Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Daniel Rau
operando bajo el nombre BoothDock
Negocio unipersonal, actividad secundaria (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Régimen de pequeños empresarios conforme al § 19 UStG (ley alemana del IVA)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Alemania

Contacto para consultas sobre protección de datos: support@boothdock.eu
Teléfono: +49 2451 9017128

Actualmente no se ha designado un delegado de protección de datos. Las consultas sobre protección de datos pueden dirigirse directamente a la dirección de contacto indicada arriba.

2. Ámbito de aplicación y roles

Esta política de privacidad se aplica al sitio web boothdock.eu, a los contactos de demostración y soporte, así como a la arquitectura de producto BoothDock prevista, compuesta por BoothDock Studio, BoothDock Hub en https://boothdock.cloud y BoothDock Gallery.

Para el sitio web, las solicitudes de demostración, las cuentas de operador, la gestión de licencias, el soporte y la facturación, BoothDock actúa como responsable del tratamiento. Para los datos de eventos, clientes, invitados y contenido multimedia que los operadores de fotomatón procesan a través del Hub, Studio o Gallery, BoothDock actúa por lo general como encargado del tratamiento. El responsable frente a los invitados, clientes del evento y demás personas afectadas es entonces el operador de fotomatón correspondiente. Para ello está previsto un contrato de encargo de tratamiento conforme al art. 28 RGPD con los operadores.

Para este encargo de tratamiento se prevén, antes de su uso productivo, un contrato de encargo de tratamiento, un resumen de los subencargados utilizados y las medidas técnicas y organizativas correspondientes.

3. Principios del tratamiento

BoothDock se desarrolla conforme a los principios de limitación de la finalidad, minimización de datos, restricción de acceso, limitación del plazo de conservación y confidencialidad. Los enlaces de galería privados, los permisos por rol, los plazos de borrado y un estado de subida/sincronización trazable forman parte de la arquitectura objetivo.

Las fotos y los vídeos pueden contener datos personales y, en casos concretos, permitir inferir categorías especiales de datos personales. BoothDock no analiza dichas características de forma automatizada, no realiza reconocimiento facial y no elabora perfiles de los invitados.

Cuando los operadores procesan contenido multimedia del evento del que puedan derivarse categorías especiales de datos personales conforme al art. 9 RGPD, los operadores deben comprobar la base jurídica adecuada, la información en el evento y sus propios procesos de autorización y borrado. BoothDock proporciona para ello la plataforma técnica y no evalúa dichas características.

4. Sitio web y registros del servidor

Al acceder al sitio web se procesan datos de conexión técnicamente necesarios. Estos pueden incluir la dirección IP, la fecha y hora del acceso, el archivo solicitado, el estado HTTP, el volumen de datos transferido, el referente, así como información sobre el navegador y el sistema operativo.

La finalidad es el funcionamiento seguro, el análisis de errores y la protección frente a usos indebidos. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f, del RGPD. El interés legítimo es el funcionamiento estable y seguro del sitio web. El sitio web se aloja en IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Alemania.

El sitio web de marketing no utiliza cookies de marketing. En la página de inicio hay un formulario de contacto integrado; el punto 6 describe qué datos se tratan al usarlo.

Para una medición anónima del tráfico se utiliza el servicio de análisis web de código abierto y autoalojado Umami (operado en infraestructura propia en stats.boothdock.eu, sin transmisión de datos a terceros). La misma medición de tráfico sin cookies funciona de igual manera en el BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami funciona por completo sin cookies: no se establece ninguna cookie, no se realiza reconocimiento entre dispositivos y no se elaboran perfiles de visitantes individuales. Se recopilan valores agregados como páginas visitadas, referente, país/región derivados de forma aproximada de la dirección IP, así como el tipo de navegador y de dispositivo utilizado. La dirección IP se procesa únicamente de forma transitoria para derivar la ubicación aproximada y no se almacena. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f, del RGPD (interés legítimo en analizar el uso del sitio web para mejorar la oferta). Dado que no se establece ninguna cookie de seguimiento ni se realiza reconocimiento entre dispositivos, según la opinión predominante no se requiere un consentimiento independiente conforme al § 25 de la TDDDG (ley alemana).

