Един фотобокс обработва лични данни, при това най-чувствителните, които има на едно парти: лица. Към тях се добавят имейл адреси за изпращане, а понякога и имена от формуляр за гости. GDPR не изисква докторска дисертация за това, но изисква няколко неща, които трябва да са уредени преди събитието. Този контролен списък ги минава едно по едно и при всяка точка казва какво носи BoothDock и какво остава за вас.
1. Правно основание: съгласие на устройството
Всяка операция по обработване се нуждае от правно основание (чл. 6 GDPR). При фотобокс на практика това е съгласието: гостът решава дали да застане пред камерата и потвърждава преди заснемането, че снимката ще бъде съхранена. Важни са три неща: съгласието идва преди заснемането, то е доброволно и по-късно можете да докажете кой кой текст е видял.
Отделно от това стоят цели, които надхвърлят самата снимка, например публикуване на фирмения сайт или последващ контакт. Всяка от тях се нуждае от собствена отметка, която гостът може да откаже, без да се лишава от снимката си.
В BoothDock: Екранът с известие преди заснемането се включва в Система, Защита, Известие за поверителност. Съхранението там е задължителната отметка; публикуването и контактът са незадължителни отметки със собствен текст. Всяко съгласие се записва в протокола на съгласията с времеви печат и точната показана формулировка, а този протокол можете да експортирате като файл.
2. Задължение за информиране: известието преди снимката
Който събира данни, трябва да информира засегнатите лица (чл. 13 GDPR): кой е отговорен, за какво се обработват снимките, колко дълго се пазят, кой ги получава и какви права има гостът. На парти никой не чете три страници. Това, което работи, е кратък текст на устройството плюс табела или връзка с пълната информация.
В BoothDock: Текста на екрана с известие пишете сами, на всеки език на гостите. Предоставено е само неутрално изречение по подразбиране; заменете го с вашето име, целта, срока на съхранение на галерията и мястото, където може да се намери пълната информация.
3. Договор за обработка с доставчика на софтуера
Щом един доставчик на услуги съхранява или изпраща снимки за вас, той е обработващ лични данни, а това изисква договор (чл. 28 GDPR). Без договор за обработка на лични данни доставчикът изобщо няма основание да докосва снимките на гостите; корпоративните клиенти го изискват, преди да приемат оферта.
В BoothDock: Договорът за обработка е на boothdock.cloud/avv и се приема при регистрацията в Hub. Ако текстът се промени, Hub пита отново, преди да продължите. Не е нужно да заявявате нищо или да събирате подписи.
4. Място на съхранение: сървъри в ЕС
Къде се съхраняват снимките решава дали трябва да обяснявате предаване към трета държава. Ако галерията и хранилището са в ЕС, този въпрос отпада, а офертата ви към корпоративен клиент става с един абзац по-кратка.
В BoothDock: Hub, галерията и хранилището за снимки работят на сървъри в ЕС. Самият фотобокс работи локално и качва едва когато има връзка.
5. Срокове на съхранение: определени предварително, а не импровизирани след това
Лични данни могат да се пазят само докато целта го изисква. „Изтриваме по някое време“ не е срок. Галерия, която изтича сама след определено време, е най-простата форма на концепция за изтриване, а срокът принадлежи в офертата ви и в известието на устройството.
В BoothDock: За всяко събитие, в Галерия и гости, задавате съхранението: 90 дни по подразбиране, 365 дни със защита с ПИН, най-много 730 дни. В безплатния план галерията остава онлайн 2 дни. След това тя изтича автоматично, без някой да трябва да си спомня. Ако искате едно събитие да изчезне по-рано, изтрийте го в Hub.
6. Заявки за изтриване от гостите: на фотобокса и от галерията
Гостите имат право данните им да бъдат изтрити (чл. 17 GDPR). При фотобокс за това има два момента: веднага след заснемането, когато снимката не харесва, и дни по-късно, когато някой открие кадъра в галерията. И за двата е нужен път, който не минава през пощенската ви кутия.
В BoothDock: Екранът с резултата има бутон „Изтриване“, който активирате за всеки фотобокс. Той наистина премахва заснетото, включително от галерията в Hub, след потвърждение и само кратко след заснемането. В галерията всеки гост може да поиска изтриване на своите снимки. Заявката се появява в събитието под Заявки за изтриване, а вие получавате имейл с връзка за проверка. Ако не решите в рамките на 30 дни, снимката се премахва автоматично. Така една забравена заявка никога не остава отворена.
7. Защита на достъпа до галерията
Галерия, достъпна чрез адрес, който може да се отгатне, или чрез търсачка, е нарушение на сигурността на данните, което просто още не е забелязано. Връзката трябва да е дълга и случайна.
