Uma fotobox trata dados pessoais, e logo os mais sensíveis que há numa festa: rostos. Junte-se endereços de e-mail para o envio e, por vezes, nomes de um formulário de convidados. O RGPD não exige uma tese de doutoramento para isto, mas exige algumas coisas que têm de estar resolvidas antes do evento. Esta lista de verificação percorre-as uma a uma e diz, em cada ponto, o que a BoothDock traz consigo e o que fica do seu lado.
1. Base jurídica: consentimento no aparelho
Todo o tratamento precisa de uma base jurídica (artigo 6.º do RGPD). Numa fotobox, na prática, é o consentimento: o convidado decide se se coloca à frente da câmara e confirma, antes da captura, que a foto será guardada. Três coisas importam: o consentimento é dado antes da captura, é voluntário e, mais tarde, consegue provar a quem foi mostrado que texto.
À parte ficam as finalidades que vão além da própria foto, como a publicação no site da empresa ou um contacto posterior. Cada uma precisa da sua própria caixa de verificação, que o convidado pode recusar sem abdicar da sua foto.
Na BoothDock: O ecrã de aviso antes da captura ativa-se em Sistema, Proteção, Aviso de privacidade. A conservação é aí a caixa obrigatória; publicação e contacto são caixas facultativas com texto próprio. Cada consentimento é escrito no registo de consentimentos com data e hora e a formulação exata que foi mostrada, e pode exportar esse registo como ficheiro.
2. Dever de informação: o aviso antes da foto
Quem recolhe dados tem de informar as pessoas em causa (artigo 13.º do RGPD): quem é o responsável, para que são tratadas as fotos, durante quanto tempo são guardadas, quem as recebe e que direitos tem o convidado. Ninguém lê três páginas numa festa. O que funciona é um texto curto no aparelho mais um letreiro ou uma ligação com a informação completa.
Na BoothDock: O texto do ecrã de aviso escreve-o o próprio operador, em cada língua dos convidados. Só vem incluída uma frase neutra por predefinição; substitua-a pelo seu nome, pela finalidade, pelo período de conservação da galeria e pelo local onde está a informação completa.
3. Contrato de subcontratação com o fornecedor de software
Assim que um prestador de serviços guarda ou envia fotos por si, é um subcontratante, e isso exige um contrato (artigo 28.º do RGPD). Sem um contrato de subcontratação (DPA), não há base para que o fornecedor sequer toque nas fotos dos convidados; os clientes empresariais pedem-no antes de aceitarem uma proposta.
Na BoothDock: O contrato de subcontratação está em boothdock.cloud/avv e é aceite no registo no Hub. Se o texto mudar, o Hub volta a perguntar antes de continuar. Não tem de pedir nada nem recolher assinaturas.
4. Local de armazenamento: servidores na UE
O local onde as fotos ficam guardadas decide se tem de explicar uma transferência para um país terceiro. Se a galeria e o armazenamento estiverem na UE, essa questão desaparece, e a sua proposta a um cliente empresarial fica um parágrafo mais curta.
Na BoothDock: O Hub, a galeria e o armazenamento das fotos correm em servidores na UE. A própria fotobox trabalha localmente e só carrega quando existe ligação.
5. Prazos de conservação: definidos à partida, não improvisados depois
Os dados pessoais só podem ser guardados enquanto a finalidade o exigir. «Eliminamos em algum momento» não é um prazo. Uma galeria que expira por si ao fim de um tempo fixo é a forma mais simples de um conceito de eliminação, e o prazo pertence à sua proposta e ao aviso no aparelho.
Na BoothDock: Por evento, em Galeria e convidados, define a conservação: 90 dias por predefinição, 365 dias com proteção por PIN, 730 dias no máximo. No plano Free, a galeria fica online durante 2 dias. Depois disso expira automaticamente, sem que ninguém tenha de se lembrar. Se quiser que um evento desapareça mais cedo, elimine-o no Hub.
6. Pedidos de eliminação dos convidados: na fotobox e a partir da galeria
Os convidados têm o direito a que os seus dados sejam apagados (artigo 17.º do RGPD). Numa fotobox há dois momentos para isso: logo a seguir à captura, quando a foto não agrada, e dias depois, quando alguém descobre a imagem na galeria. Ambos precisam de um caminho que não passe pela sua caixa de entrada.
Na BoothDock: O ecrã de resultado tem um botão «Eliminar» que ativa por fotobox. Descarta mesmo a captura, também da galeria no Hub, após uma confirmação e só pouco depois da captura. Na galeria, cada convidado pode pedir a eliminação das suas fotos. O pedido aparece no evento em Pedidos de eliminação e recebe um e-mail com uma ligação de verificação. Se não decidir no prazo de 30 dias, a foto é removida automaticamente. Um pedido esquecido nunca fica, portanto, em aberto.
7. Proteção de acesso à galeria
Uma galeria acessível através de um endereço adivinhável ou de um motor de busca é uma violação de dados que simplesmente ainda não foi notada. A ligação tem de ser longa e aleatória.
