O cabină foto prelucrează date cu caracter personal, și anume cele mai sensibile care există la o petrecere: chipuri. La acestea se adaugă adrese de e-mail pentru trimitere și, uneori, nume dintr-un formular pentru invitați. GDPR nu cere o teză de doctorat pentru asta, dar cere câteva lucruri care trebuie lămurite înainte de eveniment. Această listă de verificare le parcurge pe rând și spune, la fiecare punct, ce aduce BoothDock și ce rămâne în sarcina dumneavoastră.
1. Temeiul juridic: consimțământ pe dispozitiv
Orice prelucrare are nevoie de un temei juridic (art. 6 GDPR). La o cabină foto, în practică, acesta este consimțământul: invitatul decide dacă se așază în fața camerei și confirmă înainte de captură că fotografia va fi stocată. Trei lucruri contează: consimțământul se dă înainte de captură, este voluntar și puteți dovedi ulterior cui i s-a arătat ce text.
Separate de acesta sunt scopurile care trec dincolo de fotografia în sine, cum ar fi publicarea pe site-ul companiei sau contactarea ulterioară. Fiecare are nevoie de propria căsuță, pe care invitatul o poate refuza fără să renunțe la fotografia sa.
În BoothDock: Ecranul cu nota dinaintea capturii se activează la Sistem, Protecție, Notă de confidențialitate. Stocarea este acolo căsuța obligatorie; publicarea și contactarea sunt căsuțe opționale, cu text propriu. Fiecare consimțământ este scris în registrul de consimțăminte, cu marcaj de timp și cu formularea exactă afișată, iar acest registru poate fi exportat ca fișier.
2. Obligația de informare: nota dinaintea fotografiei
Cine colectează date trebuie să informeze persoanele vizate (art. 13 GDPR): cine este responsabil, în ce scop sunt prelucrate fotografiile, cât timp sunt păstrate, cine le primește și ce drepturi are invitatul. Nimeni nu citește trei pagini la o petrecere. Ce funcționează este un text scurt pe dispozitiv plus un afiș sau un link cu informațiile complete.
În BoothDock: Textul de pe ecranul cu nota îl scrieți dumneavoastră, în fiecare limbă a invitaților. Este inclusă doar o propoziție implicită neutră; înlocuiți-o cu numele dumneavoastră, scopul, perioada de păstrare a galeriei și locul unde se găsesc informațiile complete.
3. Acord de prelucrare a datelor cu furnizorul de software
De îndată ce un prestator de servicii stochează sau trimite fotografii pentru dumneavoastră, el este persoană împuternicită, iar asta cere un contract (art. 28 GDPR). Fără un acord de prelucrare a datelor (DPA) nu există nicio bază pentru ca furnizorul să atingă măcar fotografiile invitaților; clienții corporativi îl cer înainte de a accepta o ofertă.
În BoothDock: Acordul de prelucrare a datelor se află la boothdock.cloud/avv și este acceptat la înregistrarea în Hub. Dacă textul se schimbă, Hub întreabă din nou înainte să continuați. Nu trebuie să solicitați nimic și nici să strângeți semnături.
4. Locul de stocare: servere în UE
Locul unde sunt stocate fotografiile decide dacă trebuie să explicați un transfer către o țară terță. Dacă galeria și stocarea sunt în UE, această întrebare dispare, iar oferta dumneavoastră către un client corporativ devine cu un paragraf mai scurtă.
În BoothDock: Hub, galeria și stocarea fotografiilor rulează pe servere din UE. Cabina în sine lucrează local și încarcă doar atunci când există o conexiune.
5. Termene de păstrare: stabilite dinainte, nu improvizate după
Datele cu caracter personal pot fi păstrate doar atât cât o cere scopul. „Ștergem la un moment dat” nu este un termen. O galerie care expiră de la sine după un timp fix este cea mai simplă formă a unui concept de ștergere, iar termenul își are locul în oferta dumneavoastră și în nota de pe dispozitiv.
În BoothDock: Per eveniment, la Galerie și invitați, setați păstrarea: 90 de zile implicit, 365 de zile cu protecție prin PIN, cel mult 730 de zile. În planul Free, galeria rămâne online 2 zile. După aceea expiră automat, fără ca cineva să trebuiască să țină minte. Dacă vreți ca un eveniment să dispară mai devreme, ștergeți-l în Hub.
6. Cererile de ștergere ale invitaților: la cabină și din galerie
Invitații au dreptul la ștergerea datelor lor (art. 17 GDPR). La o cabină foto există două momente pentru asta: imediat după captură, când fotografia nu place, și zile mai târziu, când cineva descoperă imaginea în galerie. Ambele au nevoie de o cale care să nu treacă prin căsuța dumneavoastră de e-mail.
În BoothDock: Ecranul cu rezultatul are un buton „Șterge”, pe care îl activați per cabină. Acesta aruncă într-adevăr captura, inclusiv din galeria din Hub, după o confirmare și doar la scurt timp după captură. În galerie, fiecare invitat poate cere ștergerea fotografiilor sale. Cererea apare în eveniment la Cereri de ștergere, iar dumneavoastră primiți un e-mail cu un link de verificare. Dacă nu decideți în 30 de zile, fotografia este eliminată automat. O cerere uitată nu rămâne, așadar, niciodată deschisă.
