Fotobudka przetwarza dane osobowe, i to najbardziej wrażliwe, jakie są na imprezie: twarze. Do tego dochodzą adresy e-mail do wysyłki, a czasem imiona i nazwiska z formularza dla gości. RODO nie wymaga do tego pracy doktorskiej, ale kilku rzeczy, które muszą być ustalone przed eventem. Ta lista kontrolna przechodzi je po kolei i przy każdym punkcie mówi, co wnosi BoothDock, a co zostaje po twojej stronie.
1. Podstawa prawna: zgoda na urządzeniu
Każde przetwarzanie potrzebuje podstawy prawnej (art. 6 RODO). Przy fotobudce jest nią w praktyce zgoda: gość sam decyduje, czy stanie przed aparatem, i przed zdjęciem potwierdza, że jego zdjęcie zostanie zapisane. Ważne są trzy rzeczy: zgoda jest udzielana przed zdjęciem, jest dobrowolna, a ty możesz później wykazać, komu jaki tekst został pokazany.
Osobną sprawą są cele wykraczające poza samo zdjęcie, na przykład publikacja na stronie firmy albo późniejszy kontakt. Każdy z nich potrzebuje własnego pola wyboru, które gość może odrzucić, nie rezygnując ze zdjęcia.
W BoothDock: Ekran z informacją przed zdjęciem włączasz w sekcji System, Ochrona, Informacja o ochronie danych. Zapis jest tam polem obowiązkowym, publikacja i kontakt to pola opcjonalne z własnym tekstem. Każda zgoda trafia ze znacznikiem czasu i dokładnie wyświetlonym brzmieniem do rejestru zgód, który możesz wyeksportować jako plik.
2. Obowiązek informacyjny: informacja przed zdjęciem
Kto zbiera dane, musi poinformować osoby, których one dotyczą (art. 13 RODO): kto jest administratorem, w jakim celu zdjęcia są przetwarzane, jak długo są przechowywane, kto je otrzymuje i jakie prawa ma gość. Na imprezie nikt nie czyta trzech stron. Sprawdza się krótki tekst na urządzeniu plus tabliczka albo link z pełną informacją.
W BoothDock: Tekst na ekranie z informacją piszesz sam, w każdym języku gości. Z góry zadane jest tylko neutralne zdanie domyślne; zastąp je swoją nazwą, celem, okresem przechowywania galerii i miejscem, gdzie znajduje się pełna informacja.
3. Umowa powierzenia z dostawcą oprogramowania
Gdy tylko usługodawca przechowuje albo wysyła zdjęcia w twoim imieniu, jest podmiotem przetwarzającym, a to wymaga umowy (art. 28 RODO). Bez umowy powierzenia przetwarzania brakuje podstawy, by dostawca w ogóle mógł dotykać zdjęć gości; klienci firmowi pytają o nią, zanim przyjmą ofertę.
W BoothDock: Umowa powierzenia jest dostępna pod adresem boothdock.cloud/avv i akceptujesz ją przy rejestracji w Hubie. Jeśli tekst się zmieni, Hub pyta ponownie, zanim będziesz pracować dalej. Nie musisz niczego zamawiać ani zbierać podpisów.
4. Miejsce przechowywania: serwery w UE
To, gdzie leżą zdjęcia, decyduje, czy musisz wyjaśniać przekazanie do państwa trzeciego. Jeśli galeria i pamięć są w UE, to pytanie znika, a oferta dla klienta firmowego robi się o akapit krótsza.
W BoothDock: Hub, galeria i pamięć zdjęć działają na serwerach w UE. Sama budka pracuje lokalnie i wysyła dopiero wtedy, gdy jest połączenie.
5. Okresy przechowywania: ustal z góry, nie improwizuj później
Dane osobowe mogą być przechowywane tylko tak długo, jak wymaga tego cel. „Kiedyś usuniemy” nie jest okresem. Galeria, która po ustalonym czasie wygasa sama, to najprostsza forma koncepcji usuwania, a okres należy do twojej oferty i do informacji na urządzeniu.
W BoothDock: Dla każdego eventu ustawiasz w sekcji Galeria i goście okres przechowywania: 90 dni domyślnie, 365 dni przy ochronie kodem PIN, najwyżej 730 dni. W planie Free galeria pozostaje online 2 dni. Potem wygasa automatycznie, bez niczyjego pamiętania. Jeśli chcesz pozbyć się eventu wcześniej, usuń go w Hubie.
6. Wnioski gości o usunięcie: przy budce i z galerii
Goście mają prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO). Przy fotobudce są na to dwa momenty: zaraz po zdjęciu, gdy się ono nie podoba, i kilka dni później, gdy ktoś odkryje zdjęcie w galerii. Oba potrzebują drogi, która nie prowadzi przez twoją skrzynkę pocztową.
W BoothDock: Na ekranie wyniku jest przycisk „Usuń”, który włączasz dla każdej budki. Naprawdę wyrzuca on ujęcie, także z galerii w Hubie, po potwierdzeniu i tylko krótko po zdjęciu. W galerii każdy gość może złożyć wniosek o usunięcie swoich zdjęć. Wniosek pojawia się w evencie w sekcji Wnioski o usunięcie, a ty dostajesz e-mail z linkiem do sprawdzenia. Jeśli nie podejmiesz decyzji w ciągu 30 dni, zdjęcie zostaje usunięte automatycznie. Zapomniany wniosek nigdy więc nie pozostaje otwarty.
