Datenschutz

1. Verantwortlicher

Daniel Rau
handelnd unter BoothDock
Einzelunternehmen im Nebenerwerb
Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Deutschland

Kontakt für Datenschutzanfragen: support@boothdock.eu
Telefon: +49 2451 9017128

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können direkt an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Website unter boothdock.eu, für Demo- und Supportkontakte sowie für die geplante BoothDock Produktarchitektur mit BoothDock Studio, BoothDock Hub unter https://boothdock.cloud und BoothDock Gallery.

Für Website, Demo-Anfragen, Betreiber-Accounts, Lizenzverwaltung, Support und Abrechnung ist BoothDock Verantwortlicher. Für Event-, Kunden-, Gäste- und Mediendaten, die Fotobox-Betreiber im Hub, in Studio oder in Gallery verarbeiten lassen, handelt BoothDock in der Regel als Auftragsverarbeiter. Verantwortlich gegenüber Gästen, Eventkunden und sonstigen betroffenen Personen ist dann der jeweilige Fotobox-Betreiber. Mit Betreibern wird hierfür ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorgesehen.

Für diese Auftragsverarbeitung sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und technische und organisatorische Maßnahmen vor produktivem Einsatz vorgesehen.

3. Grundsätze der Verarbeitung

BoothDock wird nach den Grundsätzen Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffsbeschränkung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit aufgebaut. Private Galerie-Links, Rollenrechte, Löschfristen und nachvollziehbare Upload-/Sync-Status sind Teil der Zielarchitektur.

Fotos und Videos können personenbezogene Daten enthalten und im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten erkennen lassen. BoothDock analysiert solche Merkmale nicht automatisiert, führt keine Gesichtserkennung durch und erstellt kein Profiling von Gästen.

Wenn Betreiber Eventmedien verarbeiten, aus denen besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO hervorgehen können, müssen Betreiber die passende Rechtsgrundlage, Hinweise am Event und eigene Freigabe- und Löschprozesse prüfen. BoothDock stellt hierfür die technische Plattform bereit und wertet solche Merkmale nicht aus.

4. Website und Server-Logs

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, angeforderte Datei, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen gehören.

Zweck ist der sichere Betrieb, die Fehleranalyse und der Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist der stabile und sichere Betrieb der Website. Die Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben.

Die Marketing-Website setzt keine Marketing-Cookies ein. Auf der Startseite ist ein Kontaktformular eingebettet; welche Daten dabei verarbeitet werden, steht unter Ziffer 6.

Für eine anonyme Reichweitenmessung wird der selbst gehostete, quelloffene Webanalysedienst Umami eingesetzt (Betrieb auf eigener Infrastruktur unter stats.boothdock.eu, keine Datenweitergabe an Dritte). Dieselbe cookielose Reichweitenmessung läuft in gleicher Weise auch im BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami arbeitet vollständig cookielos: Es werden keine Cookies gesetzt, keine geräteübergreifende Wiedererkennung vorgenommen und keine Profile über einzelne Besucher gebildet. Erfasst werden aggregierte Werte wie aufgerufene Seiten, Verweisquelle (Referrer), grob aus der IP-Adresse abgeleitetes Land/Region sowie verwendeter Browser- und Gerätetyp. Die IP-Adresse wird dabei nur flüchtig zur Ableitung der groben Standortinformation verarbeitet und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Analyse der Websitenutzung zur Verbesserung des Angebots). Da kein Tracking-Cookie gesetzt und keine geräteübergreifende Wiedererkennung vorgenommen wird, ist nach überwiegender Auffassung keine gesonderte Einwilligung nach Paragraph 25 TDDDG erforderlich.

5. Cookies und lokale Speicherung

Auf der Marketing-Website werden derzeit keine nicht notwendigen Cookies gesetzt - auch die oben genannte Reichweitenmessung setzt keine Cookies. Falls später Marketing- oder Drittanbieter-Cookies eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung, soweit eine solche erforderlich ist.

