Un fotomatón trata datos personales, y además los más sensibles que hay en una fiesta: caras. Súmale direcciones de correo para el envío y, a veces, nombres de un formulario de invitados. El RGPD no exige una tesis doctoral para esto, pero sí algunas cosas que deben estar resueltas antes del evento. Esta lista las repasa una por una y dice en cada punto qué aporta BoothDock y qué queda en tus manos.
1. Base jurídica: consentimiento en el equipo
Todo tratamiento necesita una base jurídica (art. 6 RGPD). En un fotomatón, en la práctica, es el consentimiento: el invitado decide si se pone delante de la cámara y confirma antes de la captura que la foto se guardará. Importan tres cosas: el consentimiento se da antes de la captura, es voluntario y más tarde puedes demostrar a quién se le mostró qué texto.
Aparte quedan las finalidades que van más allá de la foto en sí, como la publicación en la web de la empresa o el contacto posterior. Cada una necesita su propia casilla, que el invitado puede rechazar sin renunciar a su foto.
En BoothDock: La pantalla de aviso antes de la captura se activa en Sistema, Protección, Aviso de privacidad. Ahí, el almacenamiento es la casilla obligatoria; publicación y contacto son casillas opcionales con su propio texto. Cada consentimiento se escribe en el registro de consentimientos con marca de tiempo y el texto exacto mostrado, y ese registro puedes exportarlo como archivo.
2. Deber de información: el aviso antes de la foto
Quien recoge datos debe informar a las personas afectadas (art. 13 RGPD): quién es el responsable, para qué se tratan las fotos, cuánto tiempo se conservan, quién las recibe y qué derechos tiene el invitado. En una fiesta nadie lee tres páginas. Lo que funciona es un texto corto en el equipo más un cartel o un enlace con la información completa.
En BoothDock: El texto de la pantalla de aviso lo escribes tú, en cada idioma de los invitados. Solo se incluye una frase neutra por defecto; sustitúyela por tu nombre, la finalidad, la duración de la galería y dónde se encuentra la información completa.
3. Contrato de encargo de tratamiento con el proveedor del software
En cuanto un proveedor de servicios almacena o envía fotos por ti, es un encargado del tratamiento, y eso requiere un contrato (art. 28 RGPD). Sin contrato de encargo de tratamiento no hay base para que el proveedor toque siquiera las fotos de los invitados; los clientes corporativos lo piden antes de aceptar un presupuesto.
En BoothDock: El contrato de encargo de tratamiento está en boothdock.cloud/avv y se acepta al registrarte en el Hub. Si el texto cambia, el Hub vuelve a preguntar antes de que continúes. No tienes que solicitar nada ni recoger firmas.
4. Lugar de almacenamiento: servidores en la UE
Dónde se guardan las fotos decide si tienes que explicar una transferencia a un tercer país. Si la galería y el almacenamiento están en la UE, esa pregunta desaparece y tu presupuesto para un cliente corporativo se queda un párrafo más corto.
En BoothDock: El Hub, la galería y el almacenamiento de fotos funcionan en servidores de la UE. El fotomatón en sí trabaja en local y solo sube las fotos cuando hay conexión.
5. Plazos de conservación: fijados de antemano, no improvisados después
Los datos personales solo pueden conservarse mientras lo exija la finalidad. «Borramos en algún momento» no es un plazo. Una galería que caduca sola tras un tiempo fijo es la forma más sencilla de un concepto de borrado, y el plazo debe figurar en tu presupuesto y en el aviso del equipo.
En BoothDock: Por evento, en Galería e invitados, fijas la duración: 90 días por defecto, 365 días con protección por PIN, 730 días como máximo. En el plan Free la galería permanece en línea 2 días. Después caduca automáticamente, sin que nadie tenga que acordarse. Si quieres que un evento desaparezca antes, bórralo en el Hub.
6. Solicitudes de borrado de los invitados: en el fotomatón y desde la galería
Los invitados tienen derecho a que se supriman sus datos (art. 17 RGPD). En un fotomatón hay dos momentos para ello: justo después de la captura, cuando la foto no gusta, y días después, cuando alguien descubre la imagen en la galería. Ambos necesitan una vía que no pase por tu bandeja de entrada.
En BoothDock: La pantalla de resultado tiene un botón «Eliminar» que activas por fotomatón. Descarta la toma de verdad, también de la galería del Hub, tras una confirmación y solo poco después de la captura. En la galería, cada invitado puede solicitar el borrado de sus fotos. La solicitud aparece en el evento bajo Solicitudes de borrado, y tú recibes un correo con un enlace de revisión. Si no decides en 30 días, la foto se elimina automáticamente. Una solicitud olvidada nunca queda abierta.
7. Protección de acceso a la galería
Una galería accesible por una dirección adivinable o por un buscador es una brecha de datos que simplemente aún no se ha notado. El enlace debe ser largo y aleatorio.
