Fotokabīne apstrādā personas datus, turklāt visjutīgākos, kādi svinībās vien ir: sejas. Klāt nāk e-pasta adreses nosūtīšanai un dažkārt vārdi no viesu veidlapas. VDAR tam neprasa doktora disertāciju, bet gan dažas lietas, kurām jābūt nokārtotām pirms pasākuma. Šis kontrolsaraksts iziet tām cauri pa vienai un pie katra punkta pasaka, ko BoothDock dod līdzi un kas paliek jūsu ziņā.
1. Tiesiskais pamats: piekrišana ierīcē
Katrai apstrādei vajadzīgs tiesiskais pamats (VDAR 6. pants). Fotokabīnei praksē tā ir piekrišana: viesis pats izlemj, vai nostāties kameras priekšā, un pirms uzņemšanas apstiprina, ka viņa fotogrāfija tiks saglabāta. Svarīgas ir trīs lietas: piekrišana tiek dota pirms uzņemšanas, tā ir brīvprātīga, un jūs vēlāk varat pierādīt, kam kāds teksts tika parādīts.
Atsevišķi no tā ir nolūki, kas sniedzas tālāk par pašu fotogrāfiju, piemēram, publicēšana uzņēmuma mājaslapā vai vēlāka sazināšanās. Katram no tiem vajadzīga sava atzīme, ko viesis var noraidīt, nezaudējot savu fotogrāfiju.
BoothDock: Paziņojuma ekrānu pirms uzņemšanas ieslēdzat sadaļā Sistēma, Aizsardzība, Datu aizsardzības paziņojums. Saglabāšana tur ir obligātā atzīme, publicēšana un sazināšanās ir izvēles atzīmes ar savu tekstu. Katra piekrišana ar laika zīmogu un precīzi parādīto formulējumu nonāk piekrišanu žurnālā, ko varat eksportēt kā failu.
2. Informēšanas pienākums: paziņojums pirms fotogrāfijas
Kas vāc datus, tam jāinformē attiecīgās personas (VDAR 13. pants): kas ir atbildīgs, kādam nolūkam fotogrāfijas tiek apstrādātas, cik ilgi tās glabājas, kas tās saņem un kādas tiesības ir viesim. Svinībās neviens nelasa trīs lappuses. Sevi attaisnojis īss teksts ierīcē plus izkārtne vai saite ar pilno informāciju.
BoothDock: Tekstu paziņojuma ekrānā rakstāt jūs paši, katrā viesu valodā. Iepriekš dots tikai neitrāls standarta teikums; aizstājiet to ar savu nosaukumu, nolūku, galerijas glabāšanas termiņu un vietu, kur atrodama pilnā informācija.
3. Datu apstrādes līgums ar programmatūras piegādātāju
Tiklīdz pakalpojumu sniedzējs jūsu vietā glabā vai sūta fotogrāfijas, tas ir apstrādātājs, un tam vajadzīgs līgums (VDAR 28. pants). Bez datu apstrādes līguma trūkst pamata, lai piegādātājs vispār drīkstētu aiztikt viesu fotogrāfijas; korporatīvie klienti pēc tā jautā, pirms pieņem piedāvājumu.
BoothDock: Datu apstrādes līgums atrodas boothdock.cloud/avv un tiek pieņemts, reģistrējoties Hub. Ja teksts mainās, Hub jautā vēlreiz, pirms turpināt darbu. Jums nekas nav jāpieprasa un nav jāvāc paraksti.
4. Glabāšanas vieta: serveri ES
Tas, kur atrodas fotogrāfijas, izšķir, vai jums jāskaidro nosūtīšana uz trešo valsti. Ja galerija un krātuve atrodas ES, šis jautājums atkrīt, un jūsu piedāvājums korporatīvajam klientam kļūst par vienu rindkopu īsāks.
BoothDock: Hub, galerija un fotogrāfiju krātuve darbojas uz serveriem ES. Pati kabīne strādā lokāli un augšupielādē tikai tad, kad ir savienojums.
