Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce

Daniel Rau
provozující jako BoothDock
Živnost fyzické osoby, vedlejší činnost (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Režim pro malé podnikatele podle § 19 UStG (německý zákon o DPH)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germany

Kontakt pro dotazy týkající se ochrany osobních údajů: support@boothdock.eu
Telefon: +49 2451 9017128

V současné době nebyl jmenován žádný pověřenec pro ochranu osobních údajů. Dotazy týkající se ochrany osobních údajů lze zasílat přímo na výše uvedenou kontaktní adresu.

2. Rozsah a role

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na web na adrese boothdock.eu a na poptávky e-mailem, přes kontaktní formulář a přes chat podpory tohoto webu.

Pro BoothDock Hub na adrese https://boothdock.cloud, aplikaci BoothDock Studio, galerie pro hosty, BoothDock Academy a rezervační stránky provozovatelů platí úplné zásady ochrany osobních údajů na adrese boothdock.cloud/datenschutz. Jsou tam vedeny s označením verze, dřívější verze zůstávají dostupné a jsou k dispozici ve stejných jazycích jako tato stránka. Aby se oba texty od sebe neodchylovaly, jejich obsah zde neopakujeme.

Pro web, poptávky, účty provozovatelů, správu licencí, podporu a fakturaci je správcem BoothDock. U dat o akcích, zákaznících, hostech a mediálních dat, která provozovatelé fotobudek nechávají zpracovávat v Hubu, ve Studiu nebo v galeriích, vystupuje BoothDock zpravidla jako zpracovatel. Správcem vůči hostům, zákazníkům akce a dalším subjektům údajů je pak příslušný provozovatel fotobudky. Za tímto účelem je s provozovateli uzavírána smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR; je přijímána při registraci v BoothDock Hubu a kdykoli k nahlédnutí na boothdock.cloud/avv.

Přehled používaných subzpracovatelů a technická a organizační opatření jsou součástí této smlouvy o zpracování osobních údajů.

3. Zásady zpracování

BoothDock se řídí zásadami účelového omezení, minimalizace dat, omezení přístupu, omezení uložení a důvěrnosti.

Fotografie a videa mohou obsahovat osobní údaje a v jednotlivých případech mohou odhalovat zvláštní kategorie osobních údajů. BoothDock takové znaky automaticky neanalyzuje, neprovádí rozpoznávání obličejů a nevytváří profilování hostů.

Pokud provozovatelé zpracovávají mediální data z akcí, z nichž mohou vyplývat zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, musí provozovatelé posoudit vhodný právní základ, informování na akci a vlastní procesy pro schvalování a mazání. BoothDock k tomuto účelu poskytuje technickou platformu a tyto znaky nevyhodnocuje.

4. Web, serverové protokoly a měření návštěvnosti

Při přístupu na web jsou zpracovávána technicky nezbytná data o připojení. Mohou zahrnovat IP adresu, datum a čas přístupu, požadovaný soubor, stav HTTP, množství přenesených dat, referrer a informace o prohlížeči a operačním systému.

Účelem je bezpečný provoz, analýza chyb a ochrana proti zneužití. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je stabilní a bezpečný provoz webu. Web je provozován na serverech společnosti IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Německo, v Německu. Serverové protokoly se denně rotují a nejpozději po 15 dnech se automaticky mažou.

Písma a grafiku tohoto webu poskytujeme z vlastních serverů; poskytovatelé písem ani jiné externí obsahové služby nejsou vkládány. Externí služby se načítají pouze pro ochranu proti robotům u kontaktního formuláře a chatu podpory (bod 6) a výhradně s vaším souhlasem pro níže popsaný záznam relací a analýzu používání. Bez vašeho souhlasu web nenastavuje žádné analytické ani marketingové cookies (viz bod 5).

