Zásady ochrany osobných údajov

1. Prevádzkovateľ

Daniel Rau
pôsobiaci pod značkou BoothDock
Živnostník, vedľajšia činnosť (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Režim malého podnikateľa podľa § 19 UStG (nemecký zákon o DPH)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germany

Kontakt pre otázky ochrany osobných údajov: support@boothdock.eu
Telefón: +49 2451 9017128

Momentálne nebola vymenovaná zodpovedná osoba na ochranu osobných údajov. Otázky týkajúce sa ochrany osobných údajov je možné zaslať priamo na uvedenú kontaktnú adresu.

2. Rozsah a úlohy

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa vzťahuje na webovú stránku boothdock.eu, na kontakty súvisiace s demo a podporou, a na plánovanú produktovú architektúru BoothDocku pozostávajúcu z BoothDock Studio, BoothDock Hub na adrese https://boothdock.cloud a BoothDock Gallery.

Pri webovej stránke, žiadostiach o demo, účtoch prevádzkovateľov, správe licencií, podpore a fakturácii vystupuje BoothDock ako prevádzkovateľ (správca) údajov. Pri údajoch o podujatiach, zákazníkoch, hosťoch a médiách, ktoré prevádzkovatelia fotoboxov spracovali v Hube, v Studiu alebo v Gallery, vystupuje BoothDock spravidla ako sprostredkovateľ. Príslušný prevádzkovateľ fotoboxu zostáva prevádzkovateľom voči hosťom, zákazníkom podujatia a ostatným dotknutým osobám. Na tento účel sa plánuje s prevádzkovateľmi uzavrieť zmluvu o spracúvaní údajov (ZoSÚ) podľa čl. 28 GDPR.

Pre tento vzťah sprostredkovateľa sa pred produktívnym použitím plánuje zmluva o spracúvaní údajov, prehľad použitých subdodávateľov (sub-processorov) a technické a organizačné opatrenia.

3. Zásady spracúvania

BoothDock je budovaný okolo zásad obmedzenia účelu, minimalizácie údajov, obmedzenia prístupu, obmedzenia uchovávania a dôvernosti. Súkromné odkazy na galérie, oprávnenia založené na rolách, lehoty vymazania a sledovateľný stav nahrávania/synchronizácie sú súčasťou cieľovej architektúry.

Fotografie a videá môžu obsahovať osobné údaje a v jednotlivých prípadoch môžu odhaliť osobitné kategórie osobných údajov. BoothDock takéto charakteristiky automaticky neanalyzuje, nevykonáva rozpoznávanie tváre a nevytvára profilovanie hostí.

Ak prevádzkovatelia spracúvajú médiá z podujatí, z ktorých je možné odvodiť osobitné kategórie osobných údajov podľa čl. 9 GDPR, prevádzkovatelia musia posúdiť vhodný právny základ, poskytnúť informácie na podujatí a zaviesť vlastné postupy súhlasu a vymazania. BoothDock na tento účel poskytuje technickú platformu a takéto charakteristiky nevyhodnocuje.

4. Webová stránka a záznamy servera

Pri prístupe na webovú stránku sa spracúvajú technicky nevyhnutné údaje o pripojení. Môžu zahŕňať IP adresu, dátum a čas prístupu, požadovaný súbor, stav HTTP, množstvo prenesených údajov, referrer a informácie o prehliadači a operačnom systéme.

Účelom je bezpečná prevádzka, analýza chýb a ochrana proti zneužitiu. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Oprávneným záujmom je stabilná a bezpečná prevádzka webovej stránky. Webovú stránku hostuje IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Nemecko.

Marketingová webová stránka nepoužíva marketingové súbory cookie. Na domovskej stránke je vložený kontaktný formulár; sekcia 6 popisuje, aké údaje sa pri ňom spracúvajú.

