Fotokabina obdeluje osebne podatke, in sicer najobčutljivejše, kar jih je na zabavi: obraze. K temu pridejo e-poštni naslovi za pošiljanje in včasih imena iz obrazca za goste. Splošna uredba o varstvu podatkov (SUVP, GDPR) za to ne zahteva doktorske disertacije, zahteva pa nekaj stvari, ki morajo biti urejene pred dogodkom. Ta kontrolni seznam jih obravnava eno za drugo in pri vsaki pove, kaj prinese BoothDock in kaj ostane pri vas.
1. Pravna podlaga: privolitev na napravi
Vsaka obdelava potrebuje pravno podlago (čl. 6 SUVP). Pri fotokabini je to v praksi privolitev: gost odloči, ali bo stopil pred kamero, in pred posnetkom potrdi, da bo fotografija shranjena. Pomembne so tri stvari: privolitev je dana pred posnetkom, je prostovoljna in pozneje lahko dokažete, komu je bilo prikazano katero besedilo.
Od tega je treba ločiti namene, ki presegajo samo fotografijo, na primer objavo na spletni strani podjetja ali poznejše kontaktiranje. Vsak od njih potrebuje svoje potrditveno polje, ki ga gost lahko zavrne, ne da bi se odpovedal svoji fotografiji.
V BoothDocku: Zaslon z obvestilom pred posnetkom vklopite pod Sistem, Zaščita, Obvestilo o varstvu podatkov. Shranjevanje je tam obvezno polje; objava in kontaktiranje sta izbirni polji z lastnim besedilom. Vsaka privolitev se zapiše v dnevnik privolitev s časovnim žigom in natančnim prikazanim besedilom, ta dnevnik pa lahko izvozite kot datoteko.
2. Dolžnost obveščanja: obvestilo pred fotografijo
Kdor zbira podatke, mora prizadete osebe obvestiti (čl. 13 SUVP): kdo je odgovoren, za kaj se fotografije obdelujejo, kako dolgo se hranijo, kdo jih prejme in katere pravice ima gost. Treh strani na zabavi nihče ne bere. Obnese se kratko besedilo na napravi ter tabla ali povezava s popolnimi informacijami.
V BoothDocku: Besedilo na zaslonu z obvestilom napišete sami, v vsakem jeziku gostov. Vnaprej je podan le nevtralen privzeti stavek; zamenjajte ga s svojim imenom, namenom, rokom hrambe galerije in navedbo, kje so na voljo popolne informacije.
3. Pogodba o obdelavi podatkov s ponudnikom programske opreme
Takoj ko ponudnik storitve za vas shranjuje ali pošilja fotografije, je obdelovalec, za to pa je potrebna pogodba (čl. 28 SUVP). Brez pogodbe o obdelavi podatkov ponudnik nima podlage, da bi se fotografij gostov sploh dotaknil; poslovne stranke jo zahtevajo, preden sprejmejo ponudbo.
V BoothDocku: Pogodba o obdelavi podatkov je na naslovu boothdock.cloud/avv in jo sprejmete ob registraciji v Hubu. Če se besedilo spremeni, vas Hub pred nadaljevanjem znova vpraša. Ničesar vam ni treba zahtevati ali zbirati podpisov.
4. Mesto hrambe: strežniki v EU
Kje so fotografije shranjene, odloča o tem, ali morate pojasnjevati prenos v tretjo državo. Če sta galerija in shramba v EU, to vprašanje odpade, vaša ponudba poslovni stranki pa je za en odstavek krajša.
V BoothDocku: Hub, galerija in shramba fotografij tečejo na strežnikih v EU. Sama kabina deluje lokalno in nalaga šele, ko obstaja povezava.
5. Roki hrambe: določeni vnaprej, ne improvizirani naknadno
Osebni podatki se smejo hraniti le tako dolgo, kot to zahteva namen. „Enkrat bomo izbrisali“ ni rok. Galerija, ki po določenem času sama poteče, je najpreprostejša oblika koncepta izbrisa, rok pa sodi v vašo ponudbo in v obvestilo na napravi.
V BoothDocku: Za vsak dogodek pod Galerija in gostje nastavite rok hrambe: privzeto 90 dni, z zaščito s PIN-om 365 dni, največ 730 dni. V brezplačnem paketu Free ostane galerija na spletu 2 dni. Nato samodejno poteče, ne da bi se moral kdo tega spomniti. Če želite dogodek odstraniti prej, ga izbrišite v Hubu.
6. Zahteve gostov za izbris: pri kabini in iz galerije
Gostje imajo pravico do izbrisa svojih podatkov (čl. 17 SUVP). Pri fotokabini sta za to dva trenutka: takoj po posnetku, ko fotografija ni všeč, in nekaj dni pozneje, ko kdo odkrije sliko v galeriji. Oba potrebujeta pot, ki ne vodi prek vašega e-poštnega nabiralnika.
V BoothDocku: Zaslon z rezultatom ima gumb „Izbriši“, ki ga omogočite za vsako kabino posebej. Posnetek res zavrže, tudi iz galerije v Hubu, po potrditvi in le kmalu po posnetku. V galeriji lahko vsak gost zahteva izbris svojih fotografij. Zahteva se prikaže v dogodku pod Zahteve za izbris, vi pa prejmete e-pošto s povezavo za pregled. Če v 30 dneh ne odločite, se fotografija odstrani samodejno. Pozabljena zahteva tako nikoli ne ostane odprta.
