Polityka prywatności

1. Administrator danych

Daniel Rau
działający pod marką BoothDock
jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona dodatkowo
korzystający z niemieckiej regulacji dla drobnych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Niemcy

Kontakt w sprawach ochrony danych: daniel@photobox-heinsberg.de
Telefon: +49 2451 9017128

Inspektor ochrony danych nie został obecnie wyznaczony. Zapytania dotyczące ochrony danych można kierować bezpośrednio na powyższy adres kontaktowy.

2. Zakres obowiązywania i role

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje dla strony internetowej pod adresem boothdock.eu, dla kontaktów demo i wsparcia, a także dla planowanej architektury produktowej BoothDock, obejmującej BoothDock Studio, BoothDock Hub pod adresem https://boothdock.cloud oraz BoothDock Gallery.

Dla strony internetowej, zapytań demo, kont operatorów, zarządzania licencjami, wsparcia i rozliczeń administratorem danych jest BoothDock. W przypadku danych eventowych, danych klientów, gości i mediów, które operatorzy fotobudek przetwarzają w Hubie, w Studio lub w Gallery, BoothDock działa co do zasady jako podmiot przetwarzający. Administratorem wobec gości, klientów eventowych i innych osób, których dane dotyczą, jest wówczas dany operator fotobudki. Z operatorami przewidziana jest w tym celu umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO.

Dla tego powierzenia przetwarzania przewidziane są przed produkcyjnym wdrożeniem: umowa powierzenia przetwarzania danych, przegląd stosowanych podpowierzeń oraz środki techniczne i organizacyjne.

3. Zasady przetwarzania

BoothDock jest budowany zgodnie z zasadami ograniczenia celu, minimalizacji danych, ograniczenia dostępu, ograniczenia przechowywania i poufności. Prywatne linki do galerii, uprawnienia ról, terminy usuwania i przejrzysty status uploadu/synchronizacji są częścią architektury docelowej.

Zdjęcia i filmy mogą zawierać dane osobowe i w pojedynczych przypadkach mogą ujawniać szczególne kategorie danych osobowych. BoothDock nie analizuje takich cech w sposób zautomatyzowany, nie prowadzi rozpoznawania twarzy i nie tworzy profilowania gości.

Jeśli operatorzy przetwarzają media eventowe, z których mogą wynikać szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, operatorzy muszą samodzielnie zweryfikować odpowiednią podstawę prawną, informacje przekazywane na evencie oraz własne procesy zgody i usuwania. BoothDock udostępnia w tym zakresie platformę techniczną i nie analizuje takich cech.

4. Strona internetowa i logi serwera

Podczas korzystania ze strony internetowej przetwarzane są technicznie niezbędne dane połączenia. Mogą to być: adres IP, data i godzina wywołania, żądany plik, status HTTP, przesłana ilość danych, referrer oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym.

Celem jest bezpieczne działanie strony, analiza błędów oraz ochrona przed nadużyciami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest stabilne i bezpieczne działanie strony. Strona jest hostowana przez IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Niemcy.

Strona marketingowa nie wykorzystuje obecnie zewnętrznych skryptów śledzących, plików cookie marketingowych ani osadzonego formularza kontaktowego.

5. Pliki cookie i przechowywanie lokalne

Na stronie marketingowej nie są obecnie ustawiane niepotrzebne pliki cookie. Jeśli w przyszłości zostaną wykorzystane pliki cookie analityczne, marketingowe lub podmiotów trzecich, nastąpi to wyłącznie po uprzedniej zgodzie, o ile taka zgoda jest wymagana.

W BoothDock Hub oraz w prywatnych galeriach mogą być stosowane technicznie niezbędne pliki cookie lub porównywalne technologie przechowywania, na przykład do obsługi sesji logowania, funkcji bezpieczeństwa, ochrony CSRF, ustawień językowych lub udostępniania wyraźnie żądanej usługi. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO oraz, w stosownych przypadkach, § 25 ust. 2 niemieckiej ustawy TDDDG.

6. Zapytania demo, e-mail i wsparcie

W przypadku kontaktu przez e-mail lub zapytania demo przetwarzane są przekazane dane. Mogą to być: imię i nazwisko, firma, strona internetowa, numer telefonu, adres e-mail, liczba fotobudek, typowe eventy, pytania techniczne oraz treść wiadomości.

Celami są: obsługa zapytania, przygotowanie demo, komunikacja, przygotowanie oferty oraz działania przedumowne. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla zapytań przedumownych lub umownych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla ogólnej komunikacji i realizacji uzasadnionych zapytań.

Zapytania kontaktowe są usuwane, gdy tylko przestają być potrzebne do ich obsługi, o ile nie istnieją ustawowe obowiązki przechowywania, dokumentacja umowna lub uzasadnione interesy przemawiające za dalszym przechowywaniem.

Zapytania demo można również przesyłać na adres mail@boothdock.eu.

7. Konta operatorów i BoothDock Hub

W BoothDock Hub dla operatorów i członków zespołu przewidywane jest przetwarzanie danych konta, umowy i użytkowania. Mogą to być: imię i nazwisko, adres e-mail, firma, rola/uprawnienia, dane logowania, zdarzenia bezpieczeństwa, status licencji, zarezerwowane pakiety, ustawienia, dane klientów i eventów oraz techniczne dane protokołowe.

Celami są: udostępnienie Huba, uwierzytelnianie, zarządzanie rolami i uprawnieniami, przygotowanie eventów, synchronizacja, wsparcie, bezpieczeństwo działania, zarządzanie licencjami i rozliczenia. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla realizacji umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla obowiązków ustawowych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i działania produktu.