En BoothDock: La galería nunca es localizable abiertamente. Por evento eliges entre un enlace secreto y un PIN adicional. Con el alcance «por sesión», cada invitado ve solo sus propias fotos; el código QR de la impresión lleva exactamente ahí. Una dirección incorrecta muestra una página neutra sin ninguna pista del evento. Los detalles están en la wiki, en Proteger el acceso.
8. Pasar datos de invitados solo con consentimiento
El anfitrión quiere a menudo las direcciones de correo de los invitados para sus propias invitaciones. Solo puede tenerlas si el invitado lo ha aceptado expresamente: esa cesión, ese destinatario, esa finalidad. Una dirección que el invitado introduce solo para recibir su foto no es un consentimiento de marketing.
En BoothDock: La dirección de la ventana «Recibir por correo» se usa únicamente para enviar esa foto; el Hub no la guarda, y tú tampoco llegas a verla. Si el anfitrión debe recibir direcciones, usa el formulario de datos de invitados con su propia casilla voluntaria, cuyo texto escribes tú. Nunca es obligatoria ni está preseleccionada. La exportación «Exportar solo con consentimiento de marketing» genera un archivo CSV que contiene exclusivamente a los invitados que marcaron la casilla. Solo esa lista va al cliente. La guía: Fotos solo por correo.
9. Quién es responsable: tú, el cliente o ambos
Es la pregunta que más a menudo se deja abierta. Si alquilas el fotomatón a una pareja de novios, actúan como particulares; la responsabilidad del tratamiento recae entonces normalmente en ti como operador, porque pones el equipo, el software y la galería y decides sobre la finalidad y los medios. Con un cliente corporativo que recibe las fotos para sus propios fines o se lleva la lista de invitados, puede ser distinto: o sois corresponsables, o actúas como encargado del tratamiento para la empresa y necesitas un contrato de encargo con el cliente, no solo con el proveedor del software.
Qué papel aplica depende de quién decide qué, y eso es cuestión de asesoramiento jurídico. En cualquier caso: nombra el papel en tu presupuesto y acláralo antes del evento, no después.
10. Impresión y galería: dos salidas, las mismas reglas
La impresión sale de la sala con el invitado. Para la galería vale todo lo anterior: duración, protección de acceso, vía de borrado. Si los invitados pueden subir sus propias fotos del móvil, activa la moderación en BoothDock; las subidas aparecen entonces solo tras tu aprobación.
La lista para ir marcando
- ¿Pantalla de aviso antes de la captura activada, texto con tu nombre, finalidad y duración?
- ¿Publicación y contacto como casillas separadas y voluntarias?
- ¿Información de privacidad completa como cartel o enlace junto al equipo?
- ¿Contrato de encargo de tratamiento con el proveedor del software aceptado y archivado?
- ¿Lugar de almacenamiento de las fotos conocido e indicado en el presupuesto?
- ¿Duración de la galería fijada por evento y comunicada al cliente?
- ¿«Eliminar» en la pantalla de resultado activado, solicitudes de borrado en el Hub a la vista?
- ¿Galería con enlace secreto o PIN, alcance «por sesión» donde encaje?
- ¿Datos de invitados exportados y cedidos solo con la casilla de marketing?
- ¿Papel frente al cliente (responsable, corresponsable, encargado) aclarado?
Pantalla de aviso, registro de consentimientos, borrado en el fotomatón, solicitudes de borrado y el enlace protegido de la galería forman parte de todos los planes, incluido el gratuito. La duración de la galería más allá de 2 días y la exportación de datos de invitados en el Hub pertenecen al plan de pago; las diferencias están en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Necesito consentimiento para cada foto de invitado?
En un fotomatón, el consentimiento es la vía habitual, porque el invitado decide si se pone delante de la cámara. Debe obtenerse antes de la captura y quedar registrado. Si además podría aplicarse el interés legítimo depende del caso concreto y es cuestión de asesoramiento jurídico.
¿Cuánto tiempo puedo conservar las fotos de invitados en la galería?
Tanto como exija la finalidad, y ese plazo debe fijarse de antemano. En BoothDock defines una duración por evento: 90 días por defecto, 365 con PIN, 730 como máximo. Después, la galería caduca sola.
¿Puedo pasar las direcciones de correo de los invitados al anfitrión?
Solo si el invitado lo ha aceptado expresamente, con el destinatario y la finalidad indicados. En BoothDock hay para ello una casilla voluntaria en el formulario de datos de invitados, y la exportación «solo con consentimiento de marketing» contiene únicamente a esos invitados.
Este artículo describe las funciones de BoothDock y no es asesoramiento jurídico. Qué base jurídica, qué papel y qué plazos aplican a tu modelo de negocio es algo que debes aclarar con un asesor en protección de datos.