Pro anonymní měření návštěvnosti se používá vlastní hostovaná open-source webová analytická služba Umami (provozovaná na vlastní infrastruktuře na stats.boothdock.eu, žádné předávání dat třetím stranám). Umami funguje zcela bez cookies: nejsou nastavovány žádné cookies, nedochází k rozpoznávání napříč zařízeními a nejsou vytvářeny profily jednotlivých návštěvníků. Shromažďují se souhrnné hodnoty, jako jsou zobrazené stránky, zdroj odkazu (referrer), země/region přibližně odvozené z IP adresy a použitý typ prohlížeče a zařízení. IP adresa je přitom zpracována pouze přechodně za účelem odvození přibližné informace o poloze a není ukládána. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na analýze používání webu za účelem zlepšení nabídky). Vzhledem k tomu, že není nastaven žádný sledovací soubor cookie a nedochází k rozpoznávání napříč zařízeními, není podle převažujícího názoru vyžadován samostatný souhlas podle § 25 TDDDG.

Původ z reklam: Pokud na tento web přijdete přes reklamu na Googlu, doplní stránka odkazy na Hub o poznámku „quelle=gads“ a odkazy do App Store o poznámku o kampani. Nepoužívá se k tomu cookie ani úložiště vašeho prohlížeče a identifikátor kliknutí na reklamu se nepředává. Pokud se poté zaregistrujete v Hubu, u vašeho účtu se poznamená, že vznikl přes reklamu. Účelem je zjistit, zda se reklamy vyplácejí. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na měření účinnosti reklamy). Další údaje o reklamě, jako kampaň nebo identifikátor kliknutí, se v Hubu neukládají; poznámka zůstává uložena jako ostatní údaje účtu až do smazání účtu.

Navíc – výhradně s vaším souhlasem – používáme Microsoft Clarity, službu společnosti Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irsko, a Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Clarity zaznamenává používání tohoto webu – pohyby myši, posouvání, kliknutí, zobrazené stránky, typ prohlížeče a zařízení a IP adresu – a vytváří z toho přehrání jednotlivých relací a souhrnné analýzy, například teplotní mapy. Jediným účelem je odhalit problémy s ovládáním, například v kterém místě formuláře návštěvníci končí. Podle společnosti Microsoft jsou přitom údaje zadané do formulářových polí ve výchozím nastavení maskovány. Clarity nastavuje dva soubory cookie (_clck, platnost až jeden rok; _clsk, platnost jeden den) a předává údaje společnosti Microsoft, také do USA. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 25 odst. 1 TDDDG. Bez souhlasu se Clarity nenačte a k žádnému předání nedochází. Souhlas můžete kdykoli odvolat s účinností do budoucna prostřednictvím odkazu „Nastavení cookies“ v zápatí stránky. Další informace najdete v prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti Microsoft.

Rovněž výhradně s vaším souhlasem používáme HeyCatch, službu společnosti HeyCatch, Inc., 1111B S Governors Ave STE 59736, Dover, DE 19904, USA. HeyCatch zaznamenává, jak je tento web používán – zobrazené stránky, kliknutí, původ (např. odkazy z kampaní), typ prohlížeče a zařízení a IP adresu – a vyhodnocuje, jakými cestami návštěvníci přicházejí a kde odcházejí. HeyCatch k tomu ukládá náhodný identifikátor do cookie a do místního úložiště vašeho prohlížeče (platnost až jeden rok). Data se zpracovávají v USA; HeyCatch k tomu využívá další poskytovatele (seznam na heycatch.ai/subprocessors). Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s § 25 odst. 1 TDDDG; k předávání do USA viz bod 9. Bez souhlasu se HeyCatch nenačte. Souhlas můžete kdykoli s účinností do budoucna odvolat prostřednictvím „Nastavení cookies“ v zápatí stránky.

5. Cookies a lokální úložiště

Nezbytně nenutné cookies se na tomto webu nastavují pouze po vašem výslovném souhlasu. Při první návštěvě se k tomu zobrazí upozornění s rovnocennými tlačítky pro souhlas a odmítnutí; bez souhlasu se nenačte žádná služba, která takové cookies nastavuje. V současnosti se to týká záznamu relací pomocí Microsoft Clarity popsaného v bodě 4 (cookies _clck a _clsk) a analýzy používání pomocí HeyCatch (jedna cookie a jeden záznam v místním úložišti s náhodným identifikátorem). Anonymní měření návštěvnosti pomocí Umami nenastavuje žádné cookies a funguje nezávisle na tomto rozhodnutí. Vaše rozhodnutí se ukládá lokálně ve vašem prohlížeči a platí jeden rok; poté se zeptáme znovu. Lze je kdykoli změnit přes „Nastavení cookies“ v zápatí stránky.

