Fotokoutek zpracovává osobní údaje, a to ty nejcitlivější, jaké na oslavě jsou: obličeje. K tomu e-mailové adresy pro doručení a někdy jména z formuláře pro hosty. GDPR k tomu nevyžaduje disertační práci, vyžaduje ale několik věcí, které musí být vyřešené před akcí. Tento kontrolní seznam je prochází jednu po druhé a u každého bodu říká, co přináší BoothDock a co zůstává na vás.
1. Právní základ: souhlas na zařízení
Každé zpracování potřebuje právní základ (čl. 6 GDPR). U fotokoutku je to v praxi souhlas: host se rozhodne, zda se postaví před kameru, a před pořízením snímku potvrdí, že fotka bude uložena. Záleží na třech věcech: souhlas přichází před pořízením snímku, je dobrovolný a později můžete prokázat, komu byl zobrazen jaký text.
Odděleně od toho stojí účely, které jdou nad rámec samotné fotky, například zveřejnění na firemním webu nebo pozdější kontaktování. Každý z nich potřebuje vlastní zaškrtávací políčko, které host může odmítnout, aniž by přišel o svou fotku.
V BoothDocku: Obrazovka s upozorněním před pořízením snímku se zapíná v Systém, Ochrana, Upozornění na ochranu údajů. Uložení je tam povinné políčko; zveřejnění a kontakt jsou volitelná políčka s vlastním textem. Každý souhlas se zapisuje do protokolu souhlasů s časovým razítkem a přesným zobrazeným zněním a tento protokol můžete exportovat jako soubor.
2. Informační povinnost: poučení před fotkou
Kdo shromažďuje údaje, musí dotčené osoby informovat (čl. 13 GDPR): kdo je odpovědný, k čemu se fotky zpracovávají, jak dlouho se uchovávají, kdo je dostane a jaká práva host má. Na oslavě nikdo nečte tři stránky. Funguje krátký text na zařízení plus cedule nebo odkaz s úplnými informacemi.
V BoothDocku: Text na obrazovce s upozorněním píšete sami, v každém jazyce hostů. Předvyplněná je jen neutrální výchozí věta; nahraďte ji svým jménem, účelem, dobou uchování galerie a místem, kde jsou k nalezení úplné informace.
3. Zpracovatelská smlouva s poskytovatelem softwaru
Jakmile poskytovatel služeb pro vás fotky ukládá nebo odesílá, je zpracovatelem, a to vyžaduje smlouvu (čl. 28 GDPR). Bez smlouvy o zpracování osobních údajů nemá poskytovatel vůbec žádný základ, aby se fotek hostů dotkl; firemní zákazníci ji vyžadují, než přijmou nabídku.
V BoothDocku: Zpracovatelská smlouva je na boothdock.cloud/avv a přijímá se při registraci v Hubu. Pokud se text změní, Hub se zeptá znovu, než budete pokračovat. Nemusíte o nic žádat ani sbírat podpisy.
4. Místo uložení: servery v EU
Kde jsou fotky uloženy, rozhoduje o tom, zda musíte vysvětlovat předání do třetí země. Pokud jsou galerie i úložiště v EU, tato otázka odpadá a vaše nabídka firemnímu zákazníkovi je o jeden odstavec kratší.
V BoothDocku: Hub, galerie i úložiště fotek běží na serverech v EU. Samotný fotokoutek pracuje lokálně a nahrává teprve, když existuje připojení.
5. Doby uchování: stanovené předem, ne improvizované dodatečně
Osobní údaje se smějí uchovávat jen tak dlouho, jak to vyžaduje účel. „Někdy to smažeme“ není doba. Galerie, která po pevně dané době sama vyprší, je nejjednodušší formou koncepce mazání a doba patří do vaší nabídky i do upozornění na zařízení.
V BoothDocku: Pro každou akci nastavujete v Galerie a hosté dobu uchování: ve výchozím nastavení 90 dní, s ochranou PINem 365 dní, nejvýše 730 dní. V tarifu Free zůstává galerie online 2 dny. Poté automaticky vyprší, aniž by si na to někdo musel vzpomenout. Chcete-li, aby akce zmizela dřív, smažte ji v Hubu.
6. Žádosti hostů o smazání: u fotokoutku a z galerie
Hosté mají právo na výmaz svých údajů (čl. 17 GDPR). U fotokoutku k tomu existují dva okamžiky: hned po pořízení snímku, když se fotka nelíbí, a o několik dní později, když někdo objeví snímek v galerii. Obojí potřebuje cestu, která nevede přes vaši e-mailovou schránku.
V BoothDocku: Obrazovka s výsledkem má tlačítko „Smazat“, které povolujete pro každý fotokoutek zvlášť. Snímek opravdu zahodí, i z galerie v Hubu, po potvrzení a jen krátce po pořízení. V galerii může každý host požádat o smazání svých fotek. Žádost se objeví v akci pod Žádosti o smazání a vy dostanete e-mail s odkazem ke kontrole. Pokud do 30 dnů nerozhodnete, fotka se odstraní automaticky. Zapomenutá žádost tak nikdy nezůstane otevřená.
7. Ochrana přístupu ke galerii
Galerie dostupná přes uhodnutelnou adresu nebo přes vyhledávač je únik dat, kterého si jen zatím nikdo nevšiml. Odkaz musí být dlouhý a náhodný.
