Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Daniel Rau
toiminimellä BoothDock
Yksityinen elinkeinonharjoittaja, sivutoimi (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Pienyritysjärjestelmä § 19 UStG:n mukaisesti (Saksan arvonlisäverolaki)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germany

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa: support@boothdock.eu
Puhelin: +49 2451 9017128

Tietosuojavastaavaa ei ole tällä hetkellä nimetty. Tietosuoja-asioita koskevat tiedustelut voi lähettää suoraan yllä olevaan yhteystietoon.

2. Soveltamisala ja roolit

Tämä tietosuojaseloste koskee verkkosivustoa boothdock.eu, demo- ja tukiyhteydenottoja sekä suunniteltua BoothDock-tuotearkkitehtuuria, johon kuuluvat BoothDock Studio, BoothDock Hub osoitteessa https://boothdock.cloud ja BoothDock Gallery.

Verkkosivuston, demopyyntöjen, toimijatilien, lisenssienhallinnan, tuen ja laskutuksen osalta BoothDock toimii rekisterinpitäjänä. Tapahtuma-, asiakas-, vieras- ja mediatietojen osalta, joita valokuvakoppitoimijat ovat käsitelleet Hubissa, Studiossa tai Galleryssä, BoothDock toimii yleensä henkilötietojen käsittelijänä. Kukin valokuvakoppitoimija on edelleen rekisterinpitäjä suhteessa vieraisiin, tapahtuman asiakkaisiin ja muihin rekisteröityihin. Tätä varten on tarkoitus solmia toimijoiden kanssa GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA).

Tätä käsittelijäsuhdetta varten on suunnitteilla henkilötietojen käsittelysopimus, käytettyjen alikäsittelijöiden yleiskatsaus sekä tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ennen tuotannollista käyttöä.

3. Käsittelyn periaatteet

BoothDockia rakennetaan käyttötarkoituksen rajaamisen, tietojen minimoinnin, pääsynrajoituksen, säilytyksen rajoittamisen ja luottamuksellisuuden periaatteiden ympärille. Yksityiset gallerialinkit, roolipohjaiset käyttöoikeudet, poistoajat ja jäljitettävä lataus-/synkronointitila ovat osa tavoitearkkitehtuuria.

Valokuvat ja videot voivat sisältää henkilötietoja ja yksittäistapauksissa paljastaa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. BoothDock ei analysoi tällaisia ominaisuuksia automaattisesti, ei suorita kasvojentunnistusta eikä luo vierasprofilointia.

Jos toimijat käsittelevät tapahtuman mediasisältöä, josta voidaan päätellä GDPR:n 9 artiklan mukaisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, toimijoiden on arvioitava soveltuva oikeusperuste, tiedotettava asiasta tapahtumassa sekä luotava omat suostumus- ja poistoprosessinsa. BoothDock tarjoaa tähän tarkoitukseen teknisen alustan eikä arvioi tällaisia ominaisuuksia.

4. Verkkosivusto ja palvelinlokit

Verkkosivustolle saavuttaessa käsitellään teknisesti tarpeellisia yhteystietoja. Näihin voi kuulua IP-osoite, käyttöajankohta, pyydetty tiedosto, HTTP-tila, siirretyn datan määrä, viittaussivu (referrer) sekä selain- ja käyttöjärjestelmätiedot.

Tarkoituksena on turvallinen toiminta, virheanalyysi ja väärinkäytöltä suojautuminen. Oikeusperuste on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etu on verkkosivuston vakaa ja turvallinen toiminta. Verkkosivustoa isännöi IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Saksa.

Markkinointisivusto ei käytä markkinointievästeitä. Etusivulle on upotettu yhteydenottolomake; kohdassa 6 kuvataan, mitä tietoja tämä käsittelee.

