Polityka prywatności

1. Administrator danych

Daniel Rau
działający pod marką BoothDock
jednoosobowa działalność gospodarcza prowadzona dodatkowo (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
korzystający z niemieckiej regulacji dla drobnych przedsiębiorców zgodnie z § 19 UStG
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Niemcy

Kontakt w sprawach ochrony danych: support@boothdock.eu
Telefon: +49 2451 9017128

Inspektor ochrony danych nie został obecnie wyznaczony. Zapytania dotyczące ochrony danych można kierować bezpośrednio na powyższy adres kontaktowy.

2. Zakres obowiązywania i role

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje dla strony internetowej pod adresem boothdock.eu, dla kontaktów demo i wsparcia, a także dla planowanej architektury produktowej BoothDock, obejmującej BoothDock Studio, BoothDock Hub pod adresem https://boothdock.cloud oraz BoothDock Gallery.

Dla strony internetowej, zapytań demo, kont operatorów, zarządzania licencjami, wsparcia i rozliczeń administratorem danych jest BoothDock. W przypadku danych eventowych, danych klientów, gości i mediów, które operatorzy fotobudek przetwarzają w Hubie, w Studio lub w Gallery, BoothDock działa co do zasady jako podmiot przetwarzający. Administratorem wobec gości, klientów eventowych i innych osób, których dane dotyczą, jest wówczas dany operator fotobudki. Z operatorami przewidziana jest w tym celu umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO.

Dla tego powierzenia przetwarzania przewidziane są przed produkcyjnym wdrożeniem: umowa powierzenia przetwarzania danych, przegląd stosowanych podpowierzeń oraz środki techniczne i organizacyjne.

3. Zasady przetwarzania

BoothDock jest budowany zgodnie z zasadami ograniczenia celu, minimalizacji danych, ograniczenia dostępu, ograniczenia przechowywania i poufności. Prywatne linki do galerii, uprawnienia ról, terminy usuwania i przejrzysty status uploadu/synchronizacji są częścią architektury docelowej.

Zdjęcia i filmy mogą zawierać dane osobowe i w pojedynczych przypadkach mogą ujawniać szczególne kategorie danych osobowych. BoothDock nie analizuje takich cech w sposób zautomatyzowany, nie prowadzi rozpoznawania twarzy i nie tworzy profilowania gości.

Jeśli operatorzy przetwarzają media eventowe, z których mogą wynikać szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, operatorzy muszą samodzielnie zweryfikować odpowiednią podstawę prawną, informacje przekazywane na evencie oraz własne procesy zgody i usuwania. BoothDock udostępnia w tym zakresie platformę techniczną i nie analizuje takich cech.

4. Strona internetowa i logi serwera

Podczas korzystania ze strony internetowej przetwarzane są technicznie niezbędne dane połączenia. Mogą to być: adres IP, data i godzina wywołania, żądany plik, status HTTP, przesłana ilość danych, referrer oraz informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym.

Celem jest bezpieczne działanie strony, analiza błędów oraz ochrona przed nadużyciami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest stabilne i bezpieczne działanie strony. Strona jest hostowana przez IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Niemcy.

Strona marketingowa nie wykorzystuje plików cookie marketingowych. Na stronie głównej osadzony jest formularz kontaktowy; punkt 6 opisuje, jakie dane są przy tym przetwarzane.

Do anonimowego pomiaru ruchu wykorzystywana jest samodzielnie hostowana, otwartoźródłowa usługa analityki internetowej Umami (działająca na naszej własnej infrastrukturze pod adresem stats.boothdock.eu, bez przekazywania danych podmiotom trzecim). Ten sam bezplikowy pomiar ruchu działa w ten sam sposób również w BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami działa całkowicie bez plików cookie: żadne pliki cookie nie są ustawiane, nie następuje rozpoznawanie między urządzeniami i nie tworzy się profili poszczególnych odwiedzających. Gromadzone są zagregowane wartości, takie jak odwiedzone strony, referrer, kraj/region wywnioskowane w przybliżeniu z adresu IP oraz rodzaj używanej przeglądarki i urządzenia. Adres IP jest przetwarzany wyłącznie przejściowo w celu wywnioskowania przybliżonej lokalizacji i nie jest przechowywany. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w analizowaniu korzystania ze strony w celu ulepszania oferty). Ponieważ nie jest ustawiany żaden plik cookie śledzący i nie następuje rozpoznawanie między urządzeniami, zgodnie z przeważającym poglądem odrębna zgoda na podstawie § 25 niemieckiej ustawy TDDDG nie jest wymagana.

