Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce

Daniel Rau
provozující jako BoothDock
Živnost fyzické osoby, vedlejší činnost (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Režim pro malé podnikatele podle § 19 UStG (německý zákon o DPH)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germany

Kontakt pro dotazy týkající se ochrany osobních údajů: support@boothdock.eu
Telefon: +49 2451 9017128

V současné době nebyl jmenován žádný pověřenec pro ochranu osobních údajů. Dotazy týkající se ochrany osobních údajů lze zasílat přímo na výše uvedenou kontaktní adresu.

2. Rozsah a role

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na web na adrese boothdock.eu, na kontakty týkající se dema a podpory a na plánovanou produktovou architekturu BoothDocku sestávající z BoothDock Studia, BoothDock Hubu na adrese https://boothdock.cloud a BoothDock Gallery.

Pro web, poptávky dema, účty provozovatelů, správu licencí, podporu a fakturaci vystupuje BoothDock jako správce údajů. U dat o akcích, zákaznících, hostech a mediálních dat, která provozovatelé fotobudek zpracovávají v Hubu, ve Studiu nebo v Gallery, vystupuje BoothDock zpravidla jako zpracovatel. Příslušný provozovatel fotobudky zůstává vůči hostům, zákazníkům akce a dalším subjektům údajů správcem. Za tímto účelem je s provozovateli plánováno uzavření smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA) podle čl. 28 GDPR.

Pro tento vztah zpracovatele je před produktivním nasazením plánována smlouva o zpracování osobních údajů, přehled používaných subdodavatelů (subzpracovatelů) a technická a organizační opatření.

3. Zásady zpracování

BoothDock je budován na principech účelového omezení, minimalizace dat, omezení přístupu, omezení uchovávání a důvěrnosti. Odkazy na soukromé galerie, oprávnění na základě rolí, lhůty pro mazání a sledovatelný stav nahrávání/synchronizace jsou součástí cílové architektury.

Fotografie a videa mohou obsahovat osobní údaje a v jednotlivých případech mohou odhalovat zvláštní kategorie osobních údajů. BoothDock takové znaky automaticky neanalyzuje, neprovádí rozpoznávání obličejů a nevytváří profilování hostů.

Pokud provozovatelé zpracovávají mediální data z akcí, z nichž lze usuzovat na zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR, musí provozovatelé posoudit vhodný právní základ, informovat o tom na akci a zavést vlastní procesy pro souhlas a mazání. BoothDock k tomuto účelu poskytuje technickou platformu a tyto znaky nevyhodnocuje.

4. Web a serverové protokoly

Při přístupu na web jsou zpracovávána technicky nezbytná data o připojení. Mohou zahrnovat IP adresu, datum a čas přístupu, požadovaný soubor, stav HTTP, množství přenesených dat, referrer a informace o prohlížeči a operačním systému.

Účelem je bezpečný provoz, analýza chyb a ochrana proti zneužití. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je stabilní a bezpečný provoz webu. Web je hostován společností IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Německo.

Marketingový web nepoužívá marketingové cookies. Na hlavní stránce je vložen kontaktní formulář; jaká data tento formulář zpracovává, popisuje bod 6.

Pro anonymní měření návštěvnosti se používá vlastní hostovaná open-source webová analytická služba Umami (provozovaná na naší vlastní infrastruktuře na stats.boothdock.eu, žádná data nejsou sdílena s třetími stranami). Stejné bezcookiesové měření návštěvnosti funguje stejným způsobem i v BoothDock Hubu (boothdock.cloud). Umami funguje zcela bez cookies: nejsou nastavovány žádné cookies, nedochází k rozpoznávání napříč zařízeními a nejsou vytvářeny profily jednotlivých návštěvníků. Shromažďují se souhrnné hodnoty, jako jsou zobrazené stránky, referrer, přibližně odvozená země/region z IP adresy a typ prohlížeče a zařízení. IP adresa je zpracována pouze přechodně za účelem odvození přibližné polohy a není ukládána. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na analýze používání webu za účelem zlepšení nabídky). Vzhledem k tomu, že není nastaven žádný sledovací soubor cookie a nedochází k rozpoznávání napříč zařízeními, není podle převažujícího názoru vyžadován samostatný souhlas podle § 25 TDDDG.

5. Cookies a lokální úložiště

Marketingový web v současné době nenastavuje žádné nepodstatné cookies – ani výše popsané měření návštěvnosti cookies nenastavuje. Pokud by později byly zavedeny marketingové cookies nebo cookies třetích stran, stane se tak pouze po předchozím získání souhlasu, je-li takový souhlas vyžadován.

