En fotobox behandlar personuppgifter, och dessutom den känsligaste sorten som finns på en fest: ansikten. Lägg till e-postadresser för leveransen och ibland namn från ett gästformulär. Dataskyddsförordningen (GDPR) kräver ingen doktorsavhandling för detta, men den kräver några saker som måste vara på plats före eventet. Den här checklistan går igenom dem en i taget och säger vid varje punkt vad BoothDock bidrar med och vad som ligger kvar hos dig.
1. Rättslig grund: samtycke på enheten
Varje behandling behöver en rättslig grund (art. 6 GDPR). För en fotobox är det i praktiken samtycke: gästen bestämmer själv om hen ställer sig framför kameran och bekräftar före tagningen att fotot sparas. Tre saker spelar roll: samtycket ges före tagningen, det är frivilligt, och du kan i efterhand visa vem som fick se vilken text.
Skilda från detta är ändamål som går utöver själva fotot, till exempel publicering på företagets webbplats eller att bli kontaktad senare. Vart och ett behöver en egen kryssruta som gästen kan tacka nej till utan att avstå från sitt foto.
I BoothDock: Meddelandeskärmen före tagningen slås på under System, Skydd, Integritetsmeddelande. Lagringen är den obligatoriska kryssrutan där; publicering och kontakt är frivilliga kryssrutor med egen text. Varje samtycke skrivs till samtyckesloggen med tidsstämpel och exakt den formulering som visades, och du kan exportera loggen som en fil.
2. Informationsplikt: meddelandet före fotot
Den som samlar in uppgifter måste informera de berörda (art. 13 GDPR): vem som är ansvarig, vad fotona behandlas för, hur länge de sparas, vem som får dem och vilka rättigheter gästen har. Ingen läser tre sidor på en fest. Det som fungerar är en kort text på enheten plus en skylt eller en länk med den fullständiga informationen.
I BoothDock: Texten på meddelandeskärmen skriver du själv, på varje gästspråk. Bara en neutral standardmening följer med; ersätt den med ditt namn, ändamålet, galleriets lagringstid och var den fullständiga informationen finns.
3. Biträdesavtal med mjukvaruleverantören
Så snart en tjänsteleverantör lagrar eller skickar foton åt dig är den ett personuppgiftsbiträde, och det kräver ett avtal (art. 28 GDPR). Utan ett personuppgiftsbiträdesavtal finns det ingen grund för att leverantören över huvud taget får röra gästfotona; företagskunder frågar efter det innan de godtar en offert.
I BoothDock: Personuppgiftsbiträdesavtalet finns på boothdock.cloud/avv och godkänns när du registrerar dig i Hub. Om texten ändras frågar Hub igen innan du fortsätter. Du behöver inte begära något eller samla in underskrifter.
4. Lagringsplats: servrar i EU
Var fotona lagras avgör om du måste förklara en överföring till tredjeland. Om galleri och lagring ligger i EU försvinner den frågan, och din offert till en företagskund blir ett stycke kortare.
I BoothDock: Hub, galleri och fotolagring körs på servrar i EU. Själva boxen arbetar lokalt och laddar bara upp när det finns en anslutning.
5. Lagringstider: bestämda i förväg, inte improviserade efteråt
Personuppgifter får bara sparas så länge ändamålet kräver det. ”Vi raderar någon gång” är ingen tidsfrist. Ett galleri som upphör av sig självt efter en fast tid är den enklaste formen av raderingskoncept, och tiden hör hemma i din offert och i meddelandet på enheten.
I BoothDock: Per event, under Galleri & gäster, ställer du in lagringstiden: 90 dagar som standard, 365 dagar med PIN-skydd, högst 730 dagar. I Free-planen ligger galleriet kvar i 2 dagar. Därefter upphör det automatiskt, utan att någon behöver komma ihåg det. Vill du att ett event ska försvinna tidigare raderar du det i Hub.
6. Gästernas raderingsbegäranden: vid boxen och från galleriet
Gäster har rätt att få sina uppgifter raderade (art. 17 GDPR). Med en fotobox finns två tillfällen för det: direkt efter tagningen, när fotot inte föll i smaken, och dagar senare, när någon upptäcker bilden i galleriet. Båda behöver en väg som inte går via din inkorg.
I BoothDock: Resultatskärmen har en knapp ”Radera” som du aktiverar per box. Den slänger verkligen bort tagningen, även ur galleriet i Hub, efter en bekräftelse och bara kort efter tagningen. I galleriet kan varje gäst begära radering av sina foton. Begäran dyker upp i eventet under Raderingsbegäranden, och du får ett e-postmeddelande med en granskningslänk. Fattar du inget beslut inom 30 dagar tas fotot bort automatiskt. En bortglömd begäran blir alltså aldrig liggande.
7. Åtkomstskydd för galleriet
Ett galleri som kan nås via en gissningsbar adress eller en sökmotor är en personuppgiftsincident som bara inte har upptäckts än. Länken måste vara lång och slumpmässig.