Dodatkowo – wyłącznie za Państwa zgodą – korzystamy z Microsoft Clarity, usługi Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia, oraz Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Clarity rejestruje sposób korzystania z tej witryny – ruchy myszy, przewijanie, kliknięcia, odwiedzane strony, typ przeglądarki i urządzenia oraz adres IP – i tworzy z tego odtworzenia pojedynczych sesji oraz zbiorcze analizy, takie jak mapy ciepła. Jedynym celem jest wykrywanie problemów z obsługą, na przykład w którym miejscu formularza odwiedzający rezygnują. Według Microsoftu dane wpisywane w pola formularzy są domyślnie maskowane. Clarity ustawia dwa pliki cookie (_clck, okres do jednego roku; _clsk, okres jednego dnia) i przekazuje dane do Microsoftu, także do USA. Podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z paragrafem 25 ust. 1 TDDDG. Bez zgody Clarity nie jest ładowany i nie następuje żadne przekazanie. Zgodę można w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość, korzystając z odnośnika „Ustawienia ciasteczek” na dole strony. Więcej informacji znajdą Państwo w oświadczeniu o ochronie prywatności Microsoftu.

5. Pliki cookie i przechowywanie lokalne

Pliki cookie, które nie są niezbędne, są na stronie marketingowej ustawiane wyłącznie po Państwa wyraźnej zgodzie. Przy pierwszej wizycie pojawia się komunikat z równorzędnymi przyciskami akceptacji i odmowy; bez akceptacji nie jest ładowana żadna usługa ustawiająca takie pliki. Obecnie dotyczy to wyłącznie opisanego w punkcie 4 nagrywania sesji za pomocą Microsoft Clarity (pliki _clck i _clsk). Anonimowy pomiar zasięgu za pomocą Umami nadal nie ustawia plików cookie i działa niezależnie od tej decyzji. Państwa decyzja jest zapisywana lokalnie w przeglądarce i można ją w każdej chwili zmienić poprzez „Ustawienia ciasteczek” na dole strony.

Na stronie marketingowej dla formularza kontaktowego ustawiany jest technicznie niezbędny plik cookie sesji (ochrona przed nadużyciem przy wysyłce, ochrona CSRF); nie zawiera on treści wiadomości i nie służy do rozpoznawania użytkownika. W BoothDock Hub oraz w prywatnych galeriach mogą być stosowane technicznie niezbędne pliki cookie lub porównywalne technologie przechowywania, na przykład do obsługi sesji logowania, funkcji bezpieczeństwa, ochrony CSRF, ustawień językowych lub udostępniania wyraźnie żądanej usługi. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO oraz, w stosownych przypadkach, § 25 ust. 2 niemieckiej ustawy TDDDG.

6. Zapytania demo, e-mail i wsparcie

W przypadku kontaktu przez e-mail, formularz kontaktowy lub czat wsparcia przetwarzane są przekazane dane. Mogą to być: imię i nazwisko, firma, strona internetowa, numer telefonu, adres e-mail, liczba fotobudek, typowe eventy, pytania techniczne oraz treść wiadomości.

Celami są: obsługa zapytania, przygotowanie demo, komunikacja, przygotowanie oferty oraz działania przedumowne. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla zapytań przedumownych lub umownych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla ogólnej komunikacji i realizacji uzasadnionych zapytań.

Formularz kontaktowy i czat wsparcia są zabezpieczone przed automatycznymi nadużyciami przez Cloudflare Turnstile (wykrywanie botów bez klasycznej captchy), ukryte pole typu honeypot, minimalny czas wypełniania oraz limit liczby zgłoszeń na sesję; patrz punkt 11 w sprawie Cloudflare jako odbiorcy danych.

Zapytania kontaktowe są usuwane, gdy tylko przestają być potrzebne do ich obsługi, o ile nie istnieją ustawowe obowiązki przechowywania, dokumentacja umowna lub uzasadnione interesy przemawiające za dalszym przechowywaniem.