5. Glabāšanas termiņi: nosakiet iepriekš, nevis improvizējiet pēc tam
Personas datus drīkst glabāt tikai tik ilgi, cik prasa nolūks. „Kādreiz izdzēsīsim“ nav termiņš. Galerija, kas pēc noteikta laika beidzas pati, ir vienkāršākā dzēšanas koncepcijas forma, un termiņam vieta ir jūsu piedāvājumā un paziņojumā ierīcē.
BoothDock: Katram pasākumam sadaļā Galerija un viesi iestatāt glabāšanas termiņu: 90 dienas kā standarts, 365 dienas ar PIN aizsardzību, augstākais 730 dienas. Free plānā galerija paliek tiešsaistē 2 dienas. Pēc tam tā beidzas automātiski, nevienam par to nedomājot. Ja vēlaties no pasākuma atbrīvoties ātrāk, izdzēsiet to Hub.
6. Viesu dzēšanas pieprasījumi: pie kabīnes un no galerijas
Viesiem ir tiesības uz savu datu dzēšanu (VDAR 17. pants). Fotokabīnei tam ir divi brīži: tūlīt pēc uzņemšanas, kad fotogrāfija nepatīk, un dienas vēlāk, kad kāds atklāj attēlu galerijā. Abiem vajadzīgs ceļš, kas neiet caur jūsu pastkasti.
BoothDock: Rezultāta ekrānā ir poga „Dzēst“, ko ieslēdzat katrai kabīnei. Tā tiešām izmet uzņēmumu, arī no galerijas Hub, pēc apstiprinājuma un tikai īsi pēc uzņemšanas. Galerijā katrs viesis var pieprasīt savu fotogrāfiju dzēšanu. Pieprasījums parādās pasākumā sadaļā Dzēšanas pieprasījumi, un jūs saņemat e-pastu ar pārbaudes saiti. Ja 30 dienu laikā neizlemjat, fotogrāfija tiek noņemta automātiski. Aizmirsts pieprasījums tātad nekad nepaliek atvērts.
7. Galerijas piekļuves aizsardzība
Galerija, kas sasniedzama ar uzminamu adresi vai caur meklētājprogrammu, ir datu aizsardzības pārkāpums, kas vienkārši vēl nav pamanīts. Saitei jābūt garai un nejaušai.
BoothDock: Galerija nekad nav atklāti atrodama. Katram pasākumam izvēlaties starp slepenu saiti un papildu PIN. Ar tvērumu „pa sesijai“ katrs viesis redz tikai savas fotogrāfijas; QR kods uz izdrukas ved tieši turp. Nepareiza adrese rāda neitrālu lapu bez norādes uz pasākumu. Sīkāk wiki sadaļā Piekļuves aizsardzība.
8. Viesu datus nododiet tikai ar piekrišanu
Pasākuma rīkotājs viesu e-pasta adreses bieži vēlas saviem ielūgumiem. Tās viņš drīkst saņemt tikai tad, ja viesis ir skaidri piekritis, turklāt tieši šai nodošanai šim saņēmējam šim nolūkam. Adrese, ko viesis ievada tikai tāpēc, lai saņemtu savu fotogrāfiju, nav mārketinga piekrišana.
BoothDock: Adrese no loga „Saņemt pa e-pastu“ kalpo tikai šīs fotogrāfijas nosūtīšanai; Hub to nesaglabā, un arī jūs to neredzat. Ja rīkotājam jāsaņem adreses, izmantojiet viesu datu veidlapu ar atsevišķu, brīvprātīgu atzīmi, kuras tekstu rakstāt paši. Tā nekad nav obligāta un nekad nav iepriekš atzīmēta. Eksports „Eksportēt tikai ar mārketinga piekrišanu“ dod CSV failu, kurā ir tikai viesi ar atzīmētu atzīmi. Tikai šis saraksts nonāk pie klienta. Pamācība: Fotogrāfijas tikai pa e-pastu.
