Datenschutz

1. Verantwortlicher

Daniel Rau
handelnd unter BoothDock
Einzelunternehmen im Nebenerwerb
Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Deutschland

Kontakt für Datenschutzanfragen: support@boothdock.eu
Telefon: +49 2451 9017128

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können direkt an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Website unter boothdock.eu sowie für Anfragen per E-Mail, über das Kontaktformular und über den Support-Chat dieser Website.

Für den BoothDock Hub unter https://boothdock.cloud, die App BoothDock Studio, die Gast-Galerien, die BoothDock Academy und die Buchungsseiten der Betreiber gilt die vollständige Datenschutzerklärung unter boothdock.cloud/datenschutz. Sie wird dort mit Fassungskennung geführt, frühere Fassungen bleiben abrufbar, und sie steht in denselben Sprachen bereit wie diese Seite. Damit beide Texte nicht voneinander abweichen, wiederholen wir ihren Inhalt hier nicht.

Für Website, Anfragen, Betreiber-Konten, Lizenzverwaltung, Support und Abrechnung ist BoothDock Verantwortlicher. Für Event-, Kunden-, Gäste- und Mediendaten, die Fotobox-Betreiber im Hub, in Studio oder in den Galerien verarbeiten lassen, handelt BoothDock in der Regel als Auftragsverarbeiter. Verantwortlich gegenüber Gästen, Eventkunden und sonstigen betroffenen Personen ist dann der jeweilige Fotobox-Betreiber. Mit Betreibern wird hierfür ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen; er wird bei der Registrierung im BoothDock Hub akzeptiert und ist jederzeit unter boothdock.cloud/avv einsehbar.

Die Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind Bestandteil dieses Auftragsverarbeitungsvertrags.

3. Grundsätze der Verarbeitung

BoothDock folgt den Grundsätzen Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffsbeschränkung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit.

Fotos und Videos können personenbezogene Daten enthalten und im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten erkennen lassen. BoothDock analysiert solche Merkmale nicht automatisiert, führt keine Gesichtserkennung durch und erstellt kein Profiling von Gästen.

Wenn Betreiber Eventmedien verarbeiten, aus denen besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO hervorgehen können, müssen Betreiber die passende Rechtsgrundlage, Hinweise am Event und eigene Freigabe- und Löschprozesse prüfen. BoothDock stellt hierfür die technische Plattform bereit und wertet solche Merkmale nicht aus.

4. Website, Server-Logs und Reichweitenmessung

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte Datei, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen gehören.

Zweck ist der sichere Betrieb, die Fehleranalyse und der Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist der stabile und sichere Betrieb der Website. Die Website wird auf Servern der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, in Deutschland betrieben. Die Server-Logs werden täglich rotiert und spätestens nach 15 Tagen automatisch gelöscht.

Schriften und Grafiken dieser Website liefern wir von unseren eigenen Servern aus; Schriftanbieter oder andere externe Inhaltsdienste werden nicht eingebunden. Externe Dienste werden nur für den Bot-Schutz bei Kontaktformular und Support-Chat (Ziffer 6) und, ausschließlich mit Ihrer Einwilligung, für die unten beschriebene Sitzungsaufzeichnung und Nutzungsanalyse geladen. Ohne Ihre Einwilligung setzt die Website keine Analyse- oder Marketing-Cookies (siehe Ziffer 5).