Zapytania demo można również przesyłać na adres mail@boothdock.eu.

7. Konta operatorów i BoothDock Hub

W BoothDock Hub dla operatorów i członków zespołu przewidywane jest przetwarzanie danych konta, umowy i użytkowania. Mogą to być: imię i nazwisko, adres e-mail, firma, rola/uprawnienia, dane logowania, zdarzenia bezpieczeństwa, status licencji, zarezerwowane pakiety, ustawienia, dane klientów i eventów oraz techniczne dane protokołowe.

Celami są: udostępnienie Huba, uwierzytelnianie, zarządzanie rolami i uprawnieniami, przygotowanie eventów, synchronizacja, wsparcie, bezpieczeństwo działania, zarządzanie licencjami i rozliczenia. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla realizacji umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla obowiązków ustawowych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i działania produktu.

8. BoothDock Studio na komputerze eventowym

BoothDock Studio jest przewidziany jako aplikacja desktopowa na komputer eventowy. Lokalnie mogą tam być przetwarzane: zdjęcia, filmy, dane sesji, dane wydruku, indeks galerii, kolejki uploadu, status kamery/drukarki, komunikaty o błędach oraz status synchronizacji.

Jeśli Studio synchronizuje dane z Hubem, następuje to w celu realizacji umowy z operatorem, a w przypadku danych eventowych i medialnych — na zlecenie danego operatora. Operator pozostaje odpowiedzialny za to, aby dla zdjęć, danych eventu i informacji o gościach istniała odpowiednia podstawa prawna oraz przejrzysta informacja wobec osób, których dane dotyczą.

9. BoothDock Gallery i prywatne galerie QR

BoothDock Gallery udostępnia prywatne linki do galerii dla klientów i gości. Przetwarzane mogą być: zdjęcia, filmy, miniatury, nazwy plików, znaczniki czasu, nazwa eventu, kod galerii, status pobrania/udostępnienia, techniczne dane dostępu, adres IP, informacje o przeglądarce oraz, w razie potrzeby, dobrowolne dane takie jak imię i nazwisko lub adres e-mail, jeśli operator aktywuje takie funkcje.

Galerie są przewidziane jako prywatne linki, a nie jako publicznie indeksowane strony zbiorcze. Podstawę prawną udostępnienia wobec gości określa co do zasady dany operator. BoothDock przetwarza te dane co do zasady jako podmiot przetwarzający.

10. Rozliczenia, podatki i księgowość

W przypadku odpłatnego korzystania z BoothDock mogą być przetwarzane dane rozliczeniowe, płatnicze i umowne. Mogą to być: imię i nazwisko, adres, firma, adres e-mail, zakres usług, numery faktur, status płatności oraz dane istotne podatkowo.

Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla realizacji umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla ustawowych obowiązków przechowywania i dokumentacji.

11. Odbiorcy i usługodawcy

Dane osobowe są przekazywane wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne do działania, realizacji umowy, wsparcia, bezpieczeństwa, rozliczeń lub obowiązków ustawowych.

• IONOS SE — w zakresie hostingu, domen, SSL oraz usług e-mail lub infrastrukturalnych.
• IONOS SE (AI Model Hub, centrum danych w Berlinie) — dla opcjonalnego czatu wsparcia wspomaganego przez AI; przetwarza wyłącznie tekst wprowadzonej wiadomości czatu w celu wygenerowania automatycznej odpowiedzi.
• Cloudflare, Inc. — dla ochrony Turnstile przed botami w formularzu kontaktowym i czacie wsparcia; sprawdza odpowiedź widgetu, nie ustawia plików cookie śledzących i nie tworzy profili użytkowników.
• GitHub — w zakresie zarządzania kodem źródłowym i procesów wdrożeniowych; produkcyjne dane eventowe i medialne nie powinny być tam przechowywane.
• Ewentualni, wdrażani później usługodawcy płatniczy, wsparcia, monitoringu lub e-mail, o ile jest to niezbędne dla działania usługi.
• Organy władzy, doradztwo podatkowe lub prawne, o ile jest to wymagane ustawowo lub konieczne do dochodzenia roszczeń.
• Microsoft Ireland Operations Limited i Microsoft Corporation w zakresie nagrywania sesji za pomocą Microsoft Clarity – tylko jeśli wyrazili Państwo zgodę (zob. punkt 4).