8. BoothDock Studio na komputerze eventowym

BoothDock Studio jest przewidziany jako aplikacja desktopowa na komputer eventowy. Lokalnie mogą tam być przetwarzane: zdjęcia, filmy, dane sesji, dane wydruku, indeks galerii, kolejki uploadu, status kamery/drukarki, komunikaty o błędach oraz status synchronizacji.

Jeśli Studio synchronizuje dane z Hubem, następuje to w celu realizacji umowy z operatorem, a w przypadku danych eventowych i medialnych - na zlecenie danego operatora. Operator pozostaje odpowiedzialny za to, aby dla zdjęć, danych eventu i informacji o gościach istniała odpowiednia podstawa prawna oraz przejrzysta informacja wobec osób, których dane dotyczą.

9. BoothDock Gallery i prywatne galerie QR

BoothDock Gallery udostępnia prywatne linki do galerii dla klientów i gości. Przetwarzane mogą być: zdjęcia, filmy, miniatury, nazwy plików, znaczniki czasu, nazwa eventu, kod galerii, status pobrania/udostępnienia, techniczne dane dostępu, adres IP, informacje o przeglądarce oraz, w razie potrzeby, dobrowolne dane takie jak imię i nazwisko lub adres e-mail, jeśli operator aktywuje takie funkcje.

Galerie są przewidziane jako prywatne linki, a nie jako publicznie indeksowane strony zbiorcze. Podstawę prawną udostępnienia wobec gości określa co do zasady dany operator. BoothDock przetwarza te dane co do zasady jako podmiot przetwarzający.

10. Rozliczenia, podatki i księgowość

W przypadku odpłatnego korzystania z BoothDock mogą być przetwarzane dane rozliczeniowe, płatnicze i umowne. Mogą to być: imię i nazwisko, adres, firma, adres e-mail, zakres usług, numery faktur, status płatności oraz dane istotne podatkowo.

Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla realizacji umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla ustawowych obowiązków przechowywania i dokumentacji.

11. Odbiorcy i usługodawcy

Dane osobowe są przekazywane wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do działania, realizacji umowy, wsparcia, bezpieczeństwa, rozliczeń lub obowiązków ustawowych.

• IONOS SE - w zakresie hostingu, domen, SSL oraz usług e-mail lub infrastrukturalnych.
• GitHub - w zakresie zarządzania kodem źródłowym i procesów wdrożeniowych; produkcyjne dane eventowe i medialne nie powinny być tam przechowywane.
• Ewentualni, wdrażani później usługodawcy płatniczy, wsparcia, monitoringu lub e-mail, o ile jest to niezbędne dla działania usługi.
• Organy władzy, doradztwo podatkowe lub prawne, o ile jest to wymagane ustawowo lub konieczne do dochodzenia roszczeń.

12. Przekazywanie danych do państw trzecich

BoothDock jest projektowany z myślą o przetwarzaniu bliskim UE/Niemcom. Zgodnie z architekturą docelową dane eventowe i medialne nie mają być świadomie przekazywane do państw trzecich spoza UE/EOG.

O ile pojedynczy usługodawcy przetwarzają dane poza UE/EOG lub dostępu z państw trzecich nie można wykluczyć, następuje to wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, na przykład decyzji o adekwatności, standardowych klauzul umownych UE lub porównywalnych mechanizmów ochrony danych.

13. Okres przechowywania i koncepcja usuwania

Dane są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne dla danego celu lub jak wynika to z obowiązków ustawowych.

• Logi serwera strony: wyłącznie dla działania, bezpieczeństwa i analizy błędów; konkretne terminy zależą od konfiguracji hostingu.
• Zapytania kontaktowe i demo: do zakończenia obsługi, później w razie potrzeby dla pytań uzupełniających lub obowiązków dowodowych.
• Konta operatorów i dane umowne: przez czas trwania umowy, a następnie zgodnie z ustawowymi terminami przechowywania.
• Dane rozliczeniowe i księgowe: zgodnie z ustawowymi obowiązkami przechowywania.
• Dane eventowe i medialne: zgodnie z konfiguracją operatora; celem jest jasny termin wygaśnięcia i usunięcia dla każdego eventu/galerii.
• Kopie zapasowe: ograniczone czasowo i nieprzewidziane jako trwałe archiwum dla usuniętych danych eventowych.

14. Bezpieczeństwo i środki techniczne

BoothDock jest eksploatowany ze środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiednimi do danego ryzyka. W architekturze docelowej należą do nich w szczególności: szyfrowanie TLS, dostęp oparty na rolach, prywatne linki do galerii, oddzielone obszary operatorów, rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa, ograniczenie dostępu dla wsparcia, kopie zapasowe, procesy usuwania oraz zminimalizowane rejestrowanie danych.

Dostęp do danych eventowych lub medialnych przez BoothDock następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym dla działania, wsparcia, bezpieczeństwa lub na polecenie operatora.

15. Zautomatyzowane decyzje

BoothDock nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO i nie tworzy profilowania gości, klientów ani operatorów.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane dotyczą, mają zgodnie z RODO prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. O ile przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgoda może zostać w każdej chwili wycofana ze skutkiem na przyszłość.

Zapytania można kierować na adres daniel@photobox-heinsberg.de. W przypadku danych eventowych, danych gości lub danych medialnych operatora może być konieczne przekazanie zapytania danemu operatorowi lub uzgodnienie go z nim, ponieważ to on jest administratorem tego przetwarzania.

17. Prawo do wniesienia skargi

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Dla siedziby administratora właściwy jest w szczególności Krajowy Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen), dostępny pod adresem: https://www.ldi.nrw.de/.

18. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności jest dostosowywana, gdy zmieniają się funkcje, wykorzystywani usługodawcy, domeny, terminy przechowywania lub podstawy prawne. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem https://boothdock.eu/pl/polityka-prywatnosci/.