Na anonymné meranie návštevnosti sa používa samostatne hostovaná, open-source webová analytická služba Umami (prevádzkovaná na vlastnej infraštruktúre na stats.boothdock.eu, žiadne údaje sa nezdieľajú s tretími stranami). Rovnaké meranie návštevnosti bez súborov cookie funguje rovnako aj v BoothDock Hube (boothdock.cloud). Umami funguje úplne bez súborov cookie: neukladajú sa žiadne súbory cookie, nedochádza k rozpoznávaniu naprieč zariadeniami a nevytvárajú sa profily jednotlivých návštevníkov. Zbierajú sa agregované hodnoty, ako sú zobrazené stránky, referrer, krajina/región odvodené približne z IP adresy, a typ prehliadača a zariadenia. IP adresa sa spracúva len prechodne na odvodenie približnej polohy a neukladá sa. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na analýze používania webovej stránky s cieľom zlepšiť ponuku). Keďže sa neukladá žiadny sledovací súbor cookie a nedochádza k rozpoznávaniu naprieč zariadeniami, podľa prevažujúceho názoru sa nevyžaduje osobitný súhlas podľa § 25 TDDDG.

5. Súbory cookie a lokálne úložisko

Marketingová webová stránka momentálne neukladá žiadne nepodstatné súbory cookie - vyššie opísané meranie návštevnosti tiež neukladá súbory cookie. Ak by v budúcnosti boli zavedené marketingové alebo súbory cookie tretích strán, stane sa tak len po získaní predchádzajúceho súhlasu, ak sa taký súhlas vyžaduje.

Na marketingovej webovej stránke sa pre kontaktný formulár ukladá technicky nevyhnutný súbor cookie relácie (ochrana pred zneužívajúcim odosielaním, ochrana CSRF); neobsahuje obsah správy a nepoužíva sa na rozpoznávanie. V BoothDock Hube a v súkromných galériách sa môžu používať technicky nevyhnutné súbory cookie alebo porovnateľné technológie ukladania, napríklad pre prihlasovacie relácie, bezpečnostné funkcie, ochranu CSRF, jazykové nastavenia alebo na poskytnutie služby výslovne požadovanej používateľom. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) alebo f) GDPR a prípadne § 25 ods. 2 TDDDG.

6. Žiadosti o demo, e-mail a podpora

Pri kontakte e-mailom, kontaktným formulárom alebo chatom podpory sa spracúvajú zadané informácie. Môžu zahŕňať meno, firmu, webovú stránku, telefónne číslo, e-mailovú adresu, počet fotoboxov, typické podujatia, technické otázky a obsah správy.

Účelom je vybavenie žiadosti, príprava dema, komunikácia, príprava cenovej ponuky a predzmluvné opatrenia. Právnymi základmi sú čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR pre predzmluvné alebo zmluvné žiadosti a čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR pre všeobecnú komunikáciu a vybavovanie oprávnených žiadostí.

Kontaktný formulár a chat podpory sú chránené proti automatizovanému zneužitiu pomocou Cloudflare Turnstile (detekcia robotov bez klasickej captchy), skrytého honeypot poľa, minimálneho času vyplnenia a limitu frekvencie na reláciu; k Cloudflare ako príjemcovi pozri sekciu 11.

Kontaktné žiadosti sa vymažú, hneď ako už nie sú potrebné na vybavenie, pokiaľ zákonné povinnosti uchovávania, dokumentácia zmluvy alebo oprávnené záujmy nevyžadujú dlhšie uchovávanie.

Žiadosti o demo je možné zaslať aj na mail@boothdock.eu.

7. Účty prevádzkovateľov a BoothDock Hub

V BoothDock Hube sa pravdepodobne spracúvajú údaje o účtoch, zmluvách a používaní prevádzkovateľov a členov tímu. Môžu zahŕňať meno, e-mailovú adresu, firmu, rolu/oprávnenia, prihlasovacie údaje, bezpečnostné udalosti, stav licencie, zakúpené balíky, nastavenia, údaje o zákazníkoch a podujatiach a technické záznamové údaje.