Für eine anonyme Reichweitenmessung wird der selbst gehostete, quelloffene Webanalysedienst Umami eingesetzt (Betrieb auf eigener Infrastruktur unter stats.boothdock.eu, keine Datenweitergabe an Dritte). Umami arbeitet vollständig cookielos: Es werden keine Cookies gesetzt, keine geräteübergreifende Wiedererkennung vorgenommen und keine Profile über einzelne Besucher gebildet. Erfasst werden aggregierte Werte wie aufgerufene Seiten, Verweisquelle (Referrer), grob aus der IP-Adresse abgeleitetes Land/Region sowie verwendeter Browser- und Gerätetyp. Die IP-Adresse wird dabei nur flüchtig zur Ableitung der groben Standortinformation verarbeitet und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse der Websitenutzung zur Verbesserung des Angebots). Da kein Tracking-Cookie gesetzt und keine geräteübergreifende Wiedererkennung vorgenommen wird, ist nach überwiegender Auffassung keine gesonderte Einwilligung nach Paragraph 25 TDDDG erforderlich.

Herkunft aus Anzeigen: Kommen Sie über eine Anzeige bei Google auf diese Website, ergänzt die Seite die Links zum Hub um den Vermerk „quelle=gads“ und Links in den App Store um einen Kampagnenvermerk. Dafür wird weder ein Cookie noch der Speicher Ihres Browsers verwendet, und die Klick-Kennung der Anzeige wird nicht weitergegeben. Registrieren Sie sich danach im Hub, wird an Ihrem Konto vermerkt, dass es über eine Anzeige entstanden ist. Zweck ist, zu erkennen, ob sich Anzeigen lohnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Messung der Werbewirksamkeit). Weitere Angaben zur Anzeige wie Kampagne oder Klick-Kennung werden im Hub nicht gespeichert; der Vermerk bleibt wie die übrigen Kontodaten bis zur Löschung des Kontos gespeichert.

Zusätzlich setzen wir – ausschließlich mit Ihrer Einwilligung – Microsoft Clarity ein, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, sowie der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Clarity zeichnet die Benutzung dieser Website auf – Mausbewegungen, Scrollverhalten, Klicks, aufgerufene Seiten, Browser- und Gerätetyp sowie die IP-Adresse – und erstellt daraus Wiedergaben einzelner Sitzungen und aggregierte Auswertungen wie Heatmaps. Zweck ist ausschließlich, Bedienprobleme zu erkennen, etwa an welcher Stelle eines Formulars Besucher abbrechen. Nach Angaben von Microsoft werden Eingaben in Formularfelder dabei standardmäßig maskiert. Clarity setzt zwei Cookies (_clck, Laufzeit bis zu ein Jahr; _clsk, Laufzeit ein Tag) und überträgt Daten an Microsoft, auch in die USA. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Paragraph 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Einwilligung wird Clarity nicht geladen; es findet dann keine Übertragung statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Microsoft.

Ebenfalls ausschließlich mit Ihrer Einwilligung setzen wir HeyCatch ein, einen Dienst der HeyCatch, Inc., 1111B S Governors Ave STE 59736, Dover, DE 19904, USA. HeyCatch erfasst, wie diese Website genutzt wird – aufgerufene Seiten, Klicks, Herkunft (etwa Kampagnenlinks), Browser- und Gerätetyp sowie die IP-Adresse – und wertet aus, über welche Wege Besucher kommen und wo sie abspringen. Dazu speichert HeyCatch eine zufällige Kennung in einem Cookie und im lokalen Speicher Ihres Browsers (Laufzeit bis zu ein Jahr). Die Daten werden in den USA verarbeitet; HeyCatch setzt dafür weitere Dienstleister ein (Liste unter heycatch.ai/subprocessors). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Paragraph 25 Abs. 1 TDDDG; zur Übermittlung in die USA siehe Ziffer 9. Ohne Einwilligung wird HeyCatch nicht geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende widerrufen.

