Fotokutak obrađuje osobne podatke, i to najosjetljivije koji na proslavi postoje: lica. Dodajte tome adrese e-pošte za slanje i ponekad imena iz obrasca za goste. Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) za to ne traži doktorsku disertaciju, ali traži nekoliko stvari koje moraju biti riješene prije događanja. Ovaj popis prolazi kroz njih jednu po jednu i kod svake točke kaže što BoothDock donosi, a što ostaje na vama.
1. Pravna osnova: privola na uređaju
Svaka obrada treba pravnu osnovu (čl. 6. GDPR-a). Kod fotokutka to je u praksi privola: gost odlučuje hoće li stati pred kameru i prije snimanja potvrđuje da će se fotografija pohraniti. Važne su tri stvari: privola se daje prije snimanja, dobrovoljna je i kasnije možete dokazati kome je prikazan koji tekst.
Odvojeno od toga stoje svrhe koje nadilaze samu fotografiju, poput objave na web-stranici tvrtke ili kasnijeg kontaktiranja. Svaka od njih treba vlastitu kvačicu koju gost može odbiti, a da se ne odrekne svoje fotografije.
U BoothDocku: Zaslon s obavijesti prije snimanja uključuje se pod Sustav, Zaštita, Obavijest o privatnosti. Pohrana je ondje obvezna kvačica; objava i kontakt neobvezne su kvačice s vlastitim tekstom. Svaka privola upisuje se u zapisnik privola s vremenskom oznakom i točnim prikazanim tekstom, a taj zapisnik možete izvesti kao datoteku.
2. Obveza informiranja: obavijest prije fotografije
Tko prikuplja podatke, mora obavijestiti osobe na koje se odnose (čl. 13. GDPR-a): tko je odgovoran, u koju se svrhu fotografije obrađuju, koliko se dugo čuvaju, tko ih prima i koja prava gost ima. Na proslavi nitko ne čita tri stranice. Funkcionira kratak tekst na uređaju plus natpis ili poveznica s potpunim informacijama.
U BoothDocku: Tekst na zaslonu s obavijesti pišete sami, na svakom jeziku gostiju. Priložena je samo neutralna zadana rečenica; zamijenite je svojim imenom, svrhom, rokom čuvanja galerije i mjestom gdje se nalaze potpune informacije.
3. Ugovor o obradi podataka s pružateljem softvera
Čim neki pružatelj usluga za vas pohranjuje ili šalje fotografije, on je izvršitelj obrade, a to zahtijeva ugovor (čl. 28. GDPR-a). Bez ugovora o obradi podataka nema osnove da pružatelj uopće dotakne fotografije gostiju; poslovni klijenti to traže prije nego što prihvate ponudu.
U BoothDocku: Ugovor o obradi podataka nalazi se na boothdock.cloud/avv i prihvaća se pri registraciji u Hubu. Ako se tekst promijeni, Hub ponovno pita prije nego što nastavite. Ne morate ništa tražiti ni skupljati potpise.
4. Mjesto pohrane: poslužitelji u EU-u
Gdje se fotografije pohranjuju odlučuje o tome morate li objašnjavati prijenos u treću zemlju. Ako su galerija i pohrana u EU-u, to pitanje nestaje, a vaša ponuda poslovnom klijentu kraća je za jedan odlomak.
U BoothDocku: Hub, galerija i pohrana fotografija rade na poslužiteljima u EU-u. Sam fotokutak radi lokalno i prenosi fotografije tek kad postoji veza.
5. Rokovi čuvanja: unaprijed određeni, a ne naknadno improvizirani
Osobni podaci smiju se čuvati samo onoliko dugo koliko to svrha zahtijeva. „Obrisat ćemo jednom“ nije rok. Galerija koja nakon određenog vremena sama istječe najjednostavniji je oblik koncepta brisanja, a rok spada u vašu ponudu i u obavijest na uređaju.
U BoothDocku: Po događanju, pod Galerija i gosti, postavljate rok čuvanja: 90 dana prema zadanim postavkama, 365 dana uz zaštitu PIN-om, najviše 730 dana. U paketu Free galerija ostaje dostupna 2 dana. Nakon toga automatski istječe, a da se nitko ne mora toga sjetiti. Želite li da događanje nestane ranije, obrišite ga u Hubu.
6. Zahtjevi gostiju za brisanje: kod fotokutka i iz galerije
Gosti imaju pravo na brisanje svojih podataka (čl. 17. GDPR-a). Kod fotokutka za to postoje dva trenutka: odmah nakon snimanja, kad se fotografija ne sviđa, i danima kasnije, kad netko otkrije sliku u galeriji. Oba trebaju put koji ne prolazi kroz vaš sandučić e-pošte.
U BoothDocku: Zaslon s rezultatom ima gumb „Izbriši“ koji uključujete po fotokutku. On stvarno odbacuje snimku, i iz galerije u Hubu, nakon potvrde i samo ubrzo nakon snimanja. U galeriji svaki gost može zatražiti brisanje svojih fotografija. Zahtjev se pojavljuje u događanju pod Zahtjevi za brisanje, a vi primate e-poštu s poveznicom za provjeru. Ako u roku od 30 dana ne odlučite, fotografija se automatski uklanja. Zaboravljeni zahtjev stoga nikad ne ostaje otvoren.
7. Zaštita pristupa galeriji
Galerija dostupna putem pogodive adrese ili tražilice povreda je podataka koja jednostavno još nije primijećena. Poveznica mora biti dugačka i nasumična.