Además, y únicamente con su consentimiento, utilizamos Microsoft Clarity, un servicio de Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublín 18, Irlanda, y de Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, EE. UU. Clarity registra el uso de este sitio web – movimientos del ratón, desplazamiento, clics, páginas visitadas, tipo de navegador y de dispositivo y la dirección IP – y genera reproducciones de sesiones concretas y análisis agregados como mapas de calor. La única finalidad es detectar problemas de uso, por ejemplo en qué punto de un formulario abandonan los visitantes. Según Microsoft, las entradas en campos de formulario se enmascaran de forma predeterminada. Clarity instala dos cookies (_clck, duración hasta un año; _clsk, duración un día) y transfiere datos a Microsoft, también a EE. UU. La base jurídica es su consentimiento conforme al art. 6, apdo. 1, letra a, del RGPD en relación con el apartado 25, apdo. 1, TDDDG. Sin consentimiento Clarity no se carga y no se produce transferencia alguna. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro, mediante el enlace «Ajustes de cookies» al pie de la página. Encontrará más información en la declaración de privacidad de Microsoft.

5. Cookies y almacenamiento local

Las cookies no necesarias solo se instalan en el sitio web de marketing tras su consentimiento expreso. En la primera visita aparece un aviso con botones de igual peso para aceptar y para rechazar; sin aceptación no se carga ningún servicio que instale tales cookies. Actualmente esto afecta únicamente a la grabación de sesiones con Microsoft Clarity descrita en el punto 4 (cookies _clck y _clsk). La medición anónima de audiencia con Umami sigue sin instalar cookies y funciona con independencia de esta decisión. Su decisión se guarda localmente en su navegador y puede modificarse en cualquier momento mediante «Ajustes de cookies» al pie de la página.

En el sitio web de marketing se establece una cookie de sesión técnicamente necesaria para el formulario de contacto (protección frente a envíos abusivos, protección CSRF); no contiene el contenido del mensaje ni sirve para el reconocimiento. En el BoothDock Hub y en las galerías privadas pueden emplearse cookies técnicamente necesarias u otras técnicas de almacenamiento comparables, por ejemplo, para sesiones de inicio de sesión, funciones de seguridad, protección CSRF, preferencias de idioma o la prestación de un servicio expresamente solicitado. Las bases jurídicas son el art. 6, apartado 1, letra b o letra f, del RGPD y, en su caso, el § 25, apartado 2, de la TDDDG.

6. Solicitudes de demostración, correo electrónico y soporte

Al contactar por correo electrónico, mediante el formulario de contacto o el chat de soporte, se procesan los datos facilitados. Estos pueden incluir nombre, empresa, sitio web, número de teléfono, dirección de correo electrónico, número de fotomatones, tipo de eventos habituales, preguntas técnicas y el contenido del mensaje.

Las finalidades son la gestión de la solicitud, la preparación de la demostración, la comunicación, la elaboración de presupuestos y las medidas precontractuales. Las bases jurídicas son el art. 6, apartado 1, letra b, del RGPD para solicitudes precontractuales o contractuales y el art. 6, apartado 1, letra f, del RGPD para la comunicación general y el seguimiento de solicitudes legítimas.

El formulario de contacto y el chat de soporte están protegidos frente al uso indebido automatizado mediante Cloudflare Turnstile (detección de bots sin captcha clásico), un campo honeypot oculto, un tiempo mínimo de cumplimentación y un límite de solicitudes por sesión; véase el punto 11 sobre Cloudflare como destinatario.

Las solicitudes de contacto se eliminan en cuanto ya no son necesarias para su gestión, salvo que existan obligaciones legales de conservación, documentación contractual o intereses legítimos que justifiquen una conservación adicional.

Las solicitudes de demostración también pueden enviarse a mail@boothdock.eu.