Auf der Marketing-Website wird für das Kontaktformular ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (Schutz vor missbräuchlichem Absenden, CSRF-Schutz); es enthält keine Inhalte der Nachricht und dient keiner Wiedererkennung. Im BoothDock Hub und in privaten Galerien können ebenfalls technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken eingesetzt werden, zum Beispiel für Login-Sitzungen, Sicherheitsfunktionen, CSRF-Schutz, Spracheinstellungen oder die Bereitstellung eines ausdrücklich gewünschten Dienstes. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO und, soweit einschlägig, Paragraph 25 Abs. 2 TDDDG.

6. Demo-Anfragen, E-Mail und Support

Bei Kontakt per E-Mail, Kontaktformular oder Support-Chat werden die übermittelten Angaben verarbeitet. Dazu können Name, Unternehmen, Website, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anzahl der Fotoboxen, typische Events, technische Fragen und Nachrichteninhalte gehören.

Zwecke sind Bearbeitung der Anfrage, Demo-Vorbereitung, Kommunikation, Angebotserstellung und vorvertragliche Maßnahmen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anfragen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Kommunikation und Nachverfolgung berechtigter Anfragen.

Das Kontaktformular und der Support-Chat sind durch Cloudflare Turnstile (Bot-Erkennung ohne klassisches Captcha), ein verstecktes Honeypot-Feld, eine Mindestausfüllzeit und ein Session-Rate-Limit gegen automatisierten Missbrauch abgesichert; siehe Ziffer 11 zu Cloudflare als Empfänger.

Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Vertragsdokumentation oder berechtigte Interessen an einer weiteren Aufbewahrung bestehen.

Demo-Anfragen können auch an mail@boothdock.eu gesendet werden.

7. Betreiber-Accounts und BoothDock Hub

Im BoothDock Hub werden für Betreiber und Teammitglieder voraussichtlich Account-, Vertrags- und Nutzungsdaten verarbeitet. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle/Rechte, Login-Daten, Sicherheitsereignisse, Lizenzstatus, gebuchte Pakete, Einstellungen, Kunden- und Eventdaten sowie technische Protokolldaten gehören.

Zwecke sind Bereitstellung des Hub, Authentifizierung, Rollen- und Rechteverwaltung, Eventvorbereitung, Synchronisation, Support, Betriebssicherheit, Lizenzverwaltung und Abrechnung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Missbrauchserkennung und Produktbetrieb.

8. BoothDock Studio am Event-PC

BoothDock Studio ist als Desktop-App für den Event-PC vorgesehen. Dort können lokal Fotos, Videos, Sessiondaten, Druckdaten, Galerie-Index, Upload-Warteschlangen, Kamera-/Druckerstatus, Fehlermeldungen und Sync-Status verarbeitet werden.

Soweit Studio Daten mit dem Hub synchronisiert, erfolgt dies zur Durchführung des Betreibervertrags und, bei Event- und Mediendaten, im Auftrag des jeweiligen Betreibers. Der Betreiber bleibt dafür verantwortlich, dass für Fotos, Eventdaten und Gästeinformationen eine passende Rechtsgrundlage und transparente Information gegenüber den betroffenen Personen besteht.

9. BoothDock Gallery und private QR-Galerien

BoothDock Gallery stellt private Galerie-Links für Kunden und Gäste bereit. Verarbeitet werden können Fotos, Videos, Vorschaubilder, Dateinamen, Zeitstempel, Eventname, Galerie-Code, Download-/Freigabestatus, technische Zugriffsdaten, IP-Adresse, Browserinformationen und gegebenenfalls freiwillige Angaben wie Name oder E-Mail-Adresse, wenn ein Betreiber solche Funktionen aktiviert.

Galerien sind als private Links und nicht als öffentlich indexierte Sammelseiten vorgesehen. Die Rechtsgrundlage für die Bereitstellung gegenüber Gästen bestimmt grundsätzlich der jeweilige Betreiber. BoothDock verarbeitet diese Daten im Regelfall als Auftragsverarbeiter.

