базата на роли, сроковете за изтриване и проследимият статус на качване/синхронизация са част от целевата архитектура.

Снимките и видеоклиповете могат да съдържат лични данни и в отделни случаи могат да разкриват специални категории лични данни. BoothDock не анализира автоматично такива характеристики, не извършва разпознаване на лица и не създава профилиране на гости.

Ако операторите обработват медийни материали от събития, от които могат да се направят изводи за специални категории лични данни съгласно чл. 9 от GDPR, операторите трябва да преценят подходящото правно основание, да предоставят информация на събитието и да установят собствени процеси за съгласие и изтриване. BoothDock предоставя техническата платформа за тази цел и не оценява такива характеристики.

4. Уебсайт и сървърни лог файлове

При достъп до уебсайта се обработват технически необходими данни за връзката. Те могат да включват IP адрес, дата и час на достъп, заявения файл, HTTP статус, обем на прехвърлените данни, референт (referrer) и информация за браузъра и операционната система.

Целта е сигурна работа, анализ на грешки и защита срещу злоупотреба. Правното основание е чл. 6, ал. 1, буква „е“ от GDPR. Легитимният интерес е стабилната и сигурна работа на уебсайта. Уебсайтът се хоства от IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Германия.

Маркетинговият уебсайт не използва маркетингови бисквитки. На началната страница е вградена контактна форма; раздел 6 описва какви данни се обработват при нея.

За анонимно измерване на трафика се използва самостоятелно хостваната услуга с отворен код за уеб анализ Umami (експлоатирана на собствена инфраструктура на stats.boothdock.eu, без споделяне на данни с трети страни). Същото измерване на трафика без бисквитки работи по същия начин и в BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami работи изцяло без бисквитки: не се задават бисквитки, не се извършва разпознаване между устройства и не се изграждат профили на отделни посетители. Събират се обобщени стойности, като разгледани страници, референт, държава/регион, приблизително извлечени от IP адреса, и вид на браузъра и устройството. IP адресът се обработва само временно за извличане на приблизителното местоположение и не се съхранява. Правното основание е чл. 6, ал. 1, буква „е“ от GDPR (легитимен интерес от анализ на използването на уебсайта с цел подобряване на предлагането). Тъй като не се задава бисквитка за проследяване и не се извършва разпознаване между устройства, съгласно преобладаващото становище не е необходимо отделно съгласие по § 25 от TDDDG.

5. Бисквитки и локално съхранение

Маркетинговият уебсайт понастоящем не задава никакви несъществени бисквитки - описаното по-горе измерване на трафика също не задава бисквитки. Ако впоследствие бъдат въведени маркетингови бисквитки или бисквитки на трети страни, това ще стане само след получаване на предварително съгласие, когато такова е необходимо.

На маркетинговия уебсайт се задава технически необходима сесийна бисквитка за контактната форма (защита срещу злоупотребяващо изпращане, CSRF защита); тя не съдържа съдържание на съобщения и не се използва за разпознаване. В BoothDock Hub и в частните галерии могат да се използват технически необходими бисквитки или сходни технологии за съхранение, например за сесии за вход, функции за сигурност, CSRF защита, езикови настройки или за предоставяне на услуга, изрично поискана от потребителя. Правните основания са чл. 6, ал. 1, букви „б“ или „е“ от GDPR и, когато е приложимо, § 25, ал. 2 от TDDDG.

6. Заявки за демо, имейл и поддръжка

При контакт по имейл, контактна форма или чат за поддръжка се обработва предоставената информация. Тя може да включва име, фирма, уебсайт, телефонен номер, имейл адрес, брой фотобоксове, типични събития, технически въпроси и съдържанието на съобщението.

Целите са обработка на запитването, подготовка на демо, комуникация, изготвяне на оферта и преддоговорни мерки. Правните основания са чл. 6, ал. 1, буква „б“ от GDPR за преддоговорни или договорни запитвания и чл. 6, ал. 1, буква „е“ от GDPR за обща комуникация и проследяване на легитимни запитвания.

