Una fotobooth tratta dati personali, e del tipo più delicato che esista a una festa: i volti. Si aggiungono gli indirizzi e-mail per l'invio e a volte i nomi da un modulo per gli ospiti. Il GDPR non pretende una tesi di dottorato per questo, ma pretende alcune cose che vanno chiarite prima dell'evento. Questa checklist le passa in rassegna una per una e dice a ogni punto cosa porta con sé BoothDock e cosa resta a voi.
1. Base giuridica: il consenso sul dispositivo
Ogni trattamento ha bisogno di una base giuridica (art. 6 GDPR). Per una fotobooth, nella pratica, è il consenso: l'ospite decide se mettersi davanti alla fotocamera e conferma prima dello scatto che la foto verrà salvata. Contano tre cose: il consenso arriva prima dello scatto, è volontario e potete dimostrare in seguito a chi è stato mostrato quale testo.
Separati da questo sono gli scopi che vanno oltre la foto stessa, come la pubblicazione sul sito dell'azienda o un contatto successivo. Ognuno ha bisogno di una propria casella che l'ospite può rifiutare senza rinunciare alla sua foto.
In BoothDock: La schermata di avviso prima dello scatto si attiva sotto Sistema, Protezione, Avviso sulla privacy. Il salvataggio è lì la spunta obbligatoria; pubblicazione e contatto sono spunte facoltative con un testo proprio. Ogni consenso viene scritto nel registro dei consensi con data e ora e con la formulazione esatta mostrata, e potete esportare quel registro come file.
2. Obbligo di informativa: l'avviso prima della foto
Chi raccoglie dati deve informare le persone interessate (art. 13 GDPR): chi è il responsabile, per quale scopo vengono trattate le foto, per quanto tempo vengono conservate, chi le riceve e quali diritti ha l'ospite. Nessuno legge tre pagine a una festa. Ciò che funziona è un testo breve sul dispositivo più un cartello o un link con l'informativa completa.
In BoothDock: Il testo della schermata di avviso lo scrivete voi, in ogni lingua degli ospiti. È fornita solo una frase di default neutra; sostituitela con il vostro nome, lo scopo, la durata della galleria e il punto in cui si trova l'informativa completa.
3. DPA con il fornitore del software
Non appena un fornitore di servizi salva o invia foto per voi, è un responsabile del trattamento, e questo richiede un contratto (art. 28 GDPR). Senza un accordo sul trattamento dei dati (DPA) non c'è alcuna base perché il fornitore tocchi le foto degli ospiti; i clienti aziendali lo chiedono prima di accettare un preventivo.
In BoothDock: Il DPA si trova su boothdock.cloud/avv e viene accettato alla registrazione nell'Hub. Se il testo cambia, l'Hub lo chiede di nuovo prima di farvi proseguire. Non dovete richiedere nulla né raccogliere firme.
4. Luogo di archiviazione: server nell'UE
Il luogo in cui vengono salvate le foto decide se dovete giustificare un trasferimento verso un paese terzo. Se galleria e archiviazione sono nell'UE, quella domanda scompare, e il vostro preventivo per un cliente aziendale diventa un paragrafo più corto.
In BoothDock: Hub, galleria e archiviazione delle foto girano su server nell'UE. La box stessa lavora in locale e carica solo quando esiste una connessione.
5. Durata di conservazione: fissata in anticipo, non improvvisata dopo
I dati personali possono essere conservati solo finché lo richiede lo scopo. «Prima o poi cancelliamo» non è una durata. Una galleria che scade da sola dopo un tempo fisso è la forma più semplice di piano di cancellazione, e la durata va indicata nel preventivo e nell'avviso sul dispositivo.
In BoothDock: Per ogni evento, sotto Galleria e ospiti, impostate la conservazione: 90 giorni di default, 365 giorni con protezione PIN, 730 giorni al massimo. Nel piano Free la galleria resta online per 2 giorni. Poi scade automaticamente, senza che nessuno debba ricordarsene. Se volete che un evento sparisca prima, cancellatelo nell'Hub.
6. Richieste di cancellazione degli ospiti: alla box e dalla galleria
Gli ospiti hanno il diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati (art. 17 GDPR). Con una fotobooth ci sono due momenti per questo: subito dopo lo scatto, quando la foto non piace, e giorni dopo, quando qualcuno scopre l'immagine nella galleria. Entrambi hanno bisogno di un percorso che non passi dalla vostra casella di posta.
In BoothDock: La schermata del risultato ha un pulsante «Elimina» che abilitate per ogni box. Butta davvero via lo scatto, anche dalla galleria nell'Hub, dopo una conferma e solo poco dopo lo scatto. Nella galleria, ogni ospite può richiedere la cancellazione delle proprie foto. La richiesta compare nell'evento sotto Richieste di cancellazione, e voi ricevete un'e-mail con un link di verifica. Se non decidete entro 30 giorni, la foto viene rimossa automaticamente. Una richiesta dimenticata quindi non resta mai aperta.
