Politica de confidențialitate

1. Operator de date

Daniel Rau
operând sub numele BoothDock
Întreprindere individuală, activitate secundară (Einzelunternehmen im Nebenerwerb)
Regimul micilor întreprinderi conform § 19 UStG (Legea germană a TVA)
Herrweg 7
52511 Geilenkirchen
Germany

Contact pentru întrebări privind confidențialitatea: support@boothdock.eu
Telefon: +49 2451 9017128

În prezent nu a fost numit un responsabil cu protecția datelor. Întrebările privind confidențialitatea pot fi trimise direct la adresa de contact de mai sus.

2. Domeniu de aplicare și roluri

Această notă de confidențialitate se aplică website-ului de la boothdock.eu, contactelor pentru demonstrații și asistență, precum și arhitecturii de produs planificate a BoothDock, formată din BoothDock Studio, BoothDock Hub la https://boothdock.cloud și BoothDock Gallery.

Pentru website, cererile de demonstrație, conturile de operator, gestionarea licențelor, asistență și facturare, BoothDock acționează ca operator de date. Pentru datele de eveniment, client, invitat și media pe care operatorii de cabine foto le-au prelucrat în Hub, în Studio sau în Gallery, BoothDock acționează în general ca persoană împuternicită de operator. Operatorul respectiv de cabine foto rămâne operatorul de date față de invitați, clienți ai evenimentului și alte persoane vizate. În acest scop, este prevăzută încheierea unui acord de prelucrare a datelor (AVV) conform Art. 28 GDPR cu operatorii.

Pentru această relație de persoană împuternicită, sunt planificate un acord de prelucrare a datelor, o prezentare generală a subîmputerniciților utilizați și măsuri tehnice și organizatorice înainte de utilizarea productivă.

3. Principii de prelucrare

BoothDock este construit în jurul principiilor de limitare a scopului, minimizare a datelor, restricționare a accesului, limitare a stocării și confidențialitate. Linkurile de galerie privată, permisiunile bazate pe roluri, termenele de ștergere și statusul urmăribil de încărcare/sincronizare fac parte din arhitectura-țintă.

Fotografiile și videoclipurile pot conține date cu caracter personal și, în cazuri individuale, pot dezvălui categorii speciale de date cu caracter personal. BoothDock nu analizează automat astfel de caracteristici, nu efectuează recunoaștere facială și nu creează profiluri ale invitaților.

Dacă operatorii prelucrează conținut media de eveniment din care se pot deduce categorii speciale de date cu caracter personal conform Art. 9 GDPR, operatorii trebuie să evalueze temeiul juridic adecvat, să ofere informații la eveniment și să stabilească propriile procese de consimțământ și ștergere. BoothDock furnizează platforma tehnică în acest scop și nu evaluează astfel de caracteristici.

4. Website și jurnalele serverului

La accesarea website-ului, sunt prelucrate date de conexiune necesare din punct de vedere tehnic. Acestea pot include adresa IP, data și ora accesării, fișierul solicitat, statusul HTTP, cantitatea de date transferate, referrer-ul, precum și informații despre browser și sistemul de operare.

Scopul este funcționarea sigură, analiza erorilor și protecția împotriva utilizării abuzive. Temeiul juridic este Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR. Interesul legitim este funcționarea stabilă și sigură a website-ului. Website-ul este găzduit de IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Germania.

Website-ul de marketing nu utilizează cookie-uri de marketing. Un formular de contact este integrat pe pagina principală; secțiunea 6 descrie ce date prelucrează acesta.

Pentru măsurarea anonimă a traficului, este utilizat serviciul de analiză web open-source, găzduit propriu, Umami (operat pe infrastructura noastră proprie la stats.boothdock.eu, fără partajarea datelor cu terți). Aceeași măsurare a traficului fără cookie-uri funcționează în același mod în BoothDock Hub (boothdock.cloud). Umami funcționează complet fără cookie-uri: nu sunt setate cookie-uri, nu are loc recunoaștere între dispozitive și nu se creează profiluri ale vizitatorilor individuali. Sunt colectate valori agregate, precum paginile vizualizate, referrer-ul, țara/regiunea derivate aproximativ din adresa IP, precum și tipul de browser și dispozitiv. Adresa IP este prelucrată doar tranzitoriu pentru a deriva locația aproximativă și nu este stocată. Temeiul juridic este Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR (interes legitim în analizarea utilizării website-ului pentru îmbunătățirea ofertei). Deoarece nu este setat niciun cookie de urmărire și nu are loc recunoaștere între dispozitive, un consimțământ separat conform § 25 TDDDG nu este necesar, potrivit interpretării predominante.

5. Cookie-uri și stocare locală

Website-ul de marketing nu setează în prezent niciun cookie neesențial - nici măsurarea traficului descrisă mai sus nu setează cookie-uri. Dacă ulterior vor fi introduse cookie-uri de marketing sau de la terți, acest lucru se va întâmpla doar după obținerea consimțământului prealabil, acolo unde acesta este necesar.