Pro kontaktní formulář je nastavena technicky nezbytná session cookie (ochrana proti zneužívajícímu odesílání, ochrana CSRF); neobsahuje žádný obsah zprávy a neslouží k rozpoznávání. Právními základy jsou čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo písm. f) GDPR a § 25 odst. 2 TDDDG. Jaké cookies a technologie ukládání používají Hub a galerie pro hosty, uvádějí úplné zásady ochrany osobních údajů (bod 7).

Chat podpory: Abyste mohli zahájenou konverzaci v chatu podpory později dokončit, i po zavření záložky prohlížeče, ukládá chat do místního úložiště vašeho prohlížeče (localStorage) náhodný identifikátor konverzace a čas posledního použití. Identifikátor neobsahuje obsah zpráv ani údaje o vás. Vytvoří se teprve, když odešlete zprávu, a po 30 dnech bez použití se při další návštěvě smaže; stejně dlouho uchováváme na našem serveru konverzaci bez účtu. Pokud váš prohlížeč místní úložiště nepovoluje, platí identifikátor jen do zavření záložky. Ukládání je nezbytně nutné pro vámi požadovanou navazující konverzaci (§ 25 odst. 2 bod 2 TDDDG).

6. Kontakt, poptávky dema a chat podpory

Při kontaktu e-mailem, kontaktním formulářem nebo chatem podpory jsou zpracovávány předané údaje. Mohou zahrnovat jméno, firmu, web, telefonní číslo, e-mailovou adresu, počet fotobudek, obvyklé typy akcí, technické dotazy a obsah zprávy.

Účely jsou vyřízení dotazu, příprava dema, komunikace, vypracování nabídky a předsmluvní opatření. Právními základy jsou čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR pro předsmluvní nebo smluvní dotazy a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pro obecnou komunikaci a sledování oprávněných dotazů. Zprávy z kontaktního formuláře jsou nám doručovány e-mailem přes Microsoft 365 (viz bod 8).

Kontaktní formulář a chat podpory jsou chráněny proti automatizovanému zneužití pomocí Cloudflare Turnstile (detekce robotů bez klasické captchy), skrytého honeypot pole, minimální doby vyplnění a limitu počtu požadavků na relaci; viz bod 8 ohledně Cloudflare jako příjemce.

Chat podpory může na zprávy odpovídat automaticky. K tomu se text zadané chatové zprávy odesílá do IONOS AI Model Hub (IONOS SE, datové centrum Berlín). Zpracováván je výhradně obsah chatu, žádná data o akcích, hostech ani mediální data. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na rychlém zodpovězení dotazů). Tuto funkci lze centrálně vypnout.

Pokud máte účet BoothDock, můžete zde zahájenou konverzaci převzít do svého účtu: chat vám na přání zobrazí kód, který zadáte v Hubu. Kód platí 30 minut a lze jej použít jen jednou; ukládáme jej pouze jako hash. Poté konverzace patří k vašemu účtu a platí úplné zásady ochrany osobních údajů (bod 7). Bez tohoto kroku konverzace na tomto webu s žádným účtem nepropojujeme.

Kontaktní dotazy jsou smazány, jakmile již nejsou potřebné pro vyřízení, pokud neexistují zákonné povinnosti uchovávání, dokumentace smlouvy nebo oprávněné zájmy na dalším uchování. Dotazy zaslané na support@boothdock.eu vedeme jako tikety podpory; vyřízené tikety se včetně historie zpráv automaticky mažou 12 měsíců po jejich uzavření.

Poptávky dema lze zasílat také na mail@boothdock.eu.