V BoothDocku: Galerie není nikdy veřejně dohledatelná. Pro každou akci volíte mezi tajným odkazem a dodatečným PINem. S rozsahem „na relaci“ vidí každý host jen své vlastní fotky; QR kód na výtisku vede přesně tam. Chybná adresa zobrazí neutrální stránku bez náznaku akce. Podrobnosti jsou ve wiki pod Ochrana přístupu.
8. Údaje hostů předávejte jen se souhlasem
Pořadatel často chce e-mailové adresy hostů pro vlastní pozvánky. Smí je dostat jen tehdy, když s tím host výslovně souhlasil, s tímto předáním, tomuto příjemci, k tomuto účelu. Adresa, kterou host zadá jen proto, aby dostal svou fotku, není souhlas s marketingem.
V BoothDocku: Adresa z okna „Získejte fotografii e-mailem“ se používá jen k odeslání této fotky; Hub ji neukládá a ani vy ji nevidíte. Má-li pořadatel adresy dostat, použijte formulář s údaji hostů s vlastním dobrovolným políčkem, jehož text píšete sami. Nikdy není povinné a nikdy není předem zaškrtnuté. Export „Exportovat jen se souhlasem s marketingem“ vytvoří soubor CSV, který obsahuje výhradně hosty, kteří políčko zaškrtli. Jen tento seznam jde k zákazníkovi. Návod: Fotky jen e-mailem.
9. Kdo je odpovědný: vy, zákazník, nebo oba?
To je otázka, která zůstává nejčastěji otevřená. Pokud fotokoutek pronajímáte snoubencům, jednají soukromě; odpovědnost za zpracování pak obvykle leží na vás jako provozovateli, protože poskytujete zařízení, software a galerii a rozhodujete o účelu a prostředcích. U firemního zákazníka, který fotky dostává pro vlastní účely nebo získává seznam hostů, to může vypadat jinak: buď jste oba společnými správci, nebo pro firmu vystupujete jako zpracovatel a potřebujete zpracovatelskou smlouvu se zákazníkem, nejen s poskytovatelem softwaru.
Která role platí, závisí na tom, kdo o čem rozhoduje, a to patří do právní konzultace. Bez ohledu na to: roli pojmenujte ve své nabídce a vyřešte ji před akcí, ne po ní.
10. Tisk a galerie: dva výstupy, stejná pravidla
Výtisk opouští sál s hostem. Pro galerii platí všechno výše uvedené: uchování, ochrana přístupu, cesta ke smazání. Pokud hosté smějí nahrávat vlastní fotky z telefonu, zapněte v BoothDocku moderaci; nahrané snímky se pak objeví až po vašem schválení.
Kontrolní seznam k odškrtnutí
- Obrazovka s upozorněním před pořízením snímku zapnutá, text s vaším jménem, účelem a dobou uchování?
- Zveřejnění a kontakt jako oddělená, dobrovolná políčka?
- Úplné informace o ochraně údajů jako cedule nebo odkaz u zařízení?
- Zpracovatelská smlouva s poskytovatelem softwaru přijatá a založená?
- Místo uložení fotek známé a uvedené v nabídce?
- Doba uchování galerie nastavená pro každou akci a sdělená zákazníkovi?
- „Smazat“ na obrazovce s výsledkem povoleno, žádosti o smazání v Hubu pod dohledem?
- Galerie s tajným odkazem nebo PINem, rozsah „na relaci“ tam, kde se hodí?
- Údaje hostů exportovány a předány jen s políčkem pro marketing?
- Role vůči zákazníkovi (správce, společná, zpracovatel) vyjasněná?
Obrazovka s upozorněním, protokol souhlasů, mazání u fotokoutku, žádosti o smazání a chráněný odkaz na galerii jsou součástí každého tarifu, včetně bezplatného. Uchování galerie nad 2 dny a export údajů hostů v Hubu patří k placenému tarifu; rozdíly jsou na stránce s cenami.
Časté otázky
Potřebuji souhlas ke každé fotce hosta?
U fotokoutku je souhlas obvyklou cestou, protože host sám rozhoduje, zda se před kameru postaví. Měl by být získán před pořízením snímku a zaprotokolován. Zda by vedle něj mohl přicházet v úvahu i oprávněný zájem, závisí na konkrétním případu a patří do právní konzultace.
Jak dlouho smím fotky hostů nechat v galerii?
Tak dlouho, jak to vyžaduje účel, a tato doba by měla být stanovena předem. V BoothDocku nastavujete dobu uchování pro každou akci: ve výchozím nastavení 90 dní, s PINem 365, nejvýše 730. Poté galerie sama vyprší.
Smím e-mailové adresy hostů předat pořadateli?
Jen pokud s tím host výslovně souhlasil, s uvedením příjemce a účelu. V BoothDocku je pro to ve formuláři s údaji hostů dobrovolné zaškrtávací políčko a export „jen se souhlasem s marketingem“ obsahuje pouze tyto hosty.
Tento článek popisuje funkce BoothDocku a není právním poradenstvím. Jaký právní základ, jaká role a jaké lhůty platí pro váš obchodní model, je třeba vyjasnit s poradcem pro ochranu osobních údajů.