7. Cuentas de operador y BoothDock Hub

En el BoothDock Hub se prevé procesar datos de cuenta, contrato y uso de los operadores y de los miembros del equipo. Estos pueden incluir nombre, dirección de correo electrónico, empresa, rol/permisos, datos de inicio de sesión, eventos de seguridad, estado de la licencia, paquetes contratados, configuraciones, datos de clientes y eventos, así como datos de registro técnico.

Las finalidades son la prestación del Hub, la autenticación, la gestión de roles y permisos, la preparación de eventos, la sincronización, el soporte, la seguridad operativa, la gestión de licencias y la facturación. Las bases jurídicas son el art. 6, apartado 1, letra b, del RGPD para la ejecución del contrato, el art. 6, apartado 1, letra c, del RGPD para obligaciones legales y el art. 6, apartado 1, letra f, del RGPD para seguridad, detección de usos indebidos y funcionamiento del producto.

8. BoothDock Studio en el ordenador del evento

BoothDock Studio está previsto como una aplicación de escritorio para el ordenador del evento. Allí pueden procesarse localmente fotos, vídeos, datos de sesión, datos de impresión, el índice de la galería, colas de subida, el estado de la cámara/impresora, mensajes de error y el estado de sincronización.

En la medida en que Studio sincroniza datos con el Hub, esto se realiza para la ejecución del contrato con el operador y, en el caso de los datos de eventos y contenido multimedia, por encargo del operador correspondiente. El operador sigue siendo responsable de que exista una base jurídica adecuada y una información transparente frente a las personas afectadas en relación con las fotos, los datos del evento y la información de los invitados.

9. BoothDock Gallery y galerías privadas con código QR

BoothDock Gallery proporciona enlaces de galería privados para clientes e invitados. Pueden procesarse fotos, vídeos, miniaturas, nombres de archivo, marcas de tiempo, nombre del evento, código de la galería, estado de descarga/autorización, datos técnicos de acceso, dirección IP, información del navegador y, en su caso, datos facilitados voluntariamente como el nombre o el correo electrónico, cuando un operador activa dichas funciones.

Las galerías están previstas como enlaces privados y no como páginas de recopilación indexadas públicamente. La base jurídica para su puesta a disposición de los invitados la determina, en principio, el operador correspondiente. BoothDock procesa habitualmente estos datos como encargado del tratamiento.

10. Facturación, impuestos y contabilidad

Cuando BoothDock se utiliza de forma remunerada, pueden procesarse datos de facturación, pago y contrato. Estos pueden incluir nombre, dirección, empresa, dirección de correo electrónico, alcance del servicio, números de factura, estado de pago y datos relevantes a efectos fiscales.

Las bases jurídicas son el art. 6, apartado 1, letra b, del RGPD para la ejecución del contrato y el art. 6, apartado 1, letra c, del RGPD para las obligaciones legales de conservación y justificación.

11. Destinatarios y proveedores de servicios

Los datos personales solo se transmiten en la medida necesaria para el funcionamiento, la ejecución del contrato, el soporte, la seguridad, la facturación o el cumplimiento de obligaciones legales.

• IONOS SE para servicios de alojamiento, dominios, SSL, correo electrónico o infraestructura.
• IONOS SE (AI Model Hub, centro de datos de Berlín) para el chat de soporte opcional asistido por IA - procesa únicamente el texto de un mensaje de chat introducido para generar una respuesta automática.
• Cloudflare, Inc. para la protección Turnstile contra bots en el formulario de contacto y el chat de soporte - comprueba la respuesta del widget, no establece cookies de seguimiento y no elabora perfiles de usuario.
• GitHub para la gestión del código fuente y los procesos de despliegue; los datos productivos de eventos y contenido multimedia no deben almacenarse allí.
• Proveedores de pago, soporte, monitorización o correo electrónico que puedan incorporarse más adelante, en la medida necesaria para el funcionamiento.
• Autoridades, asesoría fiscal o asesoría jurídica, cuando sea legalmente necesario o requerido para hacer valer derechos legales.
• Microsoft Ireland Operations Limited y Microsoft Corporation para la grabación de sesiones con Microsoft Clarity, solo si usted ha dado su consentimiento (véase el punto 4).