7. BoothDock Hub, Studio, galerie a další služby

Pro veškerá zpracování mimo tento web platí úplné zásady ochrany osobních údajů na adrese boothdock.cloud/datenschutz. Popisují zejména:

• registraci a vedení účtu v Hubu, e-maily zákazníkům a jejich vyhodnocení;
• používání Hubu, BoothDock Studia a galerií pro hosty, například formulář pro hosty a statistiku galerie;
• platby hostů u boxu: hosté platí provozovateli fotoboxu na vlastním zařízení na platební stránce Stripe – BoothDock k tomu jménem provozovatele ukládá jen údaje jako částku, stav a čas, nikoli jména, e-mailové adresy ani údaje o kartách;
• foto úkoly a živou fotostěnu: hosté nahrávají fotky přes odkaz na galerii, dobrovolně s křestním jménem a krátkým pozdravem, které se mohou zobrazit na plátně v místě akce – tyto údaje se mažou nejpozději s vypršením galerie;
• AI styly: pokud je provozovatel zapne a host zvolí styl, fotka se k přeměně předá do IONOS AI Model Hub (datové centrum v Německu) – výsledek je označen jako vytvořený AI;
• Pohyblivou fotku: je-li na boxu zapnutá, patří ke každé fotce krátký videoklip bez zvuku, který se ukládá v galerii jako fotka a maže se s ní;
• vzdálenou správu, živý náhled a dálkové ovládání boxů;
• BoothDock Academy;
• rezervační stránky, rezervační widget a zákaznický portál provozovatelů, včetně odhadu cestovních nákladů;
• zákaznickou sekci „Moje rezervace“ provozovatelů (přihlašovací odkaz e-mailem) a věrnostní úrovně a věrnostní slevu v rezervačním modulu;
• ovládání světla a zařízení z aplikace, například přes Matter nebo síťová zařízení: údaje o zařízeních a párování ukládá aplikace v zařízení a spínací příkazy jdou přímo do zařízení, ne přes servery BoothDock;
• BoothDock One pro spotřebitele: nákup, žádost o okamžité zahájení a odstoupení, platba přes Stripe (mimo Německo přes Stripe/Link) a uchovávání účetních údajů;
• úplný seznam zpracovatelů, doby uložení a také cookies a měření návštěvnosti v Hubu.

Pro tato zpracování je rozhodující výhradně tamní prohlášení.

8. Příjemci a poskytovatelé služeb tohoto webu

Osobní údaje jsou předávány pouze tehdy, je-li to nezbytné pro provoz, plnění smlouvy, podporu, bezpečnost, fakturaci nebo zákonné povinnosti. Pro tento web jsou to:

• IONOS SE (Německo) pro hosting, domény, SSL a server měření návštěvnosti.
• IONOS SE (AI Model Hub, datové centrum Berlín) pro automatické odpovědi v chatu podpory – zpracovává pouze text zadané chatové zprávy.
• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) pro doručování zpráv z kontaktního formuláře a e-mailovou komunikaci.
• Cloudflare, Inc. (USA) pro ochranu proti robotům Turnstile u kontaktního formuláře a chatu podpory – ověřuje odpověď widgetu, nenastavuje sledovací cookies a nevytváří uživatelské profily.
• GitHub, Inc. (USA) pro správu zdrojového kódu a nasazování; data návštěvníků ani data o akcích a mediální data se tam neukládají.
• Microsoft Ireland Operations Limited a Microsoft Corporation pro záznam relací pomocí Microsoft Clarity – pouze pokud jste udělili souhlas (viz bod 4).
• HeyCatch, Inc. (USA) pro analýzu používání pomocí HeyCatch – pouze pokud jste udělili souhlas (viz bod 4).
• Úřady, daňoví poradci nebo právní poradci, pokud je to zákonně vyžadováno nebo nezbytné k uplatnění práv.

Příjemci a zpracovatelé pro Hub, Studio a galerie, například pro zpracování plateb a účetnictví, jsou uvedeni v úplných zásadách ochrany osobních údajů (bod 7).

