Boekingsmodule
Boekingen, offertes en facturen voor fotoboxverhuurders
Eén boekingspagina, offerte en contract met online ondertekening, betaalplannen met waarborgsom, facturen als e-factuur – in 24 talen en 14 valuta.
Boekingsmodule
Van aanvraag tot factuur
Je klanten doen een aanvraag op je eigen boekingspagina. Jij maakt er een offerte, contract en factuur van – alles in de Hub, met je inventaris, je Stripe-account en je boekhouding.
Dit zit erin
Boekingspagina
Je klanten doen online een aanvraag: pakket, datum, extra’s, contactgegevens – op een pagina in je ontwerp.
- je eigen boekingspagina op jouw-naam.boothdock.cloud of boothdock.cloud/buchen/jouw-naam, plus een widget voor je website en een linkvoorbeeld bij het delen
- welkomstpagina vóór de pakketkeuze met je logo, een grote kop, je bedrijfsbeschrijving en een knop naar de pakketten
- zeven kant-en-klare ontwerpen: Helder, Elegant zwart & goud, Feest, Romantiek, Minimaal, Natuur en Nacht & neon – met je eigen accentkleur en een titelfoto achter de kop; het ontwerp geldt ook in het klantenportaal
- paginabouwer met blokken: kop, tekst, afbeelding (eigen upload), checklist, knop, opmerking, contact, afbeeldingencarrousel (veegbaar, autoplay uit te schakelen), fotogalerij met groot beeld, kolommen, video van YouTube of Vimeo (laadt pas na een klik, privacyvriendelijk), tussenruimte of lijn, vragen & antwoorden – plus tot 8 subpagina’s met menu
- eigen teksten: elke tekst van de boekingspagina pas je per taal zelf aan
- duur in uren (bijv. 4 uur inbegrepen, tot 12 uur met een prijs per extra uur, eindtijd automatisch) of in dagen (meerdaagse pakketten, prijs per extra dag)
- actieprijzen, bijvoorbeeld voor de eerste boekingen of tot een bepaalde datum, en geblokkeerde periodes voor vakantie
- reiskostenschatting: de klant vult de locatie in en ziet een vrijblijvende prijsrange – de afstand komt van OpenStreetMap, alleen de locatie wordt doorgegeven
- vaste reiskostenzones naast de schatting (bijv. tot 15 km gratis, tot 30 km 25 €): de klant ziet de vaste prijs direct op de boekingspagina
- plaatskeuze: komt een plaatsnaam meerdere keren voor, dan kiest de klant hem uit een lijst; in de adresvelden verschijnen na de postcode de gemeenten om aan te klikken, voor 26 EU-landen (postcodegegevens: GeoNames, CC BY 4.0)
- direct boeken per pakket: de klant boekt en betaalt meteen op de boekingspagina – de offerte met de juiste reiskostenzone wordt automatisch gemaakt, ondertekenen en betalen gebeurt in het klantportaal via Stripe
- adres optioneel of verplicht, je bedrijfsnaam in plaats van de accountnaam
- eigen velden op de boekingspagina (bijv. contactpersoon ter plaatse, toegang): tekst, keuze of vinkje, als verplicht veld en in elke taal – de antwoorden staan in de boeking en in het contract
- contactsectie op de boekingspagina: bezoekers schrijven je zonder een datum aan te vragen; het bericht komt per e-mail en staat als notitie in de klantenlijst
Offerte en contract
Offertes uit de aanvraag of helemaal vrij, contract met online ondertekening.