Opcjonalny czat wsparcia AI (na tej stronie oraz w BoothDock Hub) wysyła tekst wprowadzonej wiadomości czatu do API IONOS AI Model Hub (centrum danych w Berlinie, UE) w celu wygenerowania automatycznej odpowiedzi. Przetwarzana jest wyłącznie treść czatu, nigdy dane eventowe, dane gości ani dane medialne. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w szybkim udzielaniu odpowiedzi na zapytania). Funkcję można w każdej chwili centralnie wyłączyć.

12. Przekazywanie danych do państw trzecich

BoothDock jest projektowany z myślą o przetwarzaniu bliskim UE/Niemcom. Zgodnie z architekturą docelową dane eventowe i medialne nie mają być świadomie przekazywane do państw trzecich spoza UE/EOG.

O ile pojedynczy usługodawcy przetwarzają dane poza UE/EOG lub dostępu z państw trzecich nie można wykluczyć, następuje to wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, na przykład decyzji o adekwatności, standardowych klauzul umownych UE lub porównywalnych mechanizmów ochrony danych.

Świadome przekazanie do USA następuje obecnie wyłącznie przy opisanym w punkcie 4 nagrywaniu sesji za pomocą Microsoft Clarity, i również tam tylko wtedy, gdy wyrazili Państwo zgodę. Microsoft posiada certyfikat w ramach EU-US Data Privacy Framework; uzupełniająco obowiązują standardowe klauzule umowne UE. Bez Państwa zgody usługa nie jest ładowana, więc nie dochodzi też do przekazania.

13. Okres przechowywania i koncepcja usuwania

Dane są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne dla danego celu lub jak wynika to z obowiązków ustawowych.

• Logi serwera strony: wyłącznie dla działania, bezpieczeństwa i analizy błędów; konkretne terminy zależą od konfiguracji hostingu.
• Zapytania kontaktowe i demo: do zakończenia obsługi, później w razie potrzeby dla pytań uzupełniających lub obowiązków dowodowych.
• Konta operatorów i dane umowne: przez czas trwania umowy, a następnie zgodnie z ustawowymi terminami przechowywania.
• Dane rozliczeniowe i księgowe: zgodnie z ustawowymi obowiązkami przechowywania.
• Dane eventowe i medialne: zgodnie z konfiguracją operatora; celem jest jasny termin wygaśnięcia i usunięcia dla każdego eventu/galerii.
• Kopie zapasowe: ograniczone czasowo i nieprzewidziane jako trwałe archiwum dla usuniętych danych eventowych.

14. Bezpieczeństwo i środki techniczne

BoothDock jest eksploatowany ze środkami technicznymi i organizacyjnymi odpowiednimi do danego ryzyka. W architekturze docelowej należą do nich w szczególności: szyfrowanie TLS, dostęp oparty na rolach, prywatne linki do galerii, oddzielone obszary operatorów, rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa, ograniczenie dostępu dla wsparcia, kopie zapasowe, procesy usuwania oraz zminimalizowane rejestrowanie danych.

Dostęp do danych eventowych lub medialnych przez BoothDock następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym dla działania, wsparcia, bezpieczeństwa lub na polecenie operatora.

15. Zautomatyzowane decyzje

BoothDock nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO i nie tworzy profilowania gości, klientów ani operatorów.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane dotyczą, mają zgodnie z RODO prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. O ile przetwarzanie opiera się na zgodzie, zgoda może zostać w każdej chwili wycofana ze skutkiem na przyszłość.

Zapytania można kierować na adres support@boothdock.eu. W przypadku danych eventowych, danych gości lub danych medialnych operatora może być konieczne przekazanie zapytania danemu operatorowi lub uzgodnienie go z nim, ponieważ to on jest administratorem tego przetwarzania.

17. Prawo do wniesienia skargi

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych. Dla siedziby administratora właściwy jest w szczególności Krajowy Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen), dostępny pod adresem: https://www.ldi.nrw.de/.

18. Zmiany niniejszej polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności jest dostosowywana, gdy zmieniają się funkcje, wykorzystywani usługodawcy, domeny, terminy przechowywania lub podstawy prawne. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem https://boothdock.eu/pl/polityka-prywatnosci/.