Anonyymiin liikenteen mittaukseen käytetään itse isännöityä, avoimen lähdekoodin Umami-verkkoanalytiikkapalvelua (toimii omalla infrastruktuurillamme osoitteessa stats.boothdock.eu, tietoja ei jaeta kolmansille osapuolille). Sama evästeetön liikenteen mittaus toimii samalla tavalla BoothDock Hubissa (boothdock.cloud). Umami toimii kokonaan ilman evästeitä: evästeitä ei aseteta, laitteiden välistä tunnistamista ei tapahdu eikä yksittäisistä kävijöistä muodosteta profiileja. Kerättävät tiedot ovat koottuja arvoja, kuten katsotut sivut, viittaussivu, IP-osoitteesta karkeasti johdettu maa/alue sekä selain- ja laitetyyppi. IP-osoitetta käsitellään vain ohimenevästi likimääräisen sijainnin johtamiseksi, eikä sitä tallenneta. Oikeusperuste on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu analysoida verkkosivuston käyttöä tarjonnan parantamiseksi). Koska seurantaevästettä ei aseteta eikä laitteiden välistä tunnistamista tapahdu, erillistä suostumusta § 25 TDDDG:n (Saksan televiestintä- ja digipalvelulain tietosuojasäännösten) mukaisesti ei vallitsevan tulkinnan mukaan tarvita.

5. Evästeet ja paikallinen tallennustila

Markkinointisivusto ei tällä hetkellä aseta muita kuin välttämättömiä evästeitä - myöskään yllä kuvattu liikenteen mittaus ei aseta evästeitä. Mikäli markkinointi- tai kolmannen osapuolen evästeitä otetaan myöhemmin käyttöön, tämä tapahtuu vasta ennalta annetun suostumuksen jälkeen, mikäli sellaista vaaditaan.

Markkinointisivustolla asetetaan teknisesti tarpeellinen istuntoeväste yhteydenottolomaketta varten (suoja väärinkäytöltä, CSRF-suoja); se ei sisällä viestisisältöä eikä sitä käytetä tunnistamiseen. BoothDock Hubissa ja yksityisissä gallerioissa voidaan käyttää teknisesti tarpeellisia evästeitä tai vastaavia tallennustekniikoita, esimerkiksi kirjautumisistuntoja, turvatoimintoja, CSRF-suojaa, kieliasetuksia varten tai käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun tarjoamiseksi. Oikeusperusteet ovat GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b tai f alakohta ja tarvittaessa § 25 momentti 2 TDDDG.

6. Demopyynnöt, sähköposti ja tuki

Kun yhteydenotto tapahtuu sähköpostilla, yhteydenottolomakkeella tai tukichatilla, käsitellään lähetetyt tiedot. Näihin voi kuulua nimi, yritys, verkkosivu, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuvakoppien määrä, tyypilliset tapahtumat, tekniset kysymykset ja viestin sisältö.

Tarkoituksena on tiedustelun käsittely, demon valmistelu, viestintä, tarjouksen laadinta ja sopimusta edeltävät toimenpiteet. Oikeusperusteet ovat GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta sopimusta edeltäville tai sopimukseen liittyville tiedusteluille ja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta yleiselle viestinnälle ja oikeutettujen tiedustelujen käsittelylle.

Yhteydenottolomake ja tukichat on suojattu automatisoidulta väärinkäytöltä Cloudflare Turnstilella (botintunnistus ilman perinteistä captchaa), piilotetulla honeypot-kentällä, vähimmäistäyttöajalla ja istuntokohtaisella nopeusrajoituksella; ks. kohta 11 Cloudflaresta vastaanottajana.

Yhteydenottopyynnöt poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käsittelyä varten, ellei lakisääteiset säilytysvelvoitteet, sopimusdokumentaatio tai oikeutetut edut edellytä pidempää säilytystä.

Demopyyntöjä voi lähettää myös osoitteeseen mail@boothdock.eu.

7. Toimijatilit ja BoothDock Hub

BoothDock Hubissa käsitellään todennäköisesti toimijoiden ja tiimin jäsenten tili-, sopimus- ja käyttötietoja. Näihin voi kuulua nimi, sähköpostiosoite, yritys, rooli/käyttöoikeudet, kirjautumistiedot, turvallisuustapahtumat, lisenssin tila, tilatut paketit, asetukset, asiakas- ja tapahtumatiedot sekä tekniset lokitiedot.