5. Cookies und lokale Speicherung

Nicht notwendige Cookies werden auf dieser Website nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt. Beim ersten Aufruf erscheint dazu ein Hinweis mit gleichwertigen Schaltflächen für Zustimmung und Ablehnung; ohne Zustimmung wird kein Dienst geladen, der solche Cookies setzt. Betroffen sind derzeit die unter Ziffer 4 beschriebene Sitzungsaufzeichnung mit Microsoft Clarity (Cookies _clck und _clsk) und die Nutzungsanalyse mit HeyCatch (ein Cookie und ein Eintrag im lokalen Speicher mit einer zufälligen Kennung). Die anonyme Reichweitenmessung mit Umami setzt keine Cookies und läuft unabhängig von dieser Entscheidung. Ihre Entscheidung wird lokal in Ihrem Browser gespeichert und gilt ein Jahr; danach fragen wir erneut. Sie lässt sich jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende ändern.

Für das Kontaktformular wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (Schutz vor missbräuchlichem Absenden, CSRF-Schutz); es enthält keine Inhalte der Nachricht und dient keiner Wiedererkennung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO und Paragraph 25 Abs. 2 TDDDG. Welche Cookies und Speichertechniken der Hub und die Gast-Galerien verwenden, steht in der vollständigen Datenschutzerklärung (Ziffer 7).

Support-Chat: Damit Sie ein begonnenes Gespräch im Support-Chat später fortsetzen können, auch nach dem Schließen des Browser-Tabs, speichert der Chat in der lokalen Speicherung Ihres Browsers (localStorage) eine zufällige Gesprächskennung und den Zeitpunkt der letzten Nutzung. Die Kennung enthält weder Nachrichteninhalte noch Angaben zu Ihrer Person. Sie wird erst angelegt, wenn Sie eine Nachricht senden, und nach 30 Tagen ohne Nutzung beim nächsten Aufruf gelöscht; ebenso lange bewahren wir ein Gespräch ohne Konto auf unserem Server auf. Erlaubt Ihr Browser keine lokale Speicherung, gilt die Kennung nur bis zum Schließen des Tabs. Die Speicherung ist für das von Ihnen gewünschte fortsetzbare Gespräch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

6. Kontakt, Demo-Anfragen und Support-Chat

Bei Kontakt per E-Mail, Kontaktformular oder Support-Chat werden die übermittelten Angaben verarbeitet. Dazu können Name, Unternehmen, Website, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anzahl der Fotoboxen, typische Events, technische Fragen und Nachrichteninhalte gehören.

Zwecke sind Bearbeitung der Anfrage, Demo-Vorbereitung, Kommunikation, Angebotserstellung und vorvertragliche Maßnahmen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Kommunikation und Nachverfolgung berechtigter Anfragen. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden uns per E-Mail über Microsoft 365 zugestellt (siehe Ziffer 8).

Das Kontaktformular und der Support-Chat sind durch Cloudflare Turnstile (Bot-Erkennung ohne klassisches Captcha), ein verstecktes Honeypot-Feld, eine Mindestausfüllzeit und ein Session-Rate-Limit gegen automatisierten Missbrauch abgesichert; siehe Ziffer 8 zu Cloudflare als Empfänger.

Der Support-Chat kann Nachrichten automatisch beantworten. Dazu wird der Text einer eingegebenen Chat-Nachricht an den IONOS AI Model Hub (IONOS SE, Rechenzentrum Berlin) gesendet. Es werden ausschließlich Chat-Inhalte verarbeitet, keine Event-, Gäste- oder Mediendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung von Anfragen). Die Funktion kann zentral deaktiviert werden.

Haben Sie ein BoothDock-Konto, können Sie ein hier begonnenes Gespräch in Ihr Konto übernehmen: Der Chat zeigt Ihnen auf Wunsch einen Code, den Sie im Hub eingeben. Der Code gilt 30 Minuten und nur einmal; wir speichern ihn nur als Hashwert. Danach gehört das Gespräch zu Ihrem Konto und es gilt die vollständige Datenschutzerklärung (Ziffer 7). Ohne diesen Schritt verknüpfen wir Gespräche auf dieser Website nicht mit einem Konto.

Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Vertragsdokumentation oder berechtigte Interessen an einer weiteren Aufbewahrung bestehen. Anfragen an support@boothdock.eu führen wir als Support-Ticket; erledigte Tickets werden samt Nachrichtenverlauf 12 Monate nach ihrem Abschluss automatisch gelöscht.

Demo-Anfragen können auch an mail@boothdock.eu gesendet werden.

7. BoothDock Hub, Studio, Galerien und weitere Dienste

Für alle Verarbeitungen außerhalb dieser Website gilt die vollständige Datenschutzerklärung unter boothdock.cloud/datenschutz. Sie beschreibt insbesondere:

• Registrierung und Kontoführung im Hub, E-Mails an Kunden und deren Auswertung;
• die Nutzung von Hub, BoothDock Studio und Gast-Galerien, etwa Gästeformular und Galerie-Statistik;
• Gast-Zahlungen an der Box: Gäste bezahlen auf ihrem eigenen Gerät auf einer Zahlungsseite von Stripe an den Betreiber der Fotobox – BoothDock speichert dazu im Auftrag des Betreibers nur Angaben wie Betrag, Status und Zeitpunkt, nicht Namen, E-Mail-Adresse oder Kartendaten;
• Fotoaufgaben und Live-Fotowand: Gäste laden Fotos über den Galerie-Link hoch, freiwillig mit Vornamen und kurzem Gruß, die auf einer Leinwand am Veranstaltungsort erscheinen können – gelöscht wird spätestens mit Ablauf der Galerie;
• KI-Stile: Schaltet der Betreiber sie ein und wählt ein Gast einen Stil, wird das Foto zur Verwandlung an den IONOS AI Model Hub (Rechenzentrum in Deutschland) übermittelt – das Ergebnis ist als KI-erzeugt gekennzeichnet;
• Bewegtes Foto: Ist es an der Box eingeschaltet, gehört zu jedem Foto ein kurzer Videoclip ohne Ton, der wie das Foto in der Galerie gespeichert und mit ihr gelöscht wird;
• Fernwartung, Live-Vorschau und Fernbedienung der Boxen;
• die BoothDock Academy;
• Buchungsseiten, Buchungs-Widget und Kundenportal der Betreiber, einschließlich Fahrtkosten-Schätzung;
• Kundenbereich „Meine Buchungen“ der Betreiber (Anmeldelink per E-Mail) sowie Treuestufen und Treuerabatt im Buchungsmodul;
• die Licht- und Gerätesteuerung aus der App, etwa über Matter oder Netzwerkgeräte: Geräte- und Kopplungsdaten speichert die App auf dem Gerät, die Schaltbefehle gehen direkt an die Geräte und nicht über Server von BoothDock;
• BoothDock One für Verbraucher: Kauf, Erklärung zum sofortigen Beginn und Widerruf, Zahlung über Stripe (außerhalb Deutschlands über Stripe/Link) und die Aufbewahrung der Buchungsdaten;
• die vollständige Liste der Auftragsverarbeiter, die Speicherdauern sowie Cookies und Reichweitenmessung im Hub.

Für diese Verarbeitungen ist allein die dortige Erklärung maßgeblich.

8. Empfänger und Dienstleister dieser Website

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für Betrieb, Vertragserfüllung, Support, Sicherheit, Abrechnung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Für diese Website sind das:

• IONOS SE (Deutschland) für Hosting, Domains, SSL und den Server der Reichweitenmessung.
• IONOS SE (AI Model Hub, Rechenzentrum Berlin) für die automatischen Antworten im Support-Chat – verarbeitet nur den Text einer eingegebenen Chat-Nachricht.
• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) für die Zustellung der Nachrichten aus dem Kontaktformular und den E-Mail-Verkehr.
• Cloudflare, Inc. (USA) für den Turnstile-Bot-Schutz bei Kontaktformular und Support-Chat – prüft die Widget-Antwort, setzt keine Tracking-Cookies und bildet keine Nutzerprofile.
• GitHub, Inc. (USA) für Quellcodeverwaltung und Deployment; Daten von Besuchern sowie Event- und Mediendaten werden dort nicht abgelegt.
• Microsoft Ireland Operations Limited und Microsoft Corporation für die Sitzungsaufzeichnung mit Microsoft Clarity – nur, wenn Sie eingewilligt haben (siehe Ziffer 4).
• HeyCatch, Inc. (USA) für die Nutzungsanalyse mit HeyCatch – nur, wenn Sie eingewilligt haben (siehe Ziffer 4).
• Behörden, Steuerberatung oder Rechtsberatung, soweit gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsdurchsetzung notwendig.