Na marketingovém webu je pro kontaktní formulář nastavena technicky nezbytná session cookie (ochrana proti zneužívajícímu odesílání, ochrana CSRF); neobsahuje žádný obsah zprávy a neslouží k rozpoznávání. V BoothDock Hubu a v soukromých galeriích mohou být používány technicky nezbytné cookies nebo srovnatelné technologie ukládání, například pro přihlašovací relace, bezpečnostní funkce, ochranu CSRF, jazyková nastavení nebo k poskytnutí služby výslovně vyžádané uživatelem. Právními základy jsou čl. 6 odst. 1 písm. b) nebo f) GDPR a případně § 25 odst. 2 TDDDG.

6. Poptávky demo verze, e-mail a podpora

Při kontaktu e-mailem, kontaktním formulářem nebo chatem podpory jsou zpracovávány zadané informace. Mohou zahrnovat jméno, firmu, web, telefonní číslo, e-mailovou adresu, počet fotobudek, obvyklé typy akcí, technické dotazy a obsah zprávy.

Účely jsou vyřízení dotazu, příprava dema, komunikace, cenová nabídka a předsmluvní opatření. Právními základy jsou čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR pro předsmluvní nebo smluvní dotazy a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pro obecnou komunikaci a vyřizování oprávněných dotazů.

Kontaktní formulář a chat podpory jsou chráněny proti automatizovanému zneužití pomocí Cloudflare Turnstile (detekce robotů bez klasické captchy), skrytého honeypot pole, minimální doby vyplnění a limitu počtu požadavků na relaci; viz bod 11 ohledně Cloudflare jako příjemce.

Kontaktní dotazy jsou smazány, jakmile již nejsou potřebné pro vyřízení, pokud zákonné povinnosti uchovávání, dokumentace smlouvy nebo oprávněné zájmy nevyžadují další uchování.

Poptávky demo verze lze zasílat také na mail@boothdock.eu.

7. Účty provozovatelů a BoothDock Hub

V BoothDock Hubu budou pravděpodobně zpracovávána data účtu, smlouvy a používání provozovatelů a členů týmu. Mohou zahrnovat jméno, e-mailovou adresu, firmu, roli/oprávnění, přihlašovací údaje, bezpečnostní události, stav licence, objednané balíčky, nastavení, data zákazníků a akcí a technická protokolová data.

Účely jsou poskytování Hubu, autentizace, správa rolí a oprávnění, příprava akcí, synchronizace, podpora, provozní bezpečnost, správa licencí a fakturace. Právními základy jsou čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR pro plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR pro zákonné povinnosti a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pro bezpečnost, odhalování zneužití a provoz produktu.

8. BoothDock Studio na PC na akci

BoothDock Studio je navrženo jako desktopová aplikace pro PC na akci. Lokálně zde mohou být zpracovávány fotografie, videa, data relací, tisková data, index galerie, fronty nahrávání, stav kamery/tiskárny, chybová hlášení a stav synchronizace.

Pokud Studio synchronizuje data s Hubem, děje se tak za účelem plnění smlouvy s provozovatelem a u dat o akcích a mediálních dat jménem příslušného provozovatele. Provozovatel zůstává odpovědný za zajištění vhodného právního základu a transparentní informování subjektů údajů ohledně fotografií, dat o akci a informací o hostech.

9. BoothDock Gallery a soukromé QR galerie

BoothDock Gallery poskytuje soukromé odkazy na galerie pro zákazníky a hosty. To může zahrnovat zpracování fotografií, videí, náhledů, názvů souborů, časových razítek, názvu akce, kódu galerie, stavu stažení/uvolnění, technických přístupových dat, IP adresy, informací o prohlížeči a – pokud provozovatel takové funkce povolí – volitelných údajů dobrovolně poskytnutých, jako je jméno nebo e-mailová adresa.

Galerie jsou koncipovány jako soukromé odkazy, nikoli jako veřejně indexované sbírkové stránky. Právní základ pro jejich poskytnutí hostům obvykle určuje příslušný provozovatel. BoothDock tato data zpravidla zpracovává jako zpracovatel.

10. Fakturace, daně a účetnictví

Při placeném používání BoothDocku mohou být zpracovávána fakturační, platební a smluvní data. Mohou zahrnovat jméno, adresu, firmu, e-mailovou adresu, rozsah služeb, čísla faktur, stav platby a daňově relevantní informace.

Právními základy jsou čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR pro plnění smlouvy a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR pro zákonné povinnosti uchovávání a dokumentace.

