Fotobūdelis tvarko asmens duomenis, ir dar pačius jautriausius, kokių būna šventėje: veidus. Prie jų prisideda el. pašto adresai nuotraukoms išsiųsti ir kartais vardai iš svečių formos. BDAR tam nereikalauja disertacijos, bet reikalauja kelių dalykų, kurie turi būti sutvarkyti dar prieš renginį. Šis kontrolinis sąrašas pereina juos iš eilės ir prie kiekvieno punkto pasako, ką atsineša „BoothDock“ ir kas lieka jums.
1. Teisinis pagrindas: sutikimas įrenginyje
Kiekvienam duomenų tvarkymui reikia teisinio pagrindo (BDAR 6 str.). Fotobūdelyje praktiškai tai yra sutikimas: svečias pats nusprendžia, ar stoti prieš kamerą, ir prieš fotografuojant patvirtina, kad jo nuotrauka bus išsaugota. Svarbūs trys dalykai: sutikimas duodamas prieš fotografuojant, jis yra savanoriškas, ir vėliau galite įrodyti, kam koks tekstas buvo parodytas.
Atskirai nuo to yra tikslai, kurie apima daugiau nei pačią nuotrauką, pavyzdžiui, paskelbimas įmonės svetainėje ar vėlesnis susisiekimas. Kiekvienam iš jų reikia atskiro langelio, kurį svečias gali atmesti neatsisakydamas savo nuotraukos.
„BoothDock“: Pranešimo ekraną prieš fotografavimą įjungiate skiltyje Sistema, Apsauga, Duomenų apsaugos pranešimas. Išsaugojimas ten yra privalomas langelis, paskelbimas ir susisiekimas – pasirenkami langeliai su savu tekstu. Kiekvienas sutikimas su laiko žyma ir tiksliai parodytu tekstu patenka į sutikimų žurnalą, kurį galite eksportuoti kaip failą.
2. Pareiga informuoti: pranešimas prieš nuotrauką
Kas renka duomenis, privalo informuoti asmenis (BDAR 13 str.): kas atsakingas, kokiu tikslu nuotraukos tvarkomos, kiek laiko jos saugomos, kas jas gauna ir kokias teises turi svečias. Šventėje niekas neskaito trijų puslapių. Pasiteisina trumpas tekstas įrenginyje ir iškaba arba nuoroda su visa informacija.
„BoothDock“: Tekstą pranešimo ekrane rašote patys, kiekviena svečių kalba. Iš anksto pateiktas tik neutralus standartinis sakinys; pakeiskite jį savo pavadinimu, tikslu, galerijos saugojimo trukme ir vieta, kur rasti visą informaciją.
3. Duomenų tvarkymo sutartis su programinės įrangos tiekėju
Vos tik paslaugų teikėjas saugo ar siunčia nuotraukas už jus, jis yra duomenų tvarkytojas, o tam reikia sutarties (BDAR 28 str.). Be duomenų tvarkymo sutarties nėra pagrindo, kad tiekėjas apskritai galėtų liesti svečių nuotraukas; verslo klientai jos klausia prieš priimdami pasiūlymą.
„BoothDock“: Duomenų tvarkymo sutartis yra adresu boothdock.cloud/avv ir priimama registruojantis Hube. Jei tekstas pasikeičia, Hubas paklausia iš naujo, prieš jums tęsiant darbą. Jums nereikia nieko užsakyti ar rinkti parašų.
4. Saugojimo vieta: serveriai ES
Kur yra nuotraukos, lemia, ar turėsite aiškinti perdavimą į trečiąją šalį. Jei galerija ir saugykla yra ES, šis klausimas išnyksta, o jūsų pasiūlymas verslo klientui sutrumpėja viena pastraipa.
„BoothDock“: Hubas, galerija ir nuotraukų saugykla veikia serveriuose ES. Pats fotobūdelis dirba vietoje ir įkelia tik tada, kai yra ryšys.