7. Protecția accesului la galerie
O galerie accesibilă printr-o adresă ghicibilă sau printr-un motor de căutare este o încălcare a securității datelor care pur și simplu nu a fost încă observată. Linkul trebuie să fie lung și aleatoriu.
În BoothDock: Galeria nu poate fi găsită niciodată în mod deschis. Per eveniment alegeți între un link secret și un PIN suplimentar. Cu domeniul „per sesiune”, fiecare invitat vede doar propriile fotografii; codul QR de pe print duce exact acolo. O adresă greșită afișează o pagină neutră, fără niciun indiciu despre eveniment. Detaliile se află în wiki la Protejarea accesului.
8. Transmiteți datele invitaților doar cu consimțământ
Gazda vrea adesea adresele de e-mail ale invitaților pentru propriile invitații. Le poate avea doar dacă invitatul și-a dat acordul expres, pentru această transmitere, către acest destinatar, în acest scop. O adresă pe care invitatul o introduce doar ca să-și primească fotografia nu este un consimțământ de marketing.
În BoothDock: Adresa din fereastra „Primește prin e-mail” este folosită doar pentru a trimite acea fotografie; Hub nu o stochează, iar dumneavoastră nu ajungeți să o vedeți. Dacă gazda trebuie să primească adrese, folosiți formularul de date ale invitaților, cu propria căsuță opțională, al cărei text îl scrieți dumneavoastră. Nu este niciodată obligatorie și niciodată bifată în prealabil. Exportul „Exportă doar cu consimțământ de marketing” produce un fișier CSV care conține exclusiv invitații care au bifat căsuța. Doar această listă ajunge la client. Ghidul: Fotografii doar prin e-mail.
9. Cine este responsabil: dumneavoastră, clientul sau amândoi?
Aceasta este întrebarea lăsată cel mai des deschisă. Dacă închiriați cabina unor miri, ei acționează în calitate privată; responsabilitatea pentru prelucrare revine atunci, de regulă, dumneavoastră ca operator, pentru că puneți la dispoziție dispozitivul, software-ul și galeria și decideți asupra scopului și mijloacelor. Cu un client corporativ care primește fotografiile în scopuri proprii sau primește lista invitaților, lucrurile pot arăta altfel: fie sunteți amândoi operatori asociați, fie acționați ca persoană împuternicită pentru companie și aveți nevoie de un acord de prelucrare a datelor cu clientul, nu doar cu furnizorul de software.
Ce rol se aplică depinde de cine decide ce, iar asta ține de o consultanță juridică. Indiferent de aceasta: numiți rolul în ofertă și lămuriți-l înainte de eveniment, nu după.
10. Print și galerie: două ieșiri, aceleași reguli
Printul părăsește sala împreună cu invitatul. Pentru galerie se aplică tot ce este scris mai sus: păstrare, protecția accesului, calea de ștergere. Dacă invitații pot încărca propriile fotografii de pe telefon, activați moderarea în BoothDock; încărcările apar atunci doar după aprobarea dumneavoastră.
Lista de verificare de bifat
- Ecranul cu nota dinaintea capturii activat, text cu numele dumneavoastră, scopul și păstrarea?
- Publicarea și contactarea ca niște căsuțe separate, opționale?
- Informațiile complete de confidențialitate ca afiș sau link la dispozitiv?
- Acordul de prelucrare a datelor cu furnizorul de software acceptat și arhivat?
- Locul de stocare a fotografiilor cunoscut și numit în ofertă?
- Păstrarea galeriei setată per eveniment și comunicată clientului?
- „Șterge” pe ecranul cu rezultatul activat, cererile de ștergere din Hub ținute sub ochi?
- Galerie cu link secret sau PIN, domeniul „per sesiune” acolo unde se potrivește?
- Datele invitaților exportate și transmise doar cu bifa de marketing?
- Rolul față de client (operator, asociat, persoană împuternicită) clarificat?
Ecranul cu nota, registrul de consimțăminte, ștergerea la cabină, cererile de ștergere și linkul protejat al galeriei fac parte din fiecare plan, inclusiv din cel gratuit. Păstrarea galeriei peste 2 zile și exportul datelor invitaților în Hub țin de planul plătit; diferențele se află pe pagina de prețuri.
Întrebări frecvente
Am nevoie de consimțământ pentru fiecare fotografie a unui invitat?
La o cabină foto, consimțământul este calea obișnuită, pentru că invitatul decide singur dacă se așază în fața camerei. Trebuie obținut înainte de captură și înregistrat. Dacă interesul legitim s-ar putea aplica în paralel depinde de cazul concret și ține de o consultanță juridică.
Cât timp pot păstra fotografiile invitaților în galerie?
Atât cât o cere scopul, iar acest termen trebuie stabilit dinainte. În BoothDock setați o perioadă de păstrare per eveniment: 90 de zile implicit, 365 cu PIN, cel mult 730. După aceea galeria expiră de la sine.
Pot transmite gazdei adresele de e-mail ale invitaților?
Doar dacă invitatul și-a dat acordul expres, cu destinatarul și scopul numite. În BoothDock există pentru asta o căsuță opțională în formularul de date ale invitaților, iar exportul „doar cu consimțământ de marketing” conține numai acești invitați.
Acest articol descrie funcțiile BoothDock și nu constituie consultanță juridică. Ce temei juridic, ce rol și ce termene se aplică modelului dumneavoastră de afaceri sunt aspecte de lămurit cu un consilier în protecția datelor.