I BoothDock: Galleriet går aldrig att hitta öppet. Per event väljer du mellan en hemlig länk och en extra PIN. Med omfånget ”per session” ser varje gäst bara sina egna foton; QR-koden på utskriften leder exakt dit. En felaktig adress visar en neutral sida utan någon ledtråd om eventet. Detaljerna finns i wikin under Skydda åtkomsten.
8. Lämna bara vidare gästdata med samtycke
Värden vill ofta ha gästernas e-postadresser för egna inbjudningar. Det får värden bara om gästen uttryckligen har samtyckt, till just den här överföringen, till den här mottagaren, för det här ändamålet. En adress som gästen anger enbart för att få sitt foto är inget marknadsföringssamtycke.
I BoothDock: Adressen från fönstret ”Skicka via e-post” används bara för att skicka just det fotot; Hub sparar den inte, och du får inte heller se den. Om värden ska få adresser använder du gästdataformuläret med dess egen frivilliga kryssruta, vars text du skriver själv. Den är aldrig obligatorisk och aldrig förifylld. Exporten ”Exportera endast med marknadsföringssamtycke” ger en CSV-fil som uteslutande innehåller gäster som kryssade i rutan. Bara den listan går till kunden. Guiden: Foton bara via e-post.
9. Vem är ansvarig: du, kunden eller båda?
Det här är frågan som oftast lämnas öppen. Hyr du ut boxen till ett brudpar handlar de privat; ansvaret för behandlingen ligger då i regel hos dig som operatör, eftersom du tillhandahåller enhet, mjukvara och galleri och bestämmer över ändamål och medel. Med en företagskund som får fotona för egna ändamål eller får gästlistan kan det se annorlunda ut: antingen är ni båda gemensamt personuppgiftsansvariga, eller så agerar du som personuppgiftsbiträde åt företaget och behöver ett biträdesavtal med kunden, inte bara med mjukvaruleverantören.
Vilken roll som gäller beror på vem som bestämmer vad, och det hör hemma i en juridisk rådgivning. Oavsett: nämn rollen i din offert och gör upp om den före eventet, inte efter.
10. Utskrift och galleri: två utgångar, samma regler
Utskriften lämnar lokalen med gästen. För galleriet gäller allt ovan: lagringstid, åtkomstskydd, raderingsväg. Får gästerna ladda upp egna mobilfoton slår du på moderering i BoothDock; uppladdningar visas då först efter ditt godkännande.
Checklistan att bocka av
- Meddelandeskärm före tagningen påslagen, text med ditt namn, ändamål och lagringstid?
- Publicering och kontakt som separata, frivilliga kryssrutor?
- Fullständig dataskyddsinformation som skylt eller länk vid enheten?
- Biträdesavtal med mjukvaruleverantören godkänt och arkiverat?
- Fotonas lagringsplats känd och angiven i offerten?
- Galleriets lagringstid inställd per event och meddelad kunden?
- ”Radera” på resultatskärmen aktiverad, raderingsbegäranden i Hub under uppsikt?
- Galleri med hemlig länk eller PIN, omfång ”per session” där det passar?
- Gästdata exporterad och vidarelämnad bara med marknadsföringskryssen?
- Rollen gentemot kunden (ansvarig, gemensamt, biträde) klargjord?
Meddelandeskärm, samtyckeslogg, radering vid boxen, raderingsbegäranden och den skyddade gallerilänken ingår i varje plan, även den kostnadsfria. Gallerilagring längre än 2 dagar och gästdataexporten i Hub hör till den betalda planen; skillnaderna finns på prissidan.
Vanliga frågor
Behöver jag samtycke för varje gästfoto?
För en fotobox är samtycke den vanliga vägen, eftersom gästen själv bestämmer om hen ställer sig framför kameran. Det bör inhämtas före tagningen och loggas. Om berättigat intresse kan gälla vid sidan av beror på det enskilda fallet och hör hemma i en juridisk rådgivning.
Hur länge får jag behålla gästfoton i galleriet?
Så länge ändamålet kräver det, och den tiden bör vara bestämd i förväg. I BoothDock ställer du in en lagringstid per event: 90 dagar som standard, 365 med PIN, högst 730. Därefter upphör galleriet av sig självt.
Får jag lämna gästernas e-postadresser vidare till värden?
Bara om gästen uttryckligen har samtyckt, med mottagare och ändamål angivna. I BoothDock finns en frivillig kryssruta för detta i gästdataformuläret, och exporten ”endast med marknadsföringssamtycke” innehåller bara de gästerna.
Testa BoothDock kostnadsfritt →
Den här artikeln beskriver BoothDocks funktioner och är ingen juridisk rådgivning. Vilken rättslig grund, vilken roll och vilka tidsfrister som gäller för din affärsmodell bör du reda ut med en dataskyddsrådgivare.