10. Abrechnung, Steuern und Buchhaltung

Wenn BoothDock kostenpflichtig genutzt wird, können Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsdaten verarbeitet werden. Dazu können Name, Anschrift, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Leistungsumfang, Rechnungsnummern, Zahlungsstatus und steuerlich relevante Angaben gehören.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

11. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für Betrieb, Vertragserfüllung, Support, Sicherheit, Abrechnung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

• IONOS SE für Hosting, Domains, SSL, E-Mail- oder Infrastrukturleistungen.
• IONOS SE (AI Model Hub, Rechenzentrum Berlin) für den optionalen KI-gestützten Support-Chat - verarbeitet nur den Text einer eingegebenen Chat-Nachricht, um eine automatische Antwort zu erzeugen.
• Cloudflare, Inc. für den Turnstile-Bot-Schutz bei Kontaktformular und Support-Chat - prüft die Widget-Antwort, setzt keine Tracking-Cookies und bildet keine Nutzerprofile.
• GitHub für Quellcodeverwaltung und Deployment-Prozesse; produktive Event- und Mediendaten sollen dort nicht abgelegt werden.
• Optional später eingesetzte Zahlungs-, Support-, Monitoring- oder E-Mail-Dienstleister, soweit für den Betrieb erforderlich.
• Behörden, Steuerberatung oder Rechtsberatung, soweit gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsdurchsetzung notwendig.

Der optionale KI-Support-Chat (auf dieser Website und im BoothDock Hub) sendet den Text einer eingegebenen Chat-Nachricht zur Erzeugung einer automatischen Antwort an die IONOS AI Model Hub API (Rechenzentrum Berlin, EU). Es werden ausschließlich Chat-Inhalte verarbeitet, keine Event-, Gäste- oder Mediendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Beantwortung von Anfragen). Die Funktion kann zentral deaktiviert werden.

12. Drittlandübermittlungen

BoothDock ist auf EU-/Deutschland-nahe Verarbeitung ausgelegt. Event- und Mediendaten sollen nach Zielarchitektur nicht bewusst in Drittländer außerhalb der EU/des EWR übertragen werden.

Soweit einzelne Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten oder Zugriff aus Drittländern nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien, zum Beispiel Angemessenheitsbeschluss, EU-Standardvertragsklauseln oder vergleichbare datenschutzrechtliche Mechanismen.

13. Speicherdauer und Löschkonzept

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Pflichten bestehen.

• Website-Serverlogs: nur für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse; konkrete Fristen richten sich nach dem Hosting-Setup.
• Kontakt- und Demo-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, danach nach Bedarf für Anschlussfragen oder Nachweispflichten.
• Betreiber-Accounts und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertrags und anschließend nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Event- und Mediendaten: nach Betreiberkonfiguration; Ziel ist eine klare Ablauf- und Löschfrist pro Event/Galerie.
• Backups: zeitlich begrenzt und nicht als dauerhaftes Archiv für gelöschte Eventdaten vorgesehen.

14. Sicherheit und technische Maßnahmen

BoothDock wird mit technischen und organisatorischen Maßnahmen betrieben, die dem jeweiligen Risiko angemessen sind. Dazu gehören in der Zielarchitektur insbesondere TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, private Galerie-Links, getrennte Betreiberbereiche, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Zugriffsbeschränkung für Support, Backups, Löschprozesse und datenminimierte Protokollierung.

Ein Zugriff auf Event- oder Mediendaten durch BoothDock erfolgt nur, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit oder nach Weisung des Betreibers erforderlich ist.

15. Automatisierte Entscheidungen

BoothDock trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und erstellt kein Profiling von Gästen, Kunden oder Betreibern.

16. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an support@boothdock.eu gerichtet werden. Bei Event-, Gäste- oder Mediendaten eines Betreibers kann es erforderlich sein, die Anfrage an den jeweiligen Betreiber weiterzuleiten oder mit diesem abzustimmen, weil dieser Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist.

17. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen erreichbar: https://www.ldi.nrw.de/.

18. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise werden angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister, Domains, Speicherfristen oder Rechtsgrundlagen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://boothdock.eu/datenschutz/ abrufbar.