El chat de soporte con IA opcional (en este sitio web y en el BoothDock Hub) envía el texto de un mensaje de chat introducido a la API de IONOS AI Model Hub (centro de datos de Berlín, UE) para generar una respuesta automática. Solo se procesa el contenido del chat, nunca datos de eventos, invitados o contenido multimedia. La base jurídica es el art. 6, apartado 1, letra f, del RGPD (interés legítimo en responder rápidamente a las consultas). La función puede desactivarse de forma centralizada en cualquier momento.

12. Transferencias a terceros países

BoothDock está diseñado para un tratamiento cercano a la UE/Alemania. Conforme a la arquitectura objetivo, los datos de eventos y contenido multimedia no deben transferirse deliberadamente a terceros países fuera de la UE/EEE.

En la medida en que algunos proveedores de servicios procesen datos fuera de la UE/EEE o no pueda excluirse el acceso desde terceros países, esto se realizará únicamente sobre la base de garantías adecuadas, por ejemplo, una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo de la UE u otros mecanismos comparables en materia de protección de datos.

Actualmente solo se produce una transferencia deliberada a EE. UU. en la grabación de sesiones con Microsoft Clarity descrita en el punto 4, y únicamente si usted ha dado su consentimiento. Microsoft está certificado conforme al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.; de forma complementaria se aplican las cláusulas contractuales tipo de la UE. Sin su consentimiento el servicio no se carga, por lo que tampoco hay transferencia.

13. Plazo de conservación y concepto de borrado

Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad correspondiente o mientras existan obligaciones legales.

• Registros del servidor del sitio web: solo para el funcionamiento, la seguridad y el análisis de errores; los plazos concretos dependen de la configuración del alojamiento.
• Solicitudes de contacto y demostración: hasta su gestión definitiva, y después según sea necesario para preguntas de seguimiento u obligaciones de justificación.
• Cuentas de operador y datos contractuales: durante la vigencia del contrato y posteriormente conforme a los plazos legales de conservación.
• Datos de facturación y contabilidad: conforme a las obligaciones legales de conservación.
• Datos de eventos y contenido multimedia: según la configuración del operador; el objetivo es un plazo de vencimiento y borrado claro por evento/galería.
• Copias de seguridad: de duración limitada y no previstas como archivo permanente de datos de eventos ya eliminados.

14. Seguridad y medidas técnicas

BoothDock se opera con medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo correspondiente. Entre ellas se incluyen, en la arquitectura objetivo, especialmente el cifrado TLS, accesos basados en roles, enlaces de galería privados, áreas de operador separadas, el registro de eventos relevantes para la seguridad, la restricción de acceso para el soporte, copias de seguridad, procesos de borrado y un registro minimizado de datos.

El acceso a los datos de eventos o contenido multimedia por parte de BoothDock solo se produce en la medida necesaria para el funcionamiento, el soporte, la seguridad o por instrucción del operador.

15. Decisiones automatizadas

BoothDock no toma decisiones automatizadas en el sentido del art. 22 del RGPD ni elabora perfiles de invitados, clientes u operadores.

16. Derechos de las personas afectadas

Las personas afectadas tienen, conforme al RGPD, derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y oposición. En la medida en que un tratamiento se base en el consentimiento, este puede revocarse en cualquier momento con efectos para el futuro.

Las solicitudes pueden dirigirse a support@boothdock.eu. En el caso de datos de eventos, invitados o contenido multimedia de un operador, puede ser necesario remitir la solicitud al operador correspondiente o coordinarla con este, ya que dicho operador es el responsable de ese tratamiento.

17. Derecho a reclamar

Las personas afectadas tienen derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos. Para el domicilio del responsable del tratamiento, la autoridad competente es la Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (autoridad de protección de datos del estado federado de Renania del Norte-Westfalia, Alemania): https://www.ldi.nrw.de/.

18. Modificaciones de esta política de privacidad

Esta política de privacidad se actualizará cuando cambien las funciones, los proveedores de servicios utilizados, los dominios, los plazos de conservación o las bases jurídicas. La versión vigente en cada momento está disponible en https://boothdock.eu/es/privacidad/.