- offertes uit een aanvraag of vrij zonder aanvraag, met onderwerp, inleiding en slottekst uit je standaardteksten, tekstregels en korting per post of op het hele document
- artikelstam voor terugkerende posten, offerte kopiëren, voorbeeld vóór het verzenden; de eventdatum mag nog open blijven
- reiskosten met prijs per km, inbegrepen km en heen- en terugreis: jij vult de afstand in, de rekenhulp doet de rest
- klantenportaal zonder account: de klant controleert de offerte en boekt bindend
- offerte intrekken, boeking annuleren (documenten blijven, de datum komt vrij, openstaande betalingen en termijnen stoppen) of testboekingen volledig verwijderen
- contract met online ondertekening dat zichzelf vult met de klantgegevens: naam, bedrijf, adres, telefoon, e-mail, datum van–tot, tijd, locatie, pakket, extra’s, totaal, aanbetaling en waarborgsom
- de klant kiest op de boekingspagina particulier of bedrijf – in het contract wordt dat automatisch aangevinkt, net als het geboekte pakket
- antwoorden van je klanten komen binnen op je zakelijke e-mail uit de factuurgegevens
- pdf in A4 of US Letter met je logo in het briefhoofd en je gegevens in de voet
Betaling en waarborgsom
Er wordt betaald via je eigen Stripe-account, zonder commissie voor BoothDock.
- online betalen via je eigen Stripe-account: het geld gaat rechtstreeks naar jou, BoothDock rekent geen commissie; overschrijven kan altijd
- betaalplannen: aanbetaling en restant, termijnen, maandtermijnen vanaf de boeking (ook na het event) of „14 dagen netto”, met eigen planmodellen per pakket; op wens kiest je klant bij het betalen zelf: volgens het betaalplan of alles in één keer – het klantenportaal toont hem dan zowel de aanbetaling als het totaalbedrag
- termijnen op wens automatisch afschrijven van de opgeslagen betaalmethode
- waarborgsom per pakket of extra, naast de prijs getoond en niet als omzet geteld; op wens online met de aanbetaling via Stripe betaald en daar ook terugbetaald
- waarborgsom op wens als kaartreservering: bij het betalen wordt de kaart opgeslagen, 2 dagen vóór het event wordt de waarborgsom gereserveerd, niet afgeschreven – daarna geef je hem vrij of incasseer je een deel
- status van de waarborgsom: open, ontvangen, ingehouden of terugbetaald – met een eigen opmerking eronder, bijvoorbeeld over een staatrapport
Factuur en boekhouding
Facturen ontstaan vanzelf uit de betalingen – als e-factuur.
- voorschot- en eindfacturen automatisch, vrije facturen zonder boeking, factuurdatum naar keuze
- e-factuur (ZUGFeRD volgens EN 16931), voor overheden automatisch ook als XRechnung
- GiroCode op de factuur: de klant scant hem met zijn bank-app, ontvanger, IBAN, bedrag en omschrijving zijn al ingevuld
- betalingsherinneringen, aanmaningen en creditfacturen
- koppeling met Lexware Office en sevDesk, DATEV-export voor je belastingadviseur
Klanten en planning
Klanten, inventaris, agenda en team op één plek.
- klantenbestand met klantnr., adres, contactpersoon en betalingstermijn, plus leads, notities en opvolgingen
- pakketten en extra’s gekoppeld aan je inventaris (fotoboxen, printers, achtergronden), zodat niets dubbel wordt geboekt; bij meerdaagse boekingen houdt de agenda rekening met elke dag
- geaccepteerde boekingen maken het event automatisch aan in de Hub
- medewerkers met eigen rechten en verantwoordelijkheden
- 24 talen en 14 valuta
Prijzen
Uitbreiding op Pro
Als uitbreiding op Pro kost hij 12 € per maand bij jaarlijkse betaling (144 € per jaar) of 15 € bij maandelijkse betaling.
Alleen boeken (zonder Pro)
De boekingsmodule is er ook zonder Pro: „Alleen boeken” kost 19 € per maand bij jaarlijkse betaling (228 € per jaar) of 24 € bij maandelijkse betaling.
Bestaande Pro-accounts gebruiken de boekingsmodule tot en met 28 januari 2027 gratis. Alle prijzen zijn eindprijzen.
Starten in de Hub Stap voor stap in de Wiki: boekingspagina instellen →