Die Empfänger und Auftragsverarbeiter für Hub, Studio und Galerien, etwa für Zahlungsabwicklung und Buchhaltung, sind in der vollständigen Datenschutzerklärung aufgeführt (Ziffer 7).

9. Drittlandübermittlungen

Diese Website wird auf Servern in Deutschland betrieben. Soweit einzelne Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten oder ein Zugriff aus Drittländern nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien, zum Beispiel eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln. Für Cloudflare (Turnstile) gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

Eine Übermittlung in die USA zu Analysezwecken findet nur bei den unter Ziffer 4 beschriebenen Diensten statt, und auch dort nur, wenn Sie eingewilligt haben. Microsoft (Clarity) ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. HeyCatch ist nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; es gelten die EU-Standardvertragsklauseln. In den USA besteht kein dem EU-Recht gleichwertiges Datenschutzniveau – insbesondere können US-Behörden auf die Daten zugreifen, ohne dass Ihnen dagegen wirksame Rechtsbehelfe zustehen. Die Übermittlung an HeyCatch stützt sich deshalb zusätzlich auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Einwilligung werden die Dienste nicht geladen, sodass auch keine Übermittlung stattfindet.

10. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Pflichten bestehen.

• Server-Logs der Website: täglich rotiert, spätestens nach 15 Tagen automatisch gelöscht.
• Reichweitenmessung mit Umami: nur zusammengefasste Werte ohne Personenbezug; IP-Adressen werden nicht gespeichert.
• Kontakt- und Demo-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach nur, soweit Anschlussfragen, Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten es erfordern.
• Support-Tickets per E-Mail: automatische Löschung 12 Monate nach Abschluss.
• Support-Chat ohne Konto: 30 Tage nach der letzten Nutzung.
• Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis: ein Jahr im Speicher Ihres Browsers; Cookies von Clarity und HeyCatch mit den unter Ziffer 4 genannten Laufzeiten.
• Konto-, Vertrags-, Rechnungs-, Event- und Mediendaten: nach der vollständigen Datenschutzerklärung (Ziffer 7).

11. Sicherheit und technische Maßnahmen

BoothDock wird mit technischen und organisatorischen Maßnahmen betrieben, die dem jeweiligen Risiko angemessen sind, insbesondere TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, private Galerie-Links, getrennte Betreiberbereiche, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Zugriffsbeschränkung für Support, Backups, Löschprozesse und datenminimierte Protokollierung. Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag, Anlage A.

Ein Zugriff auf Event- oder Mediendaten durch BoothDock erfolgt nur, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit oder nach Weisung des Betreibers erforderlich ist.

12. Automatisierte Entscheidungen

BoothDock trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und erstellt kein Profiling von Gästen, Kunden oder Betreibern.

13. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an support@boothdock.eu gerichtet werden. Bei Event-, Gäste- oder Mediendaten eines Betreibers kann es erforderlich sein, die Anfrage an den jeweiligen Betreiber weiterzuleiten oder mit diesem abzustimmen, weil dieser Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist.

14. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen erreichbar: https://www.ldi.nrw.de/.

15. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise werden angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister, Domains, Speicherfristen oder Rechtsgrundlagen der Website ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://boothdock.eu/datenschutz/ abrufbar.