Účelom je poskytovanie Hubu, autentifikácia, správa rolí a oprávnení, príprava podujatí, synchronizácia, podpora, prevádzková bezpečnosť, správa licencií a fakturácia. Právnymi základmi sú čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR pre plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR pre zákonné povinnosti a čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR pre bezpečnosť, odhaľovanie zneužitia a prevádzku produktu.

8. BoothDock Studio na PC na podujatí

BoothDock Studio je navrhnuté ako desktopová aplikácia pre PC na podujatí. Tam sa môžu lokálne spracúvať fotografie, videá, údaje o relácii, tlačové údaje, index galérie, fronty nahrávania, stav kamery/tlačiarne, chybové hlásenia a stav synchronizácie.

Pokiaľ Studio synchronizuje údaje s Hubom, deje sa tak na účely plnenia zmluvy s prevádzkovateľom a pri údajoch o podujatiach a médiách v mene príslušného prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ zostáva zodpovedný za zabezpečenie vhodného právneho základu a transparentnej informovanosti dotknutých osôb v súvislosti s fotografiami, údajmi o podujatí a informáciami o hosťoch.

9. BoothDock Gallery a súkromné QR galérie

BoothDock Gallery poskytuje súkromné odkazy na galérie pre zákazníkov a hostí. Môže to zahŕňať spracúvanie fotografií, videí, náhľadov, názvov súborov, časových značiek, názvu podujatia, kódu galérie, stavu sťahovania/uvoľnenia, technických prístupových údajov, IP adresy, informácií o prehliadači a - ak to prevádzkovateľ povolí - voliteľných dobrovoľne poskytnutých údajov, ako je meno alebo e-mailová adresa.

Galérie sú navrhnuté ako súkromné odkazy, nie ako verejne indexované zbierkové stránky. Právny základ pre ich sprístupnenie hosťom spravidla určuje príslušný prevádzkovateľ. BoothDock tieto údaje spravidla spracúva ako sprostredkovateľ.

10. Fakturácia, dane a účtovníctvo

Pri platenom používaní BoothDocku sa môžu spracúvať fakturačné, platobné a zmluvné údaje. Môžu zahŕňať meno, adresu, firmu, e-mailovú adresu, rozsah služieb, čísla faktúr, stav platby a daňovo relevantné informácie.

Právnymi základmi sú čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR pre plnenie zmluvy a čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR pre zákonné povinnosti uchovávania a dokumentácie.

11. Príjemcovia a poskytovatelia služieb

Osobné údaje sa poskytujú len vtedy, ak je to nevyhnutné pre prevádzku, plnenie zmluvy, podporu, bezpečnosť, fakturáciu alebo zákonné povinnosti.

• IONOS SE pre hosting, domény, SSL, e-mail a infraštruktúrne služby.
• IONOS SE (AI Model Hub, dátové centrum v Berlíne) pre voliteľný chat podpory s asistenciou AI - spracúva len text zadanej chatovej správy na účely generovania automatickej odpovede.
• Cloudflare, Inc. pre ochranu proti robotom Turnstile v kontaktnom formulári a chate podpory - overuje odpoveď widgetu, neukladá sledovacie súbory cookie a nevytvára profily používateľov.
• GitHub pre správu zdrojového kódu a procesy nasadzovania (deployment); produktívne údaje o podujatiach a médiách sa tam nemajú ukladať.
• Voliteľní poskytovatelia platobných, podporných, monitorovacích alebo e-mailových služieb zavedení neskôr, ak je to potrebné pre prevádzku.
• Úrady, daňoví poradcovia alebo právni zástupcovia, ak je to zákonom vyžadované alebo potrebné na uplatnenie právnych nárokov.

Voliteľný chat podpory s AI (na tejto webovej stránke a v BoothDock Hube) posiela text zadanej chatovej správy do API IONOS AI Model Hub (dátové centrum v Berlíne, EÚ) na účely generovania automatickej odpovede. Spracúva sa iba obsah chatu, nikdy údaje o podujatiach, hosťoch alebo médiách. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem na rýchlom zodpovedaní žiadostí). Funkciu je možné kedykoľvek centrálne deaktivovať.