5. Saugojimo terminai: nustatykite iš anksto, o ne improvizuokite vėliau
Asmens duomenis galima saugoti tik tiek, kiek reikalauja tikslas. „Kada nors ištrinsime“ nėra terminas. Galerija, kuri po nustatyto laiko pasibaigia pati, yra paprasčiausia ištrynimo koncepcijos forma, o terminas priklauso jūsų pasiūlymui ir pranešimui įrenginyje.
„BoothDock“: Kiekvienam renginiui skiltyje Galerija ir svečiai nustatote saugojimo trukmę: 90 dienų standartiškai, 365 dienos su PIN apsauga, daugiausia 730 dienų. Nemokamame Free plane galerija lieka internete 2 dienas. Po to ji pasibaigia automatiškai, niekam apie tai negalvojant. Jei norite renginio atsikratyti anksčiau, ištrinkite jį Hube.
6. Svečių prašymai ištrinti: prie fotobūdelio ir iš galerijos
Svečiai turi teisę reikalauti ištrinti savo duomenis (BDAR 17 str.). Fotobūdelyje tam yra du momentai: iškart po fotografavimo, kai nuotrauka nepatinka, ir po kelių dienų, kai kas nors atranda nuotrauką galerijoje. Abiem reikia kelio, kuris neina per jūsų pašto dėžutę.
„BoothDock“: Rezultato ekrane yra mygtukas „Ištrinti“, kurį įjungiate kiekvienam fotobūdeliui. Jis iš tikrųjų išmeta kadrą, taip pat ir iš galerijos Hube, po patvirtinimo ir tik netrukus po fotografavimo. Galerijoje kiekvienas svečias gali paprašyti ištrinti savo nuotraukas. Prašymas atsiranda renginyje skiltyje Ištrynimo prašymai, o jūs gaunate el. laišką su peržiūros nuoroda. Jei per 30 dienų nenusprendžiate, nuotrauka pašalinama automatiškai. Pamirštas prašymas taigi niekada nelieka atviras.
7. Galerijos prieigos apsauga
Galerija, pasiekiama atspėjamu adresu ar per paieškos sistemą, yra duomenų saugumo pažeidimas, kuris tiesiog dar nepastebėtas. Nuoroda turi būti ilga ir atsitiktinė.
„BoothDock“: Galerija niekada nėra viešai randama. Kiekvienam renginiui renkatės tarp slaptos nuorodos ir papildomo PIN kodo. Su apimtimi „per seansą“ kiekvienas svečias mato tik savo nuotraukas; QR kodas ant spaudinio veda būtent ten. Neteisingas adresas rodo neutralų puslapį be užuominos apie renginį. Išsamiau wiki straipsnyje Prieigos apsauga.
8. Svečių duomenis perduokite tik su sutikimu
Renginio užsakovas dažnai nori svečių el. pašto adresų savo kvietimams. Jis gali juos gauti tik tada, jei svečias aiškiai sutiko, būtent su šiuo perdavimu šiam gavėjui šiuo tikslu. Adresas, kurį svečias įveda tik tam, kad gautų savo nuotrauką, nėra rinkodaros sutikimas.
„BoothDock“: Adresas iš lango „Gauti el. paštu“ naudojamas tik tai nuotraukai išsiųsti; Hubas jo nesaugo, ir jūs jo taip pat nematote. Jei užsakovas turi gauti adresus, naudokite svečių duomenų formą su atskiru, savanorišku langeliu, kurio tekstą rašote patys. Jis niekada nėra privalomas ir niekada nepažymėtas iš anksto. Eksportas „Eksportuoti tik su rinkodaros sutikimu“ pateikia CSV failą, kuriame yra tik svečiai su pažymėtu langeliu. Tik šis sąrašas keliauja klientui. Instrukcija: Nuotraukos tik el. paštu.
9. Kas atsakingas: jūs, klientas ar abu?
Tai klausimas, kuris dažniausiai lieka atviras. Jei fotobūdelį nuomojate jaunavedžiams, jie veikia privačiai; atsakomybė už duomenų tvarkymą tada paprastai tenka jums kaip operatoriui, nes jūs suteikiate įrenginį, programinę įrangą ir galeriją ir sprendžiate dėl tikslo ir priemonių. Su verslo klientu, kuris gauna nuotraukas savo tikslams arba gauna svečių sąrašą, gali būti kitaip: arba abu esate bendri duomenų valdytojai, arba jūs dirbate kaip duomenų tvarkytojas įmonei ir jums reikia duomenų tvarkymo sutarties su klientu, ne tik su programinės įrangos tiekėju.
