Ένας φωτοθάλαμος επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, και μάλιστα τα πιο ευαίσθητα που υπάρχουν σε ένα πάρτι: πρόσωπα. Σε αυτά προστίθενται διευθύνσεις e-mail για την αποστολή και ενίοτε ονόματα από μια φόρμα επισκεπτών. Ο GDPR δεν απαιτεί διδακτορική διατριβή γι’ αυτό, απαιτεί όμως μερικά πράγματα που πρέπει να έχουν τακτοποιηθεί πριν από την εκδήλωση. Αυτή η λίστα ελέγχου τα εξετάζει ένα προς ένα και σε κάθε σημείο λέει τι φέρνει μαζί του το BoothDock και τι μένει σε εσάς.
1. Νομική βάση: συγκατάθεση στη συσκευή
Κάθε πράξη επεξεργασίας χρειάζεται νομική βάση (άρθρο 6 GDPR). Σε έναν φωτοθάλαμο αυτή είναι στην πράξη η συγκατάθεση: ο επισκέπτης αποφασίζει αν θα σταθεί μπροστά στην κάμερα και επιβεβαιώνει πριν από τη λήψη ότι η φωτογραφία θα αποθηκευτεί. Τρία πράγματα έχουν σημασία: η συγκατάθεση δίνεται πριν από τη λήψη, είναι εκούσια και αργότερα μπορείτε να αποδείξετε σε ποιον εμφανίστηκε ποιο κείμενο.
Ξεχωριστά από αυτό στέκονται σκοποί που ξεπερνούν την ίδια τη φωτογραφία, όπως η δημοσίευση στον ιστότοπο της εταιρείας ή η μεταγενέστερη επικοινωνία. Καθένας χρειάζεται το δικό του πλαίσιο επιλογής, το οποίο ο επισκέπτης μπορεί να απορρίψει χωρίς να χάσει τη φωτογραφία του.
Στο BoothDock: Η οθόνη ενημέρωσης πριν από τη λήψη ενεργοποιείται στο Σύστημα, Προστασία, Ενημέρωση απορρήτου. Η αποθήκευση είναι εκεί το υποχρεωτικό πλαίσιο· η δημοσίευση και η επικοινωνία είναι προαιρετικά πλαίσια με δικό τους κείμενο. Κάθε συγκατάθεση καταγράφεται στο αρχείο συναινέσεων με χρονική σήμανση και την ακριβή διατύπωση που εμφανίστηκε, και μπορείτε να εξαγάγετε αυτό το αρχείο ως αρχείο.
2. Υποχρέωση ενημέρωσης: η ενημέρωση πριν από τη φωτογραφία
Όποιος συλλέγει δεδομένα πρέπει να ενημερώνει τα ενδιαφερόμενα πρόσωπα (άρθρο 13 GDPR): ποιος είναι υπεύθυνος, για ποιον σκοπό γίνεται η επεξεργασία των φωτογραφιών, για πόσο διατηρούνται, ποιος τις λαμβάνει και ποια δικαιώματα έχει ο επισκέπτης. Κανείς δεν διαβάζει τρεις σελίδες σε ένα πάρτι. Αυτό που λειτουργεί είναι ένα σύντομο κείμενο στη συσκευή συν μια πινακίδα ή έναν σύνδεσμο με την πλήρη ενημέρωση.
Στο BoothDock: Το κείμενο στην οθόνη ενημέρωσης το γράφετε εσείς, σε κάθε γλώσσα επισκεπτών. Δίνεται μόνο μια ουδέτερη προεπιλεγμένη πρόταση· αντικαταστήστε την με το όνομά σας, τον σκοπό, τη διατήρηση της γκαλερί και το πού βρίσκεται η πλήρης ενημέρωση.
3. Σύμβαση επεξεργασίας με τον πάροχο του λογισμικού
Μόλις ένας πάροχος υπηρεσιών αποθηκεύει ή αποστέλλει φωτογραφίες για εσάς, είναι εκτελών την επεξεργασία, και αυτό απαιτεί σύμβαση (άρθρο 28 GDPR). Χωρίς σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων ο πάροχος δεν έχει καμία βάση να αγγίξει καν τις φωτογραφίες επισκεπτών· οι εταιρικοί πελάτες τη ζητούν πριν αποδεχτούν μια προσφορά.