12. Prenosy do tretích krajín

BoothDock je navrhnutý na spracúvanie zamerané na EÚ/Nemecko. Podľa cieľovej architektúry sa údaje o podujatiach a médiách zámerne neprenášajú do tretích krajín mimo EÚ/EHP.

Ak jednotliví poskytovatelia služieb spracúvajú údaje mimo EÚ/EHP, alebo ak nemožno vylúčiť prístup z tretích krajín, deje sa tak len na základe primeraných záruk, napríklad rozhodnutia o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek EÚ alebo porovnateľných mechanizmov ochrany údajov.

13. Lehoty uchovávania a koncept vymazávania

Údaje sa uchovávajú len tak dlho, ako je to potrebné na daný účel alebo ako to vyžadujú zákonné povinnosti.

• Záznamy servera webovej stránky: len na prevádzku, bezpečnosť a analýzu chýb; konkrétne lehoty závisia od konfigurácie hostingu.
• Kontaktné a demo žiadosti: do konečného vybavenia a následne podľa potreby pre doplňujúce otázky alebo povinnosti dokumentácie.
• Účty prevádzkovateľov a zmluvné údaje: počas trvania zmluvy a následne podľa zákonných lehôt uchovávania.
• Fakturačné a účtovné údaje: v súlade so zákonnými povinnosťami uchovávania.
• Údaje o podujatiach a médiách: podľa konfigurácie prevádzkovateľa; cieľom je jasná lehota platnosti a vymazania pre každé podujatie/galériu.
• Zálohy: časovo obmedzené a nie sú určené ako trvalý archív pre vymazané údaje o podujatiach.

14. Bezpečnosť a technické opatrenia

BoothDock je prevádzkovaný s technickými a organizačnými opatreniami primeranými danému riziku. V cieľovej architektúre patrí medzi ne najmä šifrovanie TLS, prístup založený na rolách, súkromné odkazy na galérie, oddelené oblasti prevádzkovateľov, zaznamenávanie bezpečnostne relevantných udalostí, obmedzenia prístupu pre podporu, zálohy, procesy vymazávania a záznamy s minimalizáciou údajov.

Prístup k údajom o podujatiach alebo médiách zo strany BoothDocku sa uskutočňuje len vtedy, ak je to nevyhnutné pre prevádzku, podporu, bezpečnosť alebo na pokyn prevádzkovateľa.

15. Automatizované rozhodovanie

BoothDock nevykonáva automatizované rozhodovanie v zmysle čl. 22 GDPR a nevytvára profilovanie hostí, zákazníkov ani prevádzkovateľov.

16. Práva dotknutých osôb

Dotknuté osoby majú podľa GDPR právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov a namietanie. Ak je spracúvanie založené na súhlase, tento súhlas je možné kedykoľvek s účinkom do budúcnosti odvolať.

Žiadosti je možné zaslať na support@boothdock.eu. Pri údajoch o podujatiach, hosťoch alebo médiách patriacich prevádzkovateľovi môže byť potrebné žiadosť postúpiť príslušnému prevádzkovateľovi alebo ju s ním zosúladiť, keďže prevádzkovateľ je pre toto spracúvanie prevádzkovateľom (správcom) údajov.

17. Právo podať sťažnosť

Dotknuté osoby majú právo podať sťažnosť dozornému úradu na ochranu osobných údajov. Pre miesto sídla prevádzkovateľa je príslušným úradom Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Krajinská splnomocnenkyňa pre ochranu údajov a slobodu informácií Severného Porýnia-Vestfálska): https://www.ldi.nrw.de/.

18. Zmeny tohto vyhlásenia o ochrane osobných údajov

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa bude aktualizovať vždy, keď sa zmenia funkcie, používaní poskytovatelia služieb, domény, lehoty uchovávania alebo právne základy. Aktuálna verzia je dostupná na https://boothdock.eu/sk/privacy/.