Kuris vaidmuo tinka, priklauso nuo to, kas ką sprendžia, ir tai yra teisinės konsultacijos klausimas. Nepriklausomai nuo to: įvardykite vaidmenį pasiūlyme ir išsiaiškinkite jį prieš renginį, o ne po jo.
10. Spaudinys ir galerija: dvi išvestys, tos pačios taisyklės
Spaudinys išeina iš salės kartu su svečiu. Galerijai galioja viskas, kas išdėstyta aukščiau: saugojimo trukmė, prieigos apsauga, ištrynimo kelias. Jei svečiai gali įkelti savo telefono nuotraukas, „BoothDock“ įjunkite moderavimą; įkelti vaizdai tada pasirodys tik po jūsų patvirtinimo.
Kontrolinis sąrašas pasižymėti
- Pranešimo ekranas prieš fotografavimą įjungtas, tekste jūsų pavadinimas, tikslas ir saugojimo trukmė?
- Paskelbimas ir susisiekimas kaip atskiri, savanoriški langeliai?
- Visa duomenų apsaugos informacija kaip iškaba ar nuoroda prie įrenginio?
- Duomenų tvarkymo sutartis su programinės įrangos tiekėju priimta ir išsaugota?
- Nuotraukų saugojimo vieta žinoma ir nurodyta pasiūlyme?
- Galerijos saugojimo trukmė nustatyta kiekvienam renginiui ir pranešta klientui?
- „Ištrinti“ rezultato ekrane įjungta, ištrynimo prašymai Hube stebimi?
- Galerija su slapta nuoroda ar PIN kodu, apimtis „per seansą“ ten, kur tinka?
- Svečių duomenys eksportuojami ir perduodami tik su rinkodaros langeliu?
- Vaidmuo kliento atžvilgiu (duomenų valdytojas, bendras valdytojas, tvarkytojas) išsiaiškintas?
Pranešimo ekranas, sutikimų žurnalas, ištrynimas prie fotobūdelio, ištrynimo prašymai ir apsaugota galerijos nuoroda priklauso kiekvienam planui, taip pat ir nemokamam. Ilgesnė nei 2 dienų galerijos trukmė ir svečių duomenų eksportas Hube yra mokamo plano dalis; skirtumai pateikti kainų puslapyje.
Dažnai užduodami klausimai
Ar man reikia sutikimo kiekvienai svečio nuotraukai?
Fotobūdelyje sutikimas yra įprastas kelias, nes svečias pats nusprendžia, ar stoti prieš kamerą. Jį reikėtų gauti prieš fotografuojant ir užfiksuoti. Ar šalia to galėtų tikti teisėtas interesas, priklauso nuo konkretaus atvejo ir yra teisinės konsultacijos klausimas.
Kiek laiko galiu saugoti svečių nuotraukas galerijoje?
Tiek, kiek reikalauja tikslas, ir šis terminas turėtų būti nustatytas iš anksto. „BoothDock“ kiekvienam renginiui nustatote saugojimo trukmę: standartiškai 90 dienų, su PIN kodu 365, daugiausia 730. Po to galerija pasibaigia pati.
Ar galiu perduoti svečių el. pašto adresus renginio užsakovui?
Tik jei svečias aiškiai sutiko, nurodant gavėją ir tikslą. „BoothDock“ tam yra savanoriškas langelis svečių duomenų formoje, o eksportas „tik su rinkodaros sutikimu“ apima tik šiuos svečius.
Išbandyti „BoothDock“ nemokamai →
Šis straipsnis aprašo „BoothDock“ funkcijas ir nėra teisinė konsultacija. Koks teisinis pagrindas, koks vaidmuo ir kokie terminai galioja jūsų verslo modeliui, išsiaiškinkite su duomenų apsaugos konsultantu.