7. Ochrona dostępu do galerii
Galeria dostępna pod adresem, który da się zgadnąć, albo przez wyszukiwarkę to naruszenie ochrony danych, którego po prostu jeszcze nikt nie zauważył. Link musi być długi i losowy.
W BoothDock: Galerii nigdy nie da się znaleźć publicznie. Dla każdego eventu wybierasz między tajnym linkiem a dodatkowym kodem PIN. Z zakresem „na sesję” każdy gość widzi tylko własne zdjęcia; kod QR na wydruku prowadzi dokładnie tam. Błędny adres pokazuje neutralną stronę bez wskazówki o evencie. Szczegóły są w wiki pod hasłem Ochrona dostępu.
8. Dane gości przekazuj tylko za zgodą
Organizator często chce adresów e-mail gości na własne zaproszenia. Może je mieć tylko wtedy, gdy gość wyraźnie się zgodził, i to na to przekazanie, temu odbiorcy, w tym celu. Adres, który gość wpisuje tylko po to, by dostać swoje zdjęcie, nie jest zgodą marketingową.
W BoothDock: Adres z okna „Otrzymaj przez e-mail” służy wyłącznie do wysłania tego zdjęcia; Hub go nie zapisuje i ty również go nie widzisz. Jeśli organizator ma otrzymać adresy, użyj formularza danych gości z własnym, dobrowolnym polem wyboru, którego tekst piszesz sam. Nigdy nie jest obowiązkowe ani zaznaczone z góry. Eksport „Eksportuj tylko ze zgodą marketingową” daje plik CSV zawierający wyłącznie gości z zaznaczonym polem. Tylko ta lista trafia do klienta. Instrukcja: Zdjęcia tylko e-mailem.
9. Kto odpowiada: ty, klient czy oboje?
To pytanie najczęściej pozostaje otwarte. Jeśli wynajmujesz budkę parze młodej, działa ona prywatnie; odpowiedzialność za przetwarzanie spoczywa wtedy z reguły na tobie jako operatorze, bo dostarczasz urządzenie, oprogramowanie i galerię oraz decydujesz o celach i sposobach. Przy kliencie firmowym, który otrzymuje zdjęcia do własnych celów albo dostaje listę gości, może to wyglądać inaczej: albo jesteście współadministratorami, albo działasz jako podmiot przetwarzający dla firmy i potrzebujesz umowy powierzenia z klientem, nie tylko z dostawcą oprogramowania.
Która rola ma zastosowanie, zależy od tego, kto o czym decyduje, i to jest sprawa na konsultację prawną. Niezależnie od tego: nazwij rolę w ofercie i wyjaśnij ją przed eventem, nie po nim.
10. Wydruk i galeria: dwa wyjścia, te same zasady
Wydruk opuszcza salę razem z gościem. Dla galerii obowiązuje wszystko powyżej: okres przechowywania, ochrona dostępu, droga usunięcia. Jeśli goście mogą wgrywać własne zdjęcia z telefonu, włącz w BoothDock moderację; wgrane zdjęcia pojawią się wtedy dopiero po twojej akceptacji.
Lista kontrolna do odhaczenia
- Ekran z informacją przed zdjęciem włączony, tekst z twoją nazwą, celem i okresem przechowywania?
- Publikacja i kontakt jako osobne, dobrowolne pola wyboru?
- Pełna informacja o ochronie danych jako tabliczka albo link przy urządzeniu?
- Umowa powierzenia z dostawcą oprogramowania zaakceptowana i zarchiwizowana?
- Miejsce przechowywania zdjęć znane i wskazane w ofercie?
- Okres przechowywania galerii ustawiony dla każdego eventu i przekazany klientowi?
- „Usuń” na ekranie wyniku włączone, wnioski o usunięcie w Hubie pod kontrolą?
- Galeria z tajnym linkiem albo kodem PIN, zakres „na sesję” tam, gdzie pasuje?
- Dane gości eksportowane i przekazywane tylko z polem zgody marketingowej?
- Rola wobec klienta (administrator, współadministrator, podmiot przetwarzający) wyjaśniona?
Ekran z informacją, rejestr zgód, usuwanie przy budce, wnioski o usunięcie i chroniony link do galerii należą do każdego planu, także bezpłatnego. Okresy przechowywania galerii dłuższe niż 2 dni i eksport danych gości w Hubie są częścią planu płatnego; różnice są na stronie z cenami.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję zgody na każde zdjęcie gościa?
Przy fotobudce zgoda jest zwykłą drogą, bo gość sam decyduje, czy stanie przed aparatem. Trzeba ją uzyskać przed zdjęciem i zapisać. Czy obok tego można oprzeć się na uzasadnionym interesie, zależy od konkretnego przypadku i jest sprawą na konsultację prawną.
Jak długo mogę przechowywać zdjęcia gości w galerii?
Tak długo, jak wymaga tego cel, a ten okres powinien być ustalony z góry. W BoothDock ustawiasz okres przechowywania dla każdego eventu: domyślnie 90 dni, z kodem PIN 365, najwyżej 730. Potem galeria wygasa sama.
Czy mogę przekazać adresy e-mail gości organizatorowi?
Tylko jeśli gość wyraźnie się na to zgodził, ze wskazaniem odbiorcy i celu. W BoothDock służy do tego dobrowolne pole wyboru w formularzu danych gości, a eksport „tylko ze zgodą marketingową” zawiera wyłącznie tych gości.
Ten artykuł opisuje funkcje BoothDock i nie jest poradą prawną. Jaka podstawa prawna, jaka rola i jakie okresy obowiązują w twoim modelu biznesowym, wyjaśnij z doradcą do spraw ochrony danych.