Контактната форма и чатът за поддръжка са защитени срещу автоматизирана злоупотреба чрез Cloudflare Turnstile (откриване на ботове без класическа captcha), скрито honeypot поле, минимално време за попълване и лимит на честотата за сесия; вижте раздел 11 относно Cloudflare като получател.

Заявките за контакт се изтриват, щом вече не са необходими за обработка, освен ако законови задължения за съхранение, договорна документация или легитимни интереси не изискват по-дълго съхранение.

Заявки за демо могат да се изпращат и на mail@boothdock.eu.

7. Акаунти на оператори и BoothDock Hub

В BoothDock Hub вероятно се обработват данни за акаунт, договор и използване на оператори и членове на екипи. Те могат да включват име, имейл адрес, фирма, роля/права, данни за вход, събития свързани със сигурността, статус на лиценза, закупени пакети, настройки, данни за клиенти и събития, и технически лог данни.

Целите са предоставяне на Hub, автентикация, управление на роли и права, подготовка на събития, синхронизация, поддръжка, оперативна сигурност, управление на лицензи и фактуриране. Правните основания са чл. 6, ал. 1, буква „б“ от GDPR за изпълнение на договор, чл. 6, ал. 1, буква „в“ от GDPR за законови задължения и чл. 6, ал. 1, буква „е“ от GDPR за сигурност, откриване на злоупотреби и работа на продукта.

8. BoothDock Studio на компютъра на събитието

BoothDock Studio е проектиран като настолно приложение за компютъра на събитието. Там локално могат да се обработват снимки, видеоклипове, данни за сесия, данни за печат, индекс на галерията, опашки за качване, статус на камера/принтер, съобщения за грешки и статус на синхронизация.

Когато Studio синхронизира данни с Hub, това се извършва за изпълнение на договора с оператора и, по отношение на данни за събития и медия, от името на съответния оператор. Операторът остава отговорен за осигуряване на подходящо правно основание и прозрачна информация към субектите на данни относно снимки, данни за събитието и информация за гостите.

9. BoothDock Gallery и частни QR галерии

BoothDock Gallery предоставя частни връзки към галерии за клиенти и гости. Това може да включва обработка на снимки, видеоклипове, миниатюри, имена на файлове, времеви маркери, име на събитието, код на галерията, статус на изтегляне/освобождаване, технически данни за достъп, IP адрес, информация за браузъра и, когато операторът активира такива функции, доброволно предоставени по избор данни като име или имейл адрес.

Галериите са проектирани като частни връзки, а не като публично индексирани страници за колекции. Правното основание за предоставянето им на гостите обикновено се определя от съответния оператор. BoothDock обикновено обработва тези данни като обработващ данните.

10. Фактуриране, данъци и счетоводство

Когато BoothDock се използва срещу заплащане, могат да се обработват данни за фактуриране, плащане и договор. Те могат да включват име, адрес, фирма, имейл адрес, обхват на услугите, номера на фактури, статус на плащане и данъчно релевантна информация.

Правните основания са чл. 6, ал. 1, буква „б“ от GDPR за изпълнение на договор и чл. 6, ал. 1, буква „в“ от GDPR за законови задължения за съхранение и документиране.

11. Получатели и доставчици на услуги

Личните данни се споделят само когато е необходимо за работата, изпълнението на договора, поддръжката, сигурността, фактурирането или законови задължения.

• IONOS SE за хостинг, домейни, SSL, имейл и инфраструктурни услуги.
• IONOS SE (AI Model Hub, център за данни в Берлин) за опционалния асистиран от ИИ чат за поддръжка - обработва само текста на въведено съобщение в чата, за да генерира автоматичен отговор.
• Cloudflare, Inc. за защитата срещу ботове Turnstile в контактната форма и чата за поддръжка - проверява отговора на джаджата, не задава бисквитки за проследяване и не изгражда потребителски профили.
• GitHub за управление на изходния код и процесите на разгръщане; не се предвижда там да се съхраняват продуктивни данни за събития и медия.
• Опционални доставчици на услуги за плащания, поддръжка, наблюдение или имейл, въведени по-късно, когато е необходимо за работата.
• Органи, данъчни консултанти или юридически съветници, когато е законово изисквано или необходимо за упражняване на правни претенции.