7. Protezione dell'accesso alla galleria
Una galleria raggiungibile tramite un indirizzo indovinabile o un motore di ricerca è una violazione dei dati che semplicemente non è ancora stata notata. Il link deve essere lungo e casuale.
In BoothDock: La galleria non è mai trovabile pubblicamente. Per ogni evento scegliete tra un link segreto e un PIN aggiuntivo. Con l'ambito «per sessione», ogni ospite vede solo le proprie foto; il codice QR sulla stampa porta esattamente lì. Un indirizzo errato mostra una pagina neutra senza alcun indizio sull'evento. I dettagli sono nel wiki sotto Proteggere l'accesso.
8. Dati degli ospiti: trasmessi solo con consenso
Il padrone di casa vuole spesso gli indirizzi e-mail degli ospiti per i propri inviti. Può averli solo se l'ospite ha acconsentito espressamente: a questa trasmissione, a questo destinatario, per questo scopo. Un indirizzo che l'ospite inserisce solo per ricevere la propria foto non è un consenso marketing.
In BoothDock: L'indirizzo della finestra «Ricevi via e-mail» serve solo a inviare quella foto; l'Hub non lo salva, e nemmeno voi lo vedete. Se il padrone di casa deve ricevere gli indirizzi, usate il modulo dei dati ospite con la sua casella facoltativa, il cui testo scrivete voi. Non è mai obbligatoria e non è mai preselezionata. L'esportazione «Esporta solo con consenso marketing» produce un file CSV che contiene esclusivamente gli ospiti che hanno messo la spunta. Solo quella lista va al cliente. La guida: Foto solo via e-mail.
9. Chi è responsabile: voi, il cliente o entrambi?
È la domanda lasciata aperta più spesso. Se noleggiate la box a una coppia di sposi, questi agiscono come privati; la responsabilità del trattamento ricade allora di solito su di voi come gestori, perché fornite dispositivo, software e galleria e decidete scopo e mezzi. Con un cliente aziendale che riceve le foto per i propri scopi o ottiene la lista degli ospiti, le cose possono cambiare: o siete entrambi contitolari del trattamento, oppure agite come responsabili del trattamento per l'azienda e vi serve un DPA con il cliente, non solo con il fornitore del software.
Quale ruolo si applica dipende da chi decide cosa, e questo rientra in una consulenza legale. In ogni caso: indicate il ruolo nel preventivo e chiaritelo prima dell'evento, non dopo.
10. Stampa e galleria: due uscite, le stesse regole
La stampa lascia la sala insieme all'ospite. Per la galleria vale tutto quanto sopra: conservazione, protezione dell'accesso, percorso di cancellazione. Se gli ospiti possono caricare le proprie foto dal telefono, attivate la moderazione in BoothDock; i caricamenti compaiono allora solo dopo la vostra approvazione.
La checklist da spuntare
- Schermata di avviso prima dello scatto attivata, testo con il vostro nome, lo scopo e la durata?
- Pubblicazione e contatto come caselle separate e facoltative?
- Informativa completa sulla privacy come cartello o link presso il dispositivo?
- DPA con il fornitore del software accettato e archiviato?
- Luogo di archiviazione delle foto noto e indicato nel preventivo?
- Conservazione della galleria impostata per ogni evento e comunicata al cliente?
- «Elimina» sulla schermata del risultato abilitato, richieste di cancellazione nell'Hub tenute d'occhio?
- Galleria con link segreto o PIN, ambito «per sessione» dove ha senso?
- Dati degli ospiti esportati e trasmessi solo con la spunta marketing?
- Ruolo verso il cliente (titolare, contitolare, responsabile) chiarito?
Schermata di avviso, registro dei consensi, cancellazione alla box, richieste di cancellazione e link protetto della galleria fanno parte di ogni piano, compreso quello gratuito. La conservazione della galleria oltre i 2 giorni e l'esportazione dei dati ospite nell'Hub appartengono al piano a pagamento; le differenze sono nella pagina dei prezzi.
Domande frequenti
Mi serve il consenso per ogni foto degli ospiti?
Per una fotobooth il consenso è la via abituale, perché è l'ospite a decidere se mettersi davanti alla fotocamera. Va raccolto prima dello scatto e registrato. Se accanto possa valere anche il legittimo interesse dipende dal singolo caso e rientra in una consulenza legale.
Per quanto tempo posso tenere le foto degli ospiti nella galleria?
Finché lo richiede lo scopo, e questo periodo va fissato in anticipo. In BoothDock impostate una durata di conservazione per ogni evento: 90 giorni di default, 365 con PIN, 730 al massimo. Poi la galleria scade da sola.
Posso passare gli indirizzi e-mail degli ospiti al padrone di casa?
Solo se l'ospite ha acconsentito espressamente, con destinatario e scopo indicati. In BoothDock c'è per questo una casella facoltativa nel modulo dei dati ospite, e l'esportazione «solo con consenso marketing» contiene soltanto quegli ospiti.
Questo articolo descrive le funzioni di BoothDock e non è una consulenza legale. Quale base giuridica, quale ruolo e quali durate valgano per il vostro modello di business va chiarito con un consulente per la protezione dei dati.