Στο BoothDock: Η σύμβαση επεξεργασίας βρίσκεται στο boothdock.cloud/avv και γίνεται αποδεκτή κατά την εγγραφή στο Hub. Αν το κείμενο αλλάξει, το Hub ρωτά ξανά πριν συνεχίσετε. Δεν χρειάζεται να ζητήσετε τίποτα ούτε να συλλέξετε υπογραφές.
4. Τόπος αποθήκευσης: διακομιστές στην ΕΕ
Το πού αποθηκεύονται οι φωτογραφίες καθορίζει αν πρέπει να εξηγήσετε μια διαβίβαση σε τρίτη χώρα. Αν η γκαλερί και ο αποθηκευτικός χώρος βρίσκονται στην ΕΕ, αυτό το ερώτημα εξαφανίζεται και η προσφορά σας σε έναν εταιρικό πελάτη γίνεται μια παράγραφο συντομότερη.
Στο BoothDock: Το Hub, η γκαλερί και ο αποθηκευτικός χώρος φωτογραφιών τρέχουν σε διακομιστές στην ΕΕ. Ο ίδιος ο φωτοθάλαμος λειτουργεί τοπικά και ανεβάζει μόνο όταν υπάρχει σύνδεση.
5. Χρόνοι διατήρησης: ορισμένοι εκ των προτέρων, όχι αυτοσχέδιοι εκ των υστέρων
Τα προσωπικά δεδομένα επιτρέπεται να διατηρούνται μόνο όσο το απαιτεί ο σκοπός. Το «κάποια στιγμή διαγράφουμε» δεν είναι προθεσμία. Μια γκαλερί που λήγει από μόνη της μετά από σταθερό χρόνο είναι η απλούστερη μορφή σχεδίου διαγραφής, και η προθεσμία ανήκει στην προσφορά σας και στην ενημέρωση στη συσκευή.
Στο BoothDock: Ανά εκδήλωση, στο Γκαλερί και επισκέπτες, ορίζετε τη διατήρηση: 90 ημέρες από προεπιλογή, 365 ημέρες με προστασία PIN, το πολύ 730 ημέρες. Στο δωρεάν πρόγραμμα η γκαλερί μένει online για 2 ημέρες. Μετά λήγει αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται κάποιος να το θυμάται. Αν θέλετε μια εκδήλωση να εξαφανιστεί νωρίτερα, διαγράψτε την στο Hub.
6. Αιτήματα διαγραφής των επισκεπτών: στον φωτοθάλαμο και από τη γκαλερί
Οι επισκέπτες έχουν δικαίωμα διαγραφής των δεδομένων τους (άρθρο 17 GDPR). Σε έναν φωτοθάλαμο υπάρχουν δύο στιγμές γι’ αυτό: αμέσως μετά τη λήψη, όταν η φωτογραφία δεν αρέσει, και ημέρες αργότερα, όταν κάποιος ανακαλύπτει την εικόνα στη γκαλερί. Και οι δύο χρειάζονται μια διαδρομή που δεν περνά από τα εισερχόμενά σας.
Στο BoothDock: Η οθόνη αποτελέσματος έχει ένα κουμπί «Διαγραφή» που ενεργοποιείτε ανά φωτοθάλαμο. Πετάει πραγματικά τη λήψη, και από τη γκαλερί στο Hub, μετά από επιβεβαίωση και μόνο λίγο μετά τη λήψη. Στη γκαλερί κάθε επισκέπτης μπορεί να ζητήσει διαγραφή των φωτογραφιών του. Το αίτημα εμφανίζεται στην εκδήλωση στο Αιτήματα διαγραφής, και λαμβάνετε e-mail με σύνδεσμο ελέγχου. Αν δεν αποφασίσετε εντός 30 ημερών, η φωτογραφία αφαιρείται αυτόματα. Ένα ξεχασμένο αίτημα δεν μένει επομένως ποτέ ανοιχτό.
7. Προστασία πρόσβασης στη γκαλερί
Μια γκαλερί προσβάσιμη μέσω διεύθυνσης που μαντεύεται ή μέσω μηχανής αναζήτησης είναι παραβίαση δεδομένων που απλώς δεν έχει γίνει ακόμη αντιληπτή. Ο σύνδεσμος πρέπει να είναι μακρύς και τυχαίος.