U BoothDocku: Galerija nikad nije javno pronalaziva. Po događanju birate između tajne poveznice i dodatnog PIN-a. Uz opseg „po sesiji“ svaki gost vidi samo vlastite fotografije; QR kod na ispisu vodi točno onamo. Pogrešna adresa prikazuje neutralnu stranicu bez ikakvog traga o događanju. Pojedinosti su u wikiju pod Zaštita pristupa.
8. Podatke gostiju prosljeđivati samo uz privolu
Domaćin često želi adrese e-pošte gostiju za vlastite pozivnice. Smije ih dobiti samo ako je gost izričito pristao: na to prosljeđivanje, tom primatelju, u tu svrhu. Adresa koju gost unosi samo da bi primio svoju fotografiju nije marketinška privola.
U BoothDocku: Adresa iz prozora „Primi e-poštom“ koristi se samo za slanje te fotografije; Hub je ne pohranjuje, a ni vi je ne vidite. Ako domaćin treba dobiti adrese, upotrijebite obrazac s podacima gostiju s vlastitom dobrovoljnom kvačicom čiji tekst sami pišete. Ona nikad nije obvezna ni unaprijed označena. Izvoz „Izvezi samo uz marketinšku privolu“ stvara CSV datoteku koja sadrži isključivo goste koji su stavili kvačicu. Samo taj popis ide klijentu. Upute: Fotografije samo e-poštom.
9. Tko je odgovoran: vi, klijent ili oboje?
To je pitanje koje se najčešće ostavlja otvorenim. Ako fotokutak iznajmljujete mladencima, oni djeluju privatno; odgovornost za obradu tada obično leži na vama kao operateru, jer vi dajete uređaj, softver i galeriju te odlučujete o svrsi i sredstvima. Kod poslovnog klijenta koji fotografije prima za vlastite svrhe ili dobiva popis gostiju može biti drukčije: ili ste oboje zajednički voditelji obrade, ili vi djelujete kao izvršitelj obrade za tvrtku i trebate ugovor o obradi podataka s klijentom, ne samo s pružateljem softvera.
Koja uloga vrijedi ovisi o tome tko što odlučuje, a to spada u pravno savjetovanje. Neovisno o tome: navedite ulogu u svojoj ponudi i riješite je prije događanja, ne poslije.
10. Ispis i galerija: dva izlaza, ista pravila
Ispis napušta prostoriju s gostom. Za galeriju vrijedi sve navedeno: rok čuvanja, zaštita pristupa, put za brisanje. Ako gosti smiju prenositi vlastite fotografije s mobitela, uključite moderaciju u BoothDocku; prijenosi se tada pojavljuju tek nakon vašeg odobrenja.
Popis za provjeru
- Zaslon s obavijesti prije snimanja uključen, tekst s vašim imenom, svrhom i rokom čuvanja?
- Objava i kontakt kao odvojene, dobrovoljne kvačice?
- Potpune informacije o privatnosti kao natpis ili poveznica uz uređaj?
- Ugovor o obradi podataka s pružateljem softvera prihvaćen i pohranjen?
- Mjesto pohrane fotografija poznato i navedeno u ponudi?
- Rok čuvanja galerije postavljen po događanju i priopćen klijentu?
- „Izbriši“ na zaslonu s rezultatom uključen, zahtjevi za brisanje u Hubu pod nadzorom?
- Galerija s tajnom poveznicom ili PIN-om, opseg „po sesiji“ gdje odgovara?
- Podaci gostiju izvezeni i proslijeđeni samo uz marketinšku kvačicu?
- Uloga prema klijentu (voditelj, zajednički voditelj, izvršitelj obrade) razjašnjena?
Zaslon s obavijesti, zapisnik privola, brisanje kod fotokutka, zahtjevi za brisanje i zaštićena poveznica galerije dio su svakog paketa, uključujući besplatni. Rok čuvanja galerije dulji od 2 dana i izvoz podataka gostiju u Hubu pripadaju plaćenom paketu; razlike su na stranici s cijenama.
Česta pitanja
Trebam li privolu za svaku fotografiju gosta?
Kod fotokutka privola je uobičajeni put, jer gost sam odlučuje hoće li stati pred kameru. Treba je pribaviti prije snimanja i zabilježiti. Može li uz nju doći u obzir i legitimni interes, ovisi o pojedinačnom slučaju i spada u pravno savjetovanje.
Koliko dugo smijem čuvati fotografije gostiju u galeriji?
Onoliko dugo koliko to svrha zahtijeva, a taj rok treba unaprijed odrediti. U BoothDocku rok čuvanja postavljate po događanju: 90 dana prema zadanim postavkama, 365 s PIN-om, najviše 730. Nakon toga galerija sama istječe.
Smijem li adrese e-pošte gostiju proslijediti domaćinu?
Samo ako je gost izričito pristao, uz navedenog primatelja i svrhu. U BoothDocku za to postoji dobrovoljna kvačica u obrascu s podacima gostiju, a izvoz „samo uz marketinšku privolu“ sadrži samo te goste.
Isprobajte BoothDock besplatno →
Ovaj članak opisuje funkcije BoothDocka i nije pravni savjet. Koja pravna osnova, koja uloga i koji rokovi vrijede za vaš poslovni model, razjasnite sa savjetnikom za zaštitu podataka.