7. Zaščita dostopa do galerije
Galerija, dosegljiva prek uganljivega naslova ali iskalnika, je kršitev varstva podatkov, ki je le še nihče ni opazil. Povezava mora biti dolga in naključna.
V BoothDocku: Galerija ni nikoli javno najdljiva. Za vsak dogodek izberete med skrivno povezavo in dodatnim PIN-om. Z obsegom „na sejo“ vsak gost vidi le svoje fotografije; koda QR na izpisu vodi natančno tja. Napačen naslov prikaže nevtralno stran brez namiga o dogodku. Podrobnosti so v wikiju pod Zaščita dostopa.
8. Podatke gostov posredujte samo s soglasjem
Gostitelj pogosto želi e-poštne naslove gostov za lastna vabila. Dobi jih lahko le, če je gost s tem izrecno soglašal, s tem posredovanjem, temu prejemniku, za ta namen. Naslov, ki ga gost vnese samo zato, da prejme svojo fotografijo, ni soglasje za trženje.
V BoothDocku: Naslov iz okna „Prejmi po e-pošti“ se uporabi samo za pošiljanje te fotografije; Hub ga ne shrani in tudi vi ga ne vidite. Če naj gostitelj prejme naslove, uporabite obrazec s podatki o gostih z lastnim prostovoljnim potrditvenim poljem, katerega besedilo napišete sami. Nikoli ni obvezno in nikoli ni vnaprej označeno. Izvoz „Izvozi samo s soglasjem za trženje“ ustvari datoteko CSV, ki vsebuje izključno goste, ki so polje označili. Samo ta seznam gre stranki. Navodilo: Fotografije samo po e-pošti.
9. Kdo je odgovoren: vi, stranka ali oba?
To je vprašanje, ki najpogosteje ostane odprto. Če kabino oddate v najem zaročencema, ta ravnata zasebno; odgovornost za obdelavo potem praviloma nosite vi kot upravljavec, ker zagotavljate napravo, programsko opremo in galerijo ter odločate o namenu in sredstvih. Pri poslovni stranki, ki prejme fotografije za lastne namene ali dobi seznam gostov, je lahko drugače: ali sta oba skupna upravljavca ali pa nastopate kot obdelovalec za podjetje in potrebujete pogodbo o obdelavi podatkov s stranko, ne le s ponudnikom programske opreme.
Katera vloga velja, je odvisno od tega, kdo o čem odloča, in to sodi v pravno svetovanje. Ne glede na to: vlogo navedite v svoji ponudbi in jo uredite pred dogodkom, ne po njem.
10. Izpis in galerija: dva izhoda, ista pravila
Izpis zapusti prostor skupaj z gostom. Za galerijo velja vse zgoraj navedeno: rok hrambe, zaščita dostopa, pot do izbrisa. Če smejo gostje nalagati lastne fotografije s telefona, v BoothDocku vklopite moderiranje; naložene slike se nato prikažejo šele po vaši odobritvi.
Kontrolni seznam za odkljukanje
- Zaslon z obvestilom pred posnetkom vklopljen, besedilo z vašim imenom, namenom in rokom hrambe?
- Objava in kontaktiranje kot ločeni, prostovoljni potrditveni polji?
- Popolne informacije o varstvu podatkov kot tabla ali povezava pri napravi?
- Pogodba o obdelavi podatkov s ponudnikom programske opreme sprejeta in shranjena?
- Mesto hrambe fotografij znano in navedeno v ponudbi?
- Rok hrambe galerije nastavljen za vsak dogodek in sporočen stranki?
- „Izbriši“ na zaslonu z rezultatom omogočen, zahteve za izbris v Hubu pod nadzorom?
- Galerija s skrivno povezavo ali PIN-om, obseg „na sejo“, kjer je smiselno?
- Podatki gostov izvoženi in posredovani samo z označenim soglasjem za trženje?
- Vloga do stranke (upravljavec, skupni, obdelovalec) razjasnjena?
Zaslon z obvestilom, dnevnik privolitev, izbris pri kabini, zahteve za izbris in zaščitena povezava do galerije so del vsakega paketa, tudi brezplačnega. Rok hrambe galerije nad 2 dnevoma in izvoz podatkov o gostih v Hubu sodita v plačljivi paket; razlike so na strani s cenami.
Pogosta vprašanja
Ali potrebujem privolitev za vsako fotografijo gosta?
Pri fotokabini je privolitev običajna pot, saj gost sam odloči, ali bo stopil pred kamero. Pridobiti jo je treba pred posnetkom in jo zabeležiti. Ali bi se ob tem lahko uporabil tudi zakoniti interes, je odvisno od posameznega primera in sodi v pravno svetovanje.
Kako dolgo smem hraniti fotografije gostov v galeriji?
Tako dolgo, kot to zahteva namen, in ta rok je treba določiti vnaprej. V BoothDocku nastavite rok hrambe za vsak dogodek: privzeto 90 dni, s PIN-om 365, največ 730. Nato galerija poteče sama od sebe.
Ali smem e-poštne naslove gostov posredovati gostitelju?
Samo če je gost s tem izrecno soglašal, z navedbo prejemnika in namena. V BoothDocku je za to v obrazcu s podatki o gostih prostovoljno potrditveno polje, izvoz „samo s soglasjem za trženje“ pa vsebuje le te goste.
Preizkusite BoothDock brezplačno →
Ta članek opisuje funkcije BoothDocka in ni pravni nasvet. Katera pravna podlaga, katera vloga in kateri roki veljajo za vaš poslovni model, razjasnite s svetovalcem za varstvo podatkov.