Στο BoothDock: Η γκαλερί δεν είναι ποτέ ανοιχτά ανιχνεύσιμη. Ανά εκδήλωση επιλέγετε μεταξύ μυστικού συνδέσμου και πρόσθετου PIN. Με το εύρος «ανά συνεδρία» κάθε επισκέπτης βλέπει μόνο τις δικές του φωτογραφίες· ο κωδικός QR στην εκτύπωση οδηγεί ακριβώς εκεί. Μια λάθος διεύθυνση εμφανίζει μια ουδέτερη σελίδα χωρίς καμία ένδειξη για την εκδήλωση. Λεπτομέρειες υπάρχουν στο wiki στο Προστασία πρόσβασης.
8. Διαβίβαση στοιχείων επισκεπτών μόνο με συγκατάθεση
Ο διοργανωτής θέλει συχνά τις διευθύνσεις e-mail των επισκεπτών για τις δικές του προσκλήσεις. Επιτρέπεται να τις έχει μόνο αν ο επισκέπτης έχει συμφωνήσει ρητά, σε αυτή τη διαβίβαση, σε αυτόν τον παραλήπτη, για αυτόν τον σκοπό. Μια διεύθυνση που ο επισκέπτης εισάγει μόνο για να λάβει τη φωτογραφία του δεν είναι συγκατάθεση μάρκετινγκ.
Στο BoothDock: Η διεύθυνση από το παράθυρο «Λάβετε τη φωτογραφία σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου» χρησιμοποιείται μόνο για την αποστολή αυτής της φωτογραφίας· το Hub δεν την αποθηκεύει και ούτε εσείς τη βλέπετε. Αν ο διοργανωτής πρέπει να λάβει διευθύνσεις, χρησιμοποιήστε τη φόρμα στοιχείων επισκεπτών με το δικό της προαιρετικό πλαίσιο επιλογής, του οποίου το κείμενο γράφετε εσείς. Δεν είναι ποτέ υποχρεωτικό και ποτέ προεπιλεγμένο. Η εξαγωγή «Εξαγωγή μόνο με συγκατάθεση μάρκετινγκ» παράγει ένα αρχείο CSV που περιέχει αποκλειστικά επισκέπτες που έβαλαν το τικ. Μόνο αυτή η λίστα πηγαίνει στον πελάτη. Ο οδηγός: Φωτογραφίες μόνο μέσω e-mail.
9. Ποιος είναι υπεύθυνος: εσείς, ο πελάτης ή και οι δύο;
Αυτό είναι το ερώτημα που μένει συχνότερα ανοιχτό. Αν νοικιάζετε τον φωτοθάλαμο σε ένα ζευγάρι νεόνυμφων, ενεργούν ιδιωτικά· η ευθύνη για την επεξεργασία βρίσκεται τότε συνήθως σε εσάς ως διαχειριστή, επειδή παρέχετε συσκευή, λογισμικό και γκαλερί και αποφασίζετε για σκοπό και μέσα. Με έναν εταιρικό πελάτη που λαμβάνει τις φωτογραφίες για δικούς του σκοπούς ή παίρνει τη λίστα επισκεπτών, μπορεί να είναι διαφορετικά: είτε είστε και οι δύο από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας, είτε ενεργείτε ως εκτελών την επεξεργασία για την εταιρεία και χρειάζεστε σύμβαση επεξεργασίας με τον πελάτη, όχι μόνο με τον πάροχο του λογισμικού.
Ποιος ρόλος ισχύει εξαρτάται από το ποιος αποφασίζει τι, και αυτό ανήκει σε νομική συμβουλή. Ανεξάρτητα από αυτό: κατονομάστε τον ρόλο στην προσφορά σας και ξεκαθαρίστε τον πριν από την εκδήλωση, όχι μετά.
10. Εκτύπωση και γκαλερί: δύο έξοδοι, οι ίδιοι κανόνες
Η εκτύπωση φεύγει από την αίθουσα μαζί με τον επισκέπτη. Για τη γκαλερί ισχύουν όλα τα παραπάνω: διατήρηση, προστασία πρόσβασης, διαδρομή διαγραφής. Αν οι επισκέπτες επιτρέπεται να ανεβάζουν δικές τους φωτογραφίες από το κινητό, ενεργοποιήστε την εποπτεία στο BoothDock· τα ανεβάσματα εμφανίζονται τότε μόνο μετά την έγκρισή σας.