Na BoothDock: A galeria nunca é descobrível abertamente. Por evento, escolhe entre uma ligação secreta e um PIN adicional. Com o âmbito «por sessão», cada convidado vê apenas as suas próprias fotos; o código QR na impressão leva exatamente aí. Um endereço errado mostra uma página neutra, sem qualquer indício do evento. Os detalhes estão na wiki em Proteger o acesso.
8. Passar dados de convidados só com consentimento
O anfitrião quer muitas vezes os endereços de e-mail dos convidados para os seus próprios convites. Só os pode ter se o convidado tiver concordado expressamente, com esta transmissão, para este destinatário, para esta finalidade. Um endereço que o convidado introduz apenas para receber a sua foto não é um consentimento de marketing.
Na BoothDock: O endereço da janela «Receber por e-mail» serve apenas para enviar essa foto; o Hub não o guarda, e o operador também não o chega a ver. Se o anfitrião deve receber endereços, use o formulário de dados dos convidados com a sua caixa de verificação facultativa própria, cujo texto escreve o próprio operador. Nunca é obrigatória nem pré-selecionada. A exportação «Exportar só com consentimento de marketing» gera um ficheiro CSV que contém exclusivamente os convidados que marcaram a caixa. Só essa lista vai para o cliente. O guia: Fotos só por e-mail.
9. Quem é o responsável: o operador, o cliente ou ambos?
Esta é a pergunta que mais vezes fica em aberto. Se alugar a fotobox a um casal de noivos, eles agem a título privado; a responsabilidade pelo tratamento recai então, regra geral, sobre si como operador, porque fornece aparelho, software e galeria e decide sobre a finalidade e os meios. Com um cliente empresarial que recebe as fotos para fins próprios ou fica com a lista de convidados, pode ser diferente: ou são ambos responsáveis conjuntos pelo tratamento, ou o operador atua como subcontratante da empresa e precisa de um contrato de subcontratação com o cliente, não só com o fornecedor de software.
Qual o papel que se aplica depende de quem decide o quê, e isso é matéria para aconselhamento jurídico. Independentemente disso: indique o papel na sua proposta e esclareça-o antes do evento, não depois.
10. Impressão e galeria: duas saídas, as mesmas regras
A impressão sai da sala com o convidado. Para a galeria aplica-se tudo o que ficou dito: conservação, proteção de acesso, caminho de eliminação. Se os convidados puderem carregar as suas próprias fotos do telemóvel, ative a moderação na BoothDock; os carregamentos só aparecem então depois da sua aprovação.
A lista de verificação para assinalar
- Ecrã de aviso antes da captura ativado, texto com o seu nome, finalidade e conservação?
- Publicação e contacto como caixas de verificação separadas e facultativas?
- Informação completa sobre privacidade como letreiro ou ligação junto ao aparelho?
- Contrato de subcontratação com o fornecedor de software aceite e arquivado?
- Local de armazenamento das fotos conhecido e indicado na proposta?
- Conservação da galeria definida por evento e comunicada ao cliente?
- «Eliminar» no ecrã de resultado ativado, pedidos de eliminação no Hub sob vigilância?
- Galeria com ligação secreta ou PIN, âmbito «por sessão» onde fizer sentido?
- Dados de convidados exportados e transmitidos só com a marca de marketing?
- Papel perante o cliente (responsável, conjunto, subcontratante) esclarecido?
Ecrã de aviso, registo de consentimentos, eliminação na fotobox, pedidos de eliminação e a ligação protegida da galeria fazem parte de todos os planos, incluindo o gratuito. A conservação da galeria para além de 2 dias e a exportação de dados dos convidados no Hub pertencem ao plano pago; as diferenças estão na página de preços.
Perguntas frequentes
Preciso de consentimento para cada foto de convidado?
Numa fotobox, o consentimento é o caminho habitual, porque é o convidado que decide se se coloca à frente da câmara. Deve ser obtido antes da captura e registado. Se o interesse legítimo pode aplicar-se em paralelo depende do caso concreto e é matéria para aconselhamento jurídico.
Durante quanto tempo posso manter as fotos dos convidados na galeria?
Enquanto a finalidade o exigir, e esse prazo deve ser fixado à partida. Na BoothDock define um período de conservação por evento: 90 dias por predefinição, 365 com PIN, 730 no máximo. Depois disso, a galeria expira por si.
Posso passar os endereços de e-mail dos convidados ao anfitrião?
Só se o convidado tiver concordado expressamente, com indicação do destinatário e da finalidade. Na BoothDock existe para isso uma caixa de verificação facultativa no formulário de dados dos convidados, e a exportação «só com consentimento de marketing» contém apenas esses convidados.
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Este artigo descreve as funcionalidades da BoothDock e não constitui aconselhamento jurídico. Qual a base jurídica, qual o papel e quais os prazos que se aplicam ao seu modelo de negócio é algo a esclarecer com um consultor de proteção de dados.