Pe website-ul de marketing este setat un cookie de sesiune necesar din punct de vedere tehnic pentru formularul de contact (protecție împotriva trimiterilor abuzive, protecție CSRF); acesta nu conține conținutul mesajelor și nu este utilizat pentru recunoaștere. În BoothDock Hub și în galeriile private, pot fi utilizate cookie-uri necesare din punct de vedere tehnic sau tehnologii de stocare comparabile, de exemplu pentru sesiuni de autentificare, funcții de securitate, protecție CSRF, setări de limbă sau pentru a furniza un serviciu solicitat explicit de utilizator. Temeiurile juridice sunt Art. 6 alin. (1) lit. b) sau f) GDPR și, unde este aplicabil, § 25 alin. (2) TDDDG.

6. Cereri de demonstrație, e-mail și asistență

La contactare prin e-mail, formular de contact sau chat de asistență, sunt prelucrate informațiile trimise. Acestea pot include numele, compania, website-ul, numărul de telefon, adresa de e-mail, numărul de cabine foto, tipurile de evenimente obișnuite, întrebări tehnice și conținutul mesajului.

Scopurile sunt gestionarea cererii, pregătirea demonstrației, comunicarea, ofertarea și măsurile precontractuale. Temeiurile juridice sunt Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR pentru cereri precontractuale sau contractuale și Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR pentru comunicarea generală și urmărirea cererilor legitime.

Formularul de contact și chat-ul de asistență sunt protejate împotriva abuzului automatizat prin Cloudflare Turnstile (detectare de boți fără un captcha clasic), un câmp honeypot ascuns, un timp minim de completare și o limită de frecvență per sesiune; vezi secțiunea 11 privind Cloudflare ca destinatar.

Cererile de contact sunt șterse de îndată ce nu mai sunt necesare pentru prelucrare, cu excepția cazului în care obligații legale de păstrare, documentarea contractuală sau interese legitime impun o păstrare mai îndelungată.

Cererile de demonstrație pot fi trimise și la mail@boothdock.eu.

7. Conturi de operator și BoothDock Hub

În BoothDock Hub, este probabil să fie prelucrate date de cont, contract și utilizare pentru operatori și membrii echipei. Acestea pot include numele, adresa de e-mail, compania, rolul/permisiunile, datele de autentificare, evenimentele de securitate, statusul licenței, pachetele achiziționate, setările, datele de client și eveniment, precum și date tehnice de jurnal.

Scopurile sunt furnizarea Hub-ului, autentificarea, gestionarea rolurilor și permisiunilor, pregătirea evenimentului, sincronizarea, asistența, securitatea operațională, gestionarea licențelor și facturarea. Temeiurile juridice sunt Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR pentru executarea contractului, Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR pentru obligații legale și Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR pentru securitate, detectarea abuzurilor și funcționarea produsului.

8. BoothDock Studio pe PC-ul de eveniment

BoothDock Studio este conceput ca o aplicație desktop pentru PC-ul de eveniment. Acolo pot fi prelucrate local fotografii, videoclipuri, date de sesiune, date de printare, indexul galeriei, cozile de încărcare, statusul camerei/imprimantei, mesajele de eroare și statusul de sincronizare.

Atunci când Studio sincronizează date cu Hub-ul, acest lucru are loc pentru executarea contractului cu operatorul și, pentru datele de eveniment și media, în numele operatorului respectiv. Operatorul rămâne responsabil să asigure un temei juridic adecvat și o informare transparentă față de persoanele vizate cu privire la fotografii, date de eveniment și informații despre invitați.

9. BoothDock Gallery și galerii QR private

BoothDock Gallery oferă linkuri de galerie private pentru clienți și invitați. Aceasta poate implica prelucrarea de fotografii, videoclipuri, miniaturi, nume de fișiere, marcaje temporale, numele evenimentului, codul galeriei, statusul de descărcare/publicare, date tehnice de acces, adresa IP, informații despre browser și, acolo unde un operator activează astfel de funcții, detalii opționale furnizate voluntar, precum numele sau adresa de e-mail.

Galeriile sunt concepute ca linkuri private, nu ca pagini de colecție indexate public. Temeiul juridic pentru furnizarea acestora către invitați este stabilit, în general, de operatorul respectiv. BoothDock prelucrează, în general, aceste date ca persoană împuternicită.

10. Facturare, taxe și contabilitate

Atunci când BoothDock este utilizat cu plată, pot fi prelucrate date de facturare, plată și contract. Acestea pot include numele, adresa, compania, adresa de e-mail, sfera serviciilor, numerele de factură, statusul plății și informații relevante fiscal.

Temeiurile juridice sunt Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR pentru executarea contractului și Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR pentru obligații legale de păstrare și documentare.