В BoothDock: Галерията никога не може да бъде открита публично. За всяко събитие избирате между таен линк и допълнителен ПИН. С обхват „на сесия“ всеки гост вижда само своите снимки; QR кодът върху разпечатката води точно там. Грешен адрес показва неутрална страница без следа от събитието. Подробности има в уикито под Защита на достъпа.
8. Предавайте данни на гостите само със съгласие
Организаторът често иска имейл адресите на гостите за собствените си покани. Той може да ги получи само ако гостът изрично се е съгласил: с това предаване, на този получател, за тази цел. Адрес, който гостът въвежда само за да получи снимката си, не е съгласие за маркетинг.
В BoothDock: Адресът от прозореца „Получете снимката чрез имейл“ се използва само за изпращането на тази снимка; Hub не го съхранява и вие също не го виждате. Ако организаторът трябва да получи адреси, използвайте формуляра за данни на гостите със собствена доброволна отметка, чийто текст пишете сами. Тя никога не е задължителна и никога не е предварително избрана. Експортът „Експорт само със съгласие за маркетинг“ създава CSV файл, който съдържа единствено гостите, поставили отметката. Само този списък отива при клиента. Ръководството: Снимки само по имейл.
9. Кой е отговорен: вие, клиентът или и двамата?
Това е въпросът, който най-често остава открит. Ако давате фотобокса под наем на младоженци, те действат като частни лица; отговорността за обработването тогава обикновено е ваша като оператор, защото вие предоставяте устройството, софтуера и галерията и решавате целта и средствата. При корпоративен клиент, който получава снимките за собствени цели или получава списъка с гостите, може да изглежда различно: или двамата сте съвместни администратори, или вие действате като обработващ за фирмата и ви трябва договор за обработка с клиента, а не само с доставчика на софтуера.
Коя роля се прилага, зависи от това кой какво решава, а това е въпрос за правна консултация. Независимо от това: назовете ролята в офертата си и я уредете преди събитието, а не след него.
10. Разпечатка и галерия: два изхода, едни и същи правила
Разпечатката напуска залата заедно с госта. За галерията важи всичко по-горе: съхранение, защита на достъпа, път за изтриване. Ако гостите могат да качват собствени снимки от телефона, включете модерацията в BoothDock; тогава качванията се появяват едва след вашето одобрение.
Контролният списък за отмятане
- Екранът с известие преди заснемането включен, текст с вашето име, цел и срок на съхранение?
- Публикуване и контакт като отделни, доброволни отметки?
- Пълната информация за поверителност като табела или връзка при устройството?
- Договорът за обработка с доставчика на софтуера приет и архивиран?
- Мястото на съхранение на снимките известно и посочено в офертата?
- Срокът на съхранение на галерията зададен за всяко събитие и съобщен на клиента?
- „Изтриване“ на екрана с резултата активирано, заявките за изтриване в Hub под око?
- Галерия с таен линк или ПИН, обхват „на сесия“, където е подходящо?
- Данните на гостите експортирани и предадени само с отметката за маркетинг?
- Ролята спрямо клиента (администратор, съвместна, обработващ) изяснена?
Екранът с известие, протоколът на съгласията, изтриването на фотобокса, заявките за изтриване и защитеният линк към галерията са част от всеки план, включително безплатния. Съхранението на галерията над 2 дни и експортът на данни на гостите в Hub принадлежат към платения план; разликите са на страницата с цените.
Често задавани въпроси
Трябва ли ми съгласие за всяка снимка на гост?
При фотобокс съгласието е обичайният път, защото гостът сам решава дали да застане пред камерата. То трябва да бъде получено преди заснемането и да бъде протоколирано. Дали наред с него може да се приложи и легитимен интерес, зависи от конкретния случай и е въпрос за правна консултация.
Колко дълго мога да пазя снимките на гостите в галерията?
Докато целта го изисква, а този срок трябва да е определен предварително. В BoothDock задавате срок на съхранение за всяко събитие: 90 дни по подразбиране, 365 с ПИН, най-много 730. След това галерията изтича сама.
Мога ли да предам имейл адресите на гостите на организатора?
Само ако гостът изрично се е съгласил, с посочен получател и цел. В BoothDock за това има доброволна отметка във формуляра за данни на гостите, а експортът „само със съгласие за маркетинг“ съдържа единствено тези гости.
Изпробвайте BoothDock безплатно →
Тази статия описва функциите на BoothDock и не е правен съвет. Кое правно основание, коя роля и кои срокове важат за вашия бизнес модел, е нещо, което трябва да изясните с консултант по защита на данните.