11. Příjemci a poskytovatelé služeb

Osobní údaje jsou sdíleny pouze tehdy, je-li to nezbytné pro provoz, plnění smlouvy, podporu, bezpečnost, fakturaci nebo zákonné povinnosti.

• IONOS SE pro hosting, domény, SSL, e-mail a infrastrukturní služby.
• IONOS SE (AI Model Hub, datové centrum v Berlíně) pro volitelný chat podpory s asistencí AI – zpracovává pouze text zadané chatové zprávy za účelem generování automatické odpovědi.
• Cloudflare, Inc. pro ochranu proti robotům Turnstile v kontaktním formuláři a chatu podpory – ověřuje odpověď widgetu, nenastavuje sledovací cookies a nevytváří uživatelské profily.
• GitHub pro správu zdrojového kódu a nasazovací procesy; produktivní data o akcích a mediální data zde nejsou určena k ukládání.
• Volitelní poskytovatelé platebních, podpůrných, monitorovacích nebo e-mailových služeb zavedení později, pokud je to nezbytné pro provoz.
• Úřady, daňoví poradci nebo právní zástupci, pokud je to zákonně vyžadováno nebo nezbytné k uplatnění právních nároků.

Volitelný AI chat podpory (na tomto webu i v BoothDock Hubu) odesílá text zadané chatové zprávy do API IONOS AI Model Hub (datové centrum Berlín, EU) za účelem generování automatické odpovědi. Zpracováván je pouze obsah chatu, nikdy data o akcích, hostech nebo mediální data. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem na rychlém zodpovězení dotazů). Tuto funkci lze kdykoli centrálně vypnout.

12. Předávání do třetích zemí

BoothDock je navržen pro zpracování zaměřené na EU/Německo. Podle cílové architektury nejsou data o akcích a mediální data záměrně předávána do třetích zemí mimo EU/EHP.

Pokud jednotliví poskytovatelé služeb zpracovávají data mimo EU/EHP nebo nelze vyloučit přístup ze třetích zemí, děje se tak pouze na základě vhodných záruk, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek EU nebo srovnatelných mechanismů ochrany osobních údajů.

13. Doby uchování a koncept mazání

Data jsou uchovávána pouze po dobu nezbytnou pro daný účel nebo podle zákonných povinností.

• Serverové protokoly webu: pouze pro provoz, bezpečnost a analýzu chyb; konkrétní lhůty závisí na konfiguraci hostingu.
• Kontaktní a demo dotazy: do konečného vyřízení a poté podle potřeby pro doplňující dotazy nebo dokumentační povinnosti.
• Účty provozovatelů a smluvní data: po dobu trvání smlouvy a poté podle zákonných lhůt uchovávání.
• Fakturační a účetní data: podle zákonných povinností uchovávání.
• Data o akcích a mediální data: podle konfigurace provozovatele; cílem je jasná lhůta platnosti a mazání pro každou akci/galerii.
• Zálohy: časově omezené a nejsou určeny jako trvalý archiv pro smazaná data akcí.

14. Bezpečnost a technická opatření

BoothDock je provozován s technickými a organizačními opatřeními přiměřenými danému riziku. V cílové architektuře patří mezi ně zejména šifrování TLS, přístup na základě rolí, odkazy na soukromé galerie, oddělené oblasti provozovatelů, protokolování bezpečnostně relevantních událostí, omezení přístupu pro podporu, zálohy, procesy mazání a protokolování s minimalizací dat.

Přístup BoothDocku k datům o akcích nebo mediálním datům probíhá pouze tehdy, je-li to nezbytné pro provoz, podporu, bezpečnost nebo na pokyn provozovatele.

15. Automatizované rozhodování

BoothDock nečiní automatizovaná rozhodnutí ve smyslu čl. 22 GDPR a nevytváří profilování hostů, zákazníků ani provozovatelů.

16. Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají podle GDPR právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a vznesení námitky. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze tento souhlas kdykoli s účinky do budoucna odvolat.

Žádosti lze zasílat na support@boothdock.eu. U dat o akcích, hostech nebo mediálních dat patřících provozovateli může být nutné žádost postoupit příslušnému provozovateli nebo ji s ním koordinovat, neboť provozovatel je pro toto zpracování správcem.

17. Právo podat stížnost

Subjekty údajů mají právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. Pro sídlo správce je příslušným úřadem Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (zemská pověřenkyně pro ochranu osobních údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska): https://www.ldi.nrw.de/.

18. Změny těchto zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů budou aktualizovány vždy, když se změní funkce, používaní poskytovatelé služeb, domény, lhůty uchovávání nebo právní základy. Aktuální verze je k dispozici na https://boothdock.eu/cs/privacy/.