Опционалният ИИ чат за поддръжка (на този уебсайт и в BoothDock Hub) изпраща текста на въведено съобщение в чата до API на IONOS AI Model Hub (център за данни в Берлин, ЕС), за да генерира автоматичен отговор. Обработва се само съдържанието на чата, никога данни за събития, гости или медия. Правното основание е чл. 6, ал. 1, буква „е“ от GDPR (легитимен интерес от бързо отговаряне на запитвания). Функцията може да бъде централно деактивирана по всяко време.

12. Прехвърляния към трети държави

BoothDock е проектиран за обработка, съсредоточена в ЕС/Германия. Съгласно целевата архитектура данни за събития и медия не се предвижда съзнателно да бъдат прехвърляни към трети държави извън ЕС/ЕИП.

Ако отделни доставчици на услуги обработват данни извън ЕС/ЕИП или не може да се изключи достъп от трети държави, това се извършва само въз основа на подходящи гаранции, например решение за адекватност, стандартни договорни клаузи на ЕС или сходни механизми за защита на данните.

13. Срокове на съхранение и концепция за изтриване

Данните се съхраняват само толкова дълго, колкото е необходимо за съответната цел или колкото изискват законови задължения.

• Сървърни лог файлове на уебсайта: само за работа, сигурност и анализ на грешки; конкретните срокове зависят от конфигурацията на хостинга.
• Заявки за контакт и демо: до окончателната обработка, а след това - при нужда за последващи въпроси или задължения за документиране.
• Акаунти на оператори и договорни данни: за срока на договора, а след това - съгласно законовите срокове за съхранение.
• Данни за фактуриране и счетоводство: съгласно законовите задължения за съхранение.
• Данни за събития и медия: съгласно конфигурацията на оператора; целта е ясен срок на изтичане и изтриване за всяко събитие/галерия.
• Резервни копия: с ограничен срок и не са предназначени да служат като постоянен архив за изтрити данни за събития.

14. Сигурност и технически мерки

BoothDock се експлоатира с технически и организационни мерки, съобразени със съответния риск. В целевата архитектура те включват по-специално TLS криптиране, достъп на базата на роли, връзки към частни галерии, разделени зони за оператори, регистриране на събития, свързани със сигурността, ограничения на достъпа за поддръжката, резервни копия, процеси на изтриване и минимизирано по отношение на данните регистриране.

Достъп до данни за събития или медия от страна на BoothDock се осъществява само когато е необходимо за работата, поддръжката, сигурността или по указание на оператора.

15. Автоматизирано вземане на решения

BoothDock не взема автоматизирани решения по смисъла на чл. 22 от GDPR и не създава профилиране на гости, клиенти или оператори.

16. Права на субектите на данни

Субектите на данни имат съгласно GDPR права на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработката, преносимост на данните и възражение. Когато обработката се основава на съгласие, това съгласие може да бъде оттеглено по всяко време с действие занапред.

Заявки могат да се изпращат на support@boothdock.eu. За данни за събития, гости или медия, принадлежащи на оператор, може да е необходимо заявката да бъде препратена на съответния оператор или съгласувана с него, тъй като за тази обработка операторът е администратор на данни.

17. Право на жалба

Субектите на данни имат право да подадат жалба до надзорен орган по защита на данните. За местонахождението на администратора компетентният орган е Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Държавен пълномощник по защита на данните и свобода на информацията на Северен Рейн-Вестфалия): https://www.ldi.nrw.de/.

18. Промени в настоящото съобщение за поверителност

Настоящото съобщение за поверителност се актуализира при всяка промяна на функциите, използваните доставчици на услуги, домейните, сроковете за съхранение или правните основания. Актуалната версия е достъпна на https://boothdock.eu/bg/privacy/.