Tarkoituksena on Hubin tarjoaminen, todentaminen, rooli- ja käyttöoikeushallinta, tapahtuman valmistelu, synkronointi, tuki, toiminnan turvallisuus, lisenssienhallinta ja laskutus. Oikeusperusteet ovat GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta sopimuksen täyttämiselle, GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta lakisääteisille velvoitteille ja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta turvallisuudelle, väärinkäytösten havaitsemiselle ja tuotteen toiminnalle.

8. BoothDock Studio tapahtuma-PC:llä

BoothDock Studio on suunniteltu työpöytäsovellukseksi tapahtuma-PC:lle. Siellä voidaan käsitellä paikallisesti valokuvia, videoita, istuntotietoja, tulostustietoja, galleriaindeksiä, latausjonoja, kameran/tulostimen tilaa, virheilmoituksia ja synkronointitilaa.

Kun Studio synkronoi tietoja Hubin kanssa, tämä tapahtuu toimijasopimuksen täyttämiseksi ja tapahtuma- ja mediatietojen osalta kyseisen toimijan puolesta. Toimija vastaa edelleen siitä, että valokuvien, tapahtumatietojen ja vierastietojen osalta on olemassa asianmukainen oikeusperuste ja läpinäkyvä tiedottaminen rekisteröidyille.

9. BoothDock Gallery ja yksityiset QR-galleriat

BoothDock Gallery tarjoaa yksityisiä gallerialinkkejä asiakkaille ja vieraille. Tähän voi liittyä valokuvien, videoiden, pienoiskuvien, tiedostonimien, aikaleimojen, tapahtuman nimen, gallerian koodin, latauksen/julkaisun tilan, teknisten pääsytietojen, IP-osoitteen, selaintietojen sekä - kun toimija ottaa tällaiset ominaisuudet käyttöön - vapaaehtoisesti annettujen valinnaisten tietojen, kuten nimen tai sähköpostiosoitteen, käsittely.

Galleriat on suunniteltu yksityisiksi linkeiksi, ei julkisesti indeksoiduiksi kokoelmasivuiksi. Oikeusperusteen niiden tarjoamiselle vieraille määrittää yleensä kyseinen toimija. BoothDock käsittelee näitä tietoja yleensä henkilötietojen käsittelijänä.

10. Laskutus, verot ja kirjanpito

Kun BoothDockia käytetään maksullisesti, voidaan käsitellä laskutus-, maksu- ja sopimustietoja. Näihin voi kuulua nimi, osoite, yritys, sähköpostiosoite, palvelun laajuus, laskunumerot, maksun tila ja verotuksellisesti merkitykselliset tiedot.

Oikeusperusteet ovat GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta sopimuksen täyttämiselle ja GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta lakisääteisille säilytys- ja dokumentointivelvoitteille.

11. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja jaetaan vain silloin, kun se on tarpeen toiminnan, sopimuksen täyttämisen, tuen, turvallisuuden, laskutuksen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

• IONOS SE hosting-, verkkotunnus-, SSL-, sähköposti- ja infrastruktuuripalveluihin.
• IONOS SE (AI Model Hub, Berliinin konesali) valinnaista tekoälyavusteista tukichattia varten - käsittelee vain syötetyn chat-viestin tekstin automaattisen vastauksen luomiseksi.
• Cloudflare, Inc. Turnstile-botinsuojaa varten yhteydenottolomakkeessa ja tukichatissa - tarkistaa widgetin vastauksen, ei aseta seurantaevästeitä eikä luo käyttäjäprofiileja.
• GitHub lähdekoodin hallintaan ja käyttöönottoprosesseihin; tuotannollisia tapahtuma- ja mediatietoja ei ole tarkoitus tallentaa sinne.
• Valinnaiset myöhemmin käyttöön otettavat maksu-, tuki-, valvonta- tai sähköpostipalveluntarjoajat, kun se on toiminnan kannalta tarpeen.
• Viranomaiset, veroneuvojat tai lakimiehet, kun laki sitä edellyttää tai se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten toteuttamiseksi.