9. Předávání do třetích zemí

Tento web je provozován na serverech v Německu. Pokud jednotliví poskytovatelé služeb zpracovávají data mimo EU/EHP nebo nelze vyloučit přístup ze třetích zemí, děje se tak pouze na základě vhodných záruk, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek EU. Pro Cloudflare (Turnstile) platí standardní smluvní doložky EU.

K předávání do USA pro analytické účely dochází pouze u služeb popsaných v bodě 4, a i tam jen tehdy, pokud jste udělili souhlas. Microsoft (Clarity) je certifikován v rámci EU-US Data Privacy Framework; doplňkově platí standardní smluvní doložky EU. HeyCatch není certifikován v rámci EU-US Data Privacy Framework; platí standardní smluvní doložky EU. V USA není úroveň ochrany údajů rovnocenná právu EU – zejména mohou americké úřady přistupovat k údajům, aniž byste proti tomu měli účinné právní prostředky. Předávání společnosti HeyCatch se proto navíc opírá o váš výslovný souhlas podle čl. 49 odst. 1 písm. a) GDPR. Bez vašeho souhlasu se služby nenačtou, takže k žádnému předávání nedochází.

10. Doby uložení

Data jsou uchovávána pouze po dobu nezbytnou pro daný účel nebo po dobu trvání zákonných povinností.

• Serverové protokoly webu: denně rotovány, nejpozději po 15 dnech automaticky smazány.
• Měření návštěvnosti pomocí Umami: pouze souhrnné hodnoty bez vazby na osobu; IP adresy se neukládají.
• Kontaktní a demo dotazy: do konečného vyřízení, poté jen pokud to vyžadují navazující dotazy, důkazní povinnosti nebo povinnosti uchovávání.
• Tikety podpory e-mailem: automatické smazání 12 měsíců po uzavření.
• Chat podpory bez účtu: 30 dní po posledním použití.
• Vaše rozhodnutí v upozornění na cookies: jeden rok v úložišti vašeho prohlížeče; cookies Clarity a HeyCatch s dobami platnosti uvedenými v bodě 4.
• Data účtu, smluv, faktur, akcí a mediální data: podle úplných zásad ochrany osobních údajů (bod 7).

11. Bezpečnost a technická opatření

BoothDock je provozován s technickými a organizačními opatřeními přiměřenými danému riziku, zejména šifrováním TLS, přístupem na základě rolí, soukromými odkazy na galerie, oddělenými oblastmi provozovatelů, protokolováním bezpečnostně relevantních událostí, omezením přístupu pro podporu, zálohami, procesy mazání a protokolováním s minimalizací dat. Podrobnosti jsou uvedeny ve smlouvě o zpracování osobních údajů, příloha A.

Přístup BoothDocku k datům o akcích nebo mediálním datům probíhá pouze tehdy, je-li to nezbytné pro provoz, podporu, bezpečnost nebo na pokyn provozovatele.

12. Automatizované rozhodování

BoothDock nečiní automatizovaná rozhodnutí ve smyslu čl. 22 GDPR a nevytváří profilování hostů, zákazníků ani provozovatelů.

13. Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají podle GDPR právo na přístup (čl. 15), opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení zpracování (čl. 18), přenositelnost údajů (čl. 20) a vznesení námitky proti zpracování na základě oprávněných zájmů (čl. 21). Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze tento souhlas kdykoli odvolat s účinností do budoucna.

Žádosti lze zasílat na support@boothdock.eu. U dat o akcích, hostech nebo mediálních dat provozovatele může být nutné žádost postoupit příslušnému provozovateli nebo ji s ním koordinovat, neboť provozovatel je pro toto zpracování správcem.

14. Právo podat stížnost

Subjekty údajů mají právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. Pro sídlo správce je k dispozici zejména Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (zemská pověřenkyně pro ochranu osobních údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska): https://www.ldi.nrw.de/.

15. Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů budou upraveny, pokud se změní funkce, používaní poskytovatelé služeb, domény, lhůty uložení nebo právní základy webu. Aktuální verze je vždy k dispozici na https://boothdock.eu/cs/privacy/.