11. Destinatari și furnizori de servicii

Datele cu caracter personal sunt partajate doar atunci când este necesar pentru funcționare, executarea contractului, asistență, securitate, facturare sau obligații legale.

• IONOS SE pentru găzduire, domenii, SSL, e-mail și servicii de infrastructură.
• IONOS SE (AI Model Hub, centrul de date din Berlin) pentru chat-ul de asistență opțional bazat pe IA - prelucrează doar textul unui mesaj de chat introdus pentru a genera un răspuns automat.
• Cloudflare, Inc. pentru protecția anti-bot Turnstile pe formularul de contact și chat-ul de asistență - verifică răspunsul widget-ului, nu setează cookie-uri de urmărire și nu creează profiluri de utilizator.
• GitHub pentru gestionarea codului sursă și procesele de implementare; datele productive de eveniment și media nu sunt destinate a fi stocate acolo.
• Furnizori opționali de servicii de plată, asistență, monitorizare sau e-mail introduși ulterior, atunci când este necesar pentru funcționare.
• Autorități, consultanți fiscali sau avocați, atunci când este impus legal sau necesar pentru valorificarea unor pretenții legale.

Chat-ul de asistență prin IA opțional (pe acest website și în BoothDock Hub) trimite textul unui mesaj de chat introdus către API-ul IONOS AI Model Hub (centrul de date din Berlin, UE) pentru a genera un răspuns automat. Este prelucrat doar conținutul chat-ului, niciodată date de eveniment, invitat sau media. Temeiul juridic este Art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR (interes legitim în răspunsul rapid la cereri). Funcția poate fi dezactivată central în orice moment.

12. Transferuri către țări terțe

BoothDock este conceput pentru o prelucrare centrată pe UE/Germania. Conform arhitecturii-țintă, datele de eveniment și media nu sunt destinate a fi transferate deliberat către țări terțe din afara UE/SEE.

În cazul în care furnizori individuali de servicii prelucrează date în afara UE/SEE, sau accesul din țări terțe nu poate fi exclus, acest lucru are loc doar pe baza unor garanții adecvate, de exemplu o decizie privind caracterul adecvat, Clauze Contractuale Standard UE sau mecanisme comparabile de protecție a datelor.

13. Termene de păstrare și concept de ștergere

Datele sunt păstrate doar atât timp cât este necesar pentru scopul respectiv sau conform obligațiilor legale.

• Jurnalele serverului website-ului: doar pentru funcționare, securitate și analiza erorilor; termenele specifice depind de configurația de găzduire.
• Cereri de contact și demonstrație: până la finalizarea prelucrării, iar ulterior după cum este necesar pentru întrebări de urmărire sau obligații de documentare.
• Conturi de operator și date contractuale: pe durata contractului și ulterior conform termenelor legale de păstrare.
• Date de facturare și contabilitate: în conformitate cu obligațiile legale de păstrare.
• Date de eveniment și media: conform configurației operatorului; scopul este un termen clar de expirare și ștergere per eveniment/galerie.
• Copii de rezervă: limitate în timp și nedestinate ca arhivă permanentă pentru datele de eveniment șterse.

14. Securitate și măsuri tehnice

BoothDock este operat cu măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului respectiv. În arhitectura-țintă, acestea includ în special criptarea TLS, accesul bazat pe roluri, linkuri de galerie private, zone de operator separate, jurnalizarea evenimentelor relevante pentru securitate, restricții de acces pentru asistență, copii de rezervă, procese de ștergere și jurnalizare cu minimizarea datelor.

Accesul la date de eveniment sau media de către BoothDock are loc doar atunci când este necesar pentru funcționare, asistență, securitate sau la instrucțiunea operatorului.

15. Decizii automatizate

BoothDock nu ia decizii automatizate în sensul Art. 22 GDPR și nu creează profiluri ale invitaților, clienților sau operatorilor.

16. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate au drepturi conform GDPR de acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor și opoziție. Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând, cu efect pentru viitor.

Cererile pot fi trimise la support@boothdock.eu. Pentru datele de eveniment, invitat sau media aparținând unui operator, poate fi necesară transmiterea cererii către operatorul respectiv sau coordonarea cu acesta, întrucât operatorul este operatorul de date pentru acea prelucrare.

17. Dreptul de a depune o plângere

Persoanele vizate au dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor. Pentru sediul operatorului de date, autoritatea competentă este Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Comisarul de Stat pentru Protecția Datelor și Libertatea Informației din Renania de Nord-Westfalia): https://www.ldi.nrw.de/.

18. Modificări ale acestei note de confidențialitate

Această notă de confidențialitate va fi actualizată ori de câte ori se modifică funcțiile, furnizorii de servicii utilizați, domeniile, termenele de păstrare sau temeiurile juridice. Versiunea actuală este disponibilă la https://boothdock.eu/ro/privacy/.