Η λίστα ελέγχου για τσεκάρισμα
- Οθόνη ενημέρωσης πριν από τη λήψη ενεργοποιημένη, κείμενο με το όνομά σας, τον σκοπό και τη διατήρηση;
- Δημοσίευση και επικοινωνία ως ξεχωριστά, προαιρετικά πλαίσια επιλογής;
- Πλήρης ενημέρωση απορρήτου ως πινακίδα ή σύνδεσμος στη συσκευή;
- Σύμβαση επεξεργασίας με τον πάροχο του λογισμικού αποδεκτή και αρχειοθετημένη;
- Τόπος αποθήκευσης των φωτογραφιών γνωστός και αναφερόμενος στην προσφορά;
- Διατήρηση γκαλερί ορισμένη ανά εκδήλωση και γνωστοποιημένη στον πελάτη;
- «Διαγραφή» στην οθόνη αποτελέσματος ενεργοποιημένη, αιτήματα διαγραφής στο Hub υπό παρακολούθηση;
- Γκαλερί με μυστικό σύνδεσμο ή PIN, εύρος «ανά συνεδρία» όπου ταιριάζει;
- Στοιχεία επισκεπτών εξαγόμενα και διαβιβαζόμενα μόνο με το τικ μάρκετινγκ;
- Ρόλος απέναντι στον πελάτη (υπεύθυνος επεξεργασίας, από κοινού, εκτελών) ξεκαθαρισμένος;
Η οθόνη ενημέρωσης, το αρχείο συναινέσεων, η διαγραφή στον φωτοθάλαμο, τα αιτήματα διαγραφής και ο προστατευμένος σύνδεσμος γκαλερί είναι μέρος κάθε προγράμματος, και του δωρεάν. Η διατήρηση γκαλερί πέραν των 2 ημερών και η εξαγωγή στοιχείων επισκεπτών στο Hub ανήκουν στο επί πληρωμή πρόγραμμα· οι διαφορές βρίσκονται στη σελίδα τιμών.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι συγκατάθεση για κάθε φωτογραφία επισκέπτη;
Σε έναν φωτοθάλαμο η συγκατάθεση είναι η συνήθης οδός, επειδή ο επισκέπτης αποφασίζει ο ίδιος αν θα σταθεί μπροστά στην κάμερα. Πρέπει να λαμβάνεται πριν από τη λήψη και να καταγράφεται. Αν θα μπορούσε παράλληλα να ισχύει και έννομο συμφέρον, εξαρτάται από την περίπτωση και ανήκει σε νομική συμβουλή.
Για πόσο καιρό μπορώ να κρατώ τις φωτογραφίες επισκεπτών στη γκαλερί;
Όσο το απαιτεί ο σκοπός, και αυτό το διάστημα πρέπει να ορίζεται εκ των προτέρων. Στο BoothDock ορίζετε χρόνο διατήρησης ανά εκδήλωση: 90 ημέρες από προεπιλογή, 365 με PIN, το πολύ 730. Μετά η γκαλερί λήγει από μόνη της.
Μπορώ να δώσω τις διευθύνσεις e-mail των επισκεπτών στον διοργανωτή;
Μόνο αν ο επισκέπτης έχει συμφωνήσει ρητά, με αναφορά του παραλήπτη και του σκοπού. Στο BoothDock υπάρχει γι’ αυτό ένα προαιρετικό πλαίσιο επιλογής στη φόρμα στοιχείων επισκεπτών, και η εξαγωγή «μόνο με συγκατάθεση μάρκετινγκ» περιέχει αποκλειστικά αυτούς τους επισκέπτες.
Δοκιμάστε το BoothDock δωρεάν →
Αυτό το άρθρο περιγράφει τις λειτουργίες του BoothDock και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Ποια νομική βάση, ποιος ρόλος και ποιες προθεσμίες ισχύουν για το επιχειρηματικό σας μοντέλο είναι κάτι που πρέπει να ξεκαθαρίσετε με έναν σύμβουλο προστασίας δεδομένων.