9. Kurš ir atbildīgs: jūs, klients vai abi?
Šis ir jautājums, kas visbiežāk paliek atklāts. Ja iznomājat kabīni līgavas pārim, tas rīkojas privāti; atbildība par apstrādi tad parasti gulstas uz jums kā operatoru, jo jūs nodrošināt ierīci, programmatūru un galeriju un lemjat par nolūku un līdzekļiem. Ar korporatīvo klientu, kas saņem fotogrāfijas saviem nolūkiem vai saņem viesu sarakstu, var būt citādi: vai nu jūs abi esat kopīgi pārziņi, vai arī jūs strādājat kā apstrādātājs uzņēmuma labā un jums vajadzīgs datu apstrādes līgums ar klientu, ne tikai ar programmatūras piegādātāju.
Kura loma attiecas, ir atkarīgs no tā, kurš ko izlemj, un tas ir jautājums juridiskai konsultācijai. Neatkarīgi no tā: nosauciet lomu piedāvājumā un nokārtojiet to pirms pasākuma, nevis pēc tā.
10. Izdruka un galerija: divi izvadi, vieni un tie paši noteikumi
Izdruka kopā ar viesi pamet telpu. Galerijai attiecas viss iepriekš minētais: glabāšanas termiņš, piekļuves aizsardzība, dzēšanas ceļš. Ja viesi drīkst augšupielādēt savas telefona fotogrāfijas, ieslēdziet BoothDock moderāciju; augšupielādes tad parādās tikai pēc jūsu apstiprinājuma.
Kontrolsaraksts atzīmēšanai
- Paziņojuma ekrāns pirms uzņemšanas ieslēgts, tekstā jūsu nosaukums, nolūks un glabāšanas termiņš?
- Publicēšana un sazināšanās kā atsevišķas, brīvprātīgas atzīmes?
- Pilna datu aizsardzības informācija kā izkārtne vai saite pie ierīces?
- Datu apstrādes līgums ar programmatūras piegādātāju pieņemts un noglabāts?
- Fotogrāfiju glabāšanas vieta zināma un nosaukta piedāvājumā?
- Galerijas glabāšanas termiņš katram pasākumam iestatīts un klientam paziņots?
- „Dzēst“ rezultāta ekrānā ieslēgts, dzēšanas pieprasījumi Hub turēti redzeslokā?
- Galerija ar slepenu saiti vai PIN, tvērums „pa sesijai“ tur, kur tas der?
- Viesu dati eksportēti un nodoti tikai ar mārketinga atzīmi?
- Loma pret klientu (pārzinis, kopīgs pārzinis, apstrādātājs) noskaidrota?
Paziņojuma ekrāns, piekrišanu žurnāls, dzēšana pie kabīnes, dzēšanas pieprasījumi un aizsargātā galerijas saite ietilpst katrā plānā, arī bezmaksas. Galerijas glabāšanas termiņi, kas pārsniedz 2 dienas, un viesu datu eksports Hub ir maksas plāna daļa; atšķirības atrodamas cenu lapā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai man vajadzīga piekrišana katrai viesa fotogrāfijai?
Fotokabīnei piekrišana ir ierastais ceļš, jo viesis pats izlemj, vai nostāties kameras priekšā. Tā jāsaņem pirms uzņemšanas un jāprotokolē. Vai līdztekus derētu leģitīma interese, atkarīgs no konkrētā gadījuma un ir jautājums juridiskai konsultācijai.
Cik ilgi drīkstu glabāt viesu fotogrāfijas galerijā?
Tik ilgi, cik prasa nolūks, un šim termiņam jābūt noteiktam iepriekš. BoothDock katram pasākumam iestatāt glabāšanas termiņu: standartā 90 dienas, ar PIN 365, augstākais 730. Pēc tam galerija beidzas pati.
Vai drīkstu nodot viesu e-pasta adreses pasākuma rīkotājam?
Tikai tad, ja viesis tam ir skaidri piekritis, norādot saņēmēju un nolūku. BoothDock tam ir brīvprātīga atzīme viesu datu veidlapā, un eksports „tikai ar mārketinga piekrišanu“ satur tikai šos viesus.
Izmēģināt BoothDock bez maksas →
Šis raksts apraksta BoothDock funkcijas un nav juridiska konsultācija. Kāds tiesiskais pamats, kāda loma un kādi termiņi attiecas uz jūsu uzņēmējdarbības modeli, noskaidrojiet ar datu aizsardzības konsultantu.