Valinnainen tekoälypohjainen tukichat (tällä verkkosivustolla ja BoothDock Hubissa) lähettää syötetyn chat-viestin tekstin IONOS AI Model Hub -rajapintaan (Berliinin konesali, EU) automaattisen vastauksen luomiseksi. Ainoastaan chat-sisältöä käsitellään, ei koskaan tapahtuma-, vieras- tai mediatietoja. Oikeusperuste on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (oikeutettu etu vastata tiedusteluihin nopeasti). Ominaisuus voidaan poistaa käytöstä keskitetysti milloin tahansa.

12. Siirrot kolmansiin maihin

BoothDock on suunniteltu EU-/Saksa-keskeiseen käsittelyyn. Tavoitearkkitehtuurin mukaisesti tapahtuma- ja mediatietoja ei ole tarkoitus tarkoituksellisesti siirtää kolmansiin maihin EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Jos yksittäiset palveluntarjoajat käsittelevät tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella tai pääsyä kolmansista maista ei voida sulkea pois, tämä tapahtuu vain asianmukaisten suojatoimien perusteella, esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen, EU:n vakiosopimuslausekkeiden tai vastaavien tietosuojamekanismien nojalla.

13. Säilytysajat ja poistokonsepti

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen kyseistä tarkoitusta varten tai lakisääteisten velvoitteiden edellyttämällä tavalla.

• Verkkosivuston palvelinlokit: vain toimintaa, turvallisuutta ja virheanalyysiä varten; tarkat ajat riippuvat hosting-järjestelyistä.
• Yhteydenotto- ja demopyynnöt: lopulliseen käsittelyyn asti ja sen jälkeen tarpeen mukaan jatkokysymyksiä tai dokumentointivelvoitteita varten.
• Toimijatilit ja sopimustiedot: sopimuksen keston ajan ja sen jälkeen lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.
• Laskutus- ja kirjanpitotiedot: lakisääteisten säilytysvelvoitteiden mukaisesti.
• Tapahtuma- ja mediatiedot: toimijan asetusten mukaisesti; tavoitteena on selkeä voimassaolo- ja poistoaika tapahtumaa/galleriaa kohden.
• Varmuuskopiot: ajallisesti rajattuja eikä tarkoitettu pysyväksi arkistoksi poistetulle tapahtumadatalle.

14. Tietoturva ja tekniset toimenpiteet

BoothDockia käytetään kulloiseenkin riskiin suhteutetuin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tavoitearkkitehtuurissa näitä ovat erityisesti TLS-salaus, roolipohjainen pääsynhallinta, yksityiset gallerialinkit, erilliset toimija-alueet, turvallisuuden kannalta merkittävien tapahtumien lokitus, tuen pääsynrajoitukset, varmuuskopiot, poistoprosessit ja tietoja minimoiva lokitus.

BoothDockin pääsy tapahtuma- tai mediatietoihin tapahtuu vain silloin, kun se on tarpeen toiminnan, tuen, turvallisuuden vuoksi tai toimijan ohjeesta.

15. Automatisoitu päätöksenteko

BoothDock ei tee GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja automatisoituja päätöksiä eikä luo vieraiden, asiakkaiden tai toimijoiden profilointia.

16. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on GDPR:n mukaan oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista niitä, poistaa ne, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa käsittelyä. Jos käsittely perustuu suostumukseen, suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa vaikutuksin tulevaisuuteen.

Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen support@boothdock.eu. Toimijalle kuuluvien tapahtuma-, vieras- tai mediatietojen osalta pyyntö voidaan joutua välittämään kyseiselle toimijalle tai sovittamaan yhteen tämän kanssa, koska toimija on rekisterinpitäjä kyseisen käsittelyn osalta.

17. Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavalvontaviranomaiselle. Rekisterinpitäjän sijainnin osalta toimivaltainen viranomainen on Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Nordrhein-Westfalenin osavaltion tietosuoja- ja tiedonvapausvaltuutettu): https://www.ldi.nrw.de/.

18. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aina, kun ominaisuudet, käytetyt palveluntarjoajat, verkkotunnukset, säilytysajat tai oikeusperusteet muuttuvat. Nykyinen versio on saatavilla osoitteessa https://boothdock.eu/fi/privacy/.