Fotobox spracúva osobné údaje, a to tie najcitlivejšie, aké sa na oslave vyskytujú: tváre. K tomu e-mailové adresy na odoslanie fotografií a niekedy mená z formulára pre hostí. GDPR na to nevyžaduje dizertačnú prácu, vyžaduje však niekoľko vecí, ktoré musia byť vyriešené ešte pred podujatím. Tento kontrolný zoznam ich prechádza bod po bode a pri každom hovorí, čo prináša BoothDock a čo zostáva na vás.
1. Právny základ: súhlas na zariadení
Každé spracúvanie potrebuje právny základ (čl. 6 GDPR). Pri fotoboxe je to v praxi súhlas: hosť sa rozhodne, či sa postaví pred fotoaparát, a pred záberom potvrdí, že fotografia bude uložená. Dôležité sú tri veci: súhlas prichádza pred záberom, je dobrovoľný a neskôr viete preukázať, komu bol zobrazený aký text.
Od toho treba oddeliť účely, ktoré presahujú samotnú fotografiu, napríklad zverejnenie na firemnom webe alebo neskoršie kontaktovanie. Každý z nich potrebuje vlastné zaškrtávacie políčko, ktoré môže hosť odmietnuť bez toho, aby prišiel o svoju fotografiu.
V BoothDocku: Obrazovka s upozornením pred záberom sa zapína v časti Systém, Ochrana, Upozornenie o ochrane údajov. Uloženie je tam povinné políčko; zverejnenie a kontaktovanie sú voliteľné políčka s vlastným textom. Každý súhlas sa zapíše do protokolu súhlasov s časovou pečiatkou a presným zobrazeným znením a tento protokol môžete exportovať ako súbor.
2. Informačná povinnosť: upozornenie pred fotografiou
Kto zbiera údaje, musí dotknuté osoby informovať (čl. 13 GDPR): kto je zodpovedný, na aký účel sa fotografie spracúvajú, ako dlho sa uchovávajú, kto ich dostane a aké práva má hosť. Tri strany textu na oslave nikto nečíta. Osvedčil sa krátky text na zariadení plus tabuľka alebo odkaz s úplnými informáciami.
V BoothDocku: Text na obrazovke s upozornením píšete sami, v každom jazyku hostí. Predvyplnená je len neutrálna základná veta; nahraďte ju svojím menom, účelom, lehotou uchovávania galérie a miestom, kde sa nachádzajú úplné informácie.
3. Zmluva o spracovaní údajov s poskytovateľom softvéru
Len čo za vás poskytovateľ služby ukladá alebo odosiela fotografie, je sprostredkovateľom, a na to je potrebná zmluva (čl. 28 GDPR). Bez zmluvy o spracovaní údajov nemá poskytovateľ žiadny základ na to, aby sa fotografií hostí vôbec dotkol; firemní zákazníci si ju vyžiadajú skôr, než prijmú ponuku.
V BoothDocku: Zmluva o spracovaní údajov je na adrese boothdock.cloud/avv a prijíma sa pri registrácii v Hube. Ak sa text zmení, Hub sa pred pokračovaním opýta znova. Nemusíte nič žiadať ani zbierať podpisy.
4. Miesto uloženia: servery v EÚ
Miesto, kde sú fotografie uložené, rozhoduje o tom, či musíte vysvetľovať prenos do tretej krajiny. Ak sú galéria aj úložisko v EÚ, táto otázka odpadá a vaša ponuka pre firemného zákazníka je o jeden odsek kratšia.
V BoothDocku: Hub, galéria a úložisko fotografií bežia na serveroch v EÚ. Samotný fotobox pracuje lokálne a nahráva až vtedy, keď existuje pripojenie.
5. Lehoty uchovávania: stanovené vopred, nie improvizované dodatočne
Osobné údaje sa smú uchovávať len tak dlho, ako to vyžaduje účel. „Niekedy to vymažeme“ nie je lehota. Galéria, ktorá po pevne stanovenom čase sama vyprší, je najjednoduchšou formou konceptu mazania, a táto lehota patrí do vašej ponuky aj do upozornenia na zariadení.
V BoothDocku: Pre každé podujatie nastavíte v časti Galéria a hostia lehotu uchovávania: štandardne 90 dní, s ochranou PIN kódom 365 dní, najviac 730 dní. V tarife Free zostáva galéria online 2 dni. Potom automaticky vyprší bez toho, aby si na to musel niekto spomenúť. Ak chcete podujatie odstrániť skôr, vymažte ho v Hube.
6. Žiadosti hostí o vymazanie: pri fotoboxe a z galérie
Hostia majú právo na vymazanie svojich údajov (čl. 17 GDPR). Pri fotoboxe na to existujú dva okamihy: hneď po zábere, keď sa fotografia nepáči, a o niekoľko dní neskôr, keď niekto objaví svoj obrázok v galérii. Oba potrebujú cestu, ktorá nevedie cez vašu e-mailovú schránku.
V BoothDocku: Obrazovka s výsledkom má tlačidlo „Odstrániť“, ktoré povoľujete pre každý fotobox zvlášť. Snímku naozaj zahodí, aj z galérie v Hube, po potvrdení a len krátko po nasnímaní. V galérii môže každý hosť požiadať o vymazanie svojich fotografií. Žiadosť sa objaví v podujatí v časti Žiadosti o vymazanie a vy dostanete e-mail s odkazom na posúdenie. Ak do 30 dní nerozhodnete, fotografia sa odstráni automaticky. Zabudnutá žiadosť tak nikdy nezostane otvorená.
7. Ochrana prístupu do galérie
Galéria dostupná cez uhádnuteľnú adresu alebo cez vyhľadávač je porušením ochrany údajov, ktoré si zatiaľ len nikto nevšimol. Odkaz musí byť dlhý a náhodný.
V BoothDocku: Galéria nie je nikdy verejne dohľadateľná. Pre každé podujatie si vyberiete medzi tajným odkazom a dodatočným PIN kódom. S rozsahom „na reláciu“ vidí každý hosť len svoje vlastné fotografie; QR kód na výtlačku vedie presne tam. Nesprávna adresa zobrazí neutrálnu stránku bez akejkoľvek zmienky o podujatí. Podrobnosti sú vo wiki v časti Ochrana prístupu.
8. Údaje hostí odovzdávať len so súhlasom
Organizátor často chce e-mailové adresy hostí na vlastné pozvánky. Smie ich dostať len vtedy, ak s tým hosť výslovne súhlasil, s týmto odovzdaním, tomuto príjemcovi, na tento účel. Adresa, ktorú hosť zadá len preto, aby dostal svoju fotografiu, nie je súhlasom s marketingom.
V BoothDocku: Adresa z okna „Poslať e-mailom“ sa použije len na odoslanie tejto fotografie; Hub ju neukladá a ani vy ju nevidíte. Ak má organizátor dostať adresy, použite formulár údajov o hosťoch s vlastným dobrovoľným zaškrtávacím políčkom, ktorého text napíšete sami. Nikdy nie je povinné a nikdy nie je vopred zaškrtnuté. Export „Exportovať len so súhlasom s marketingom“ vytvorí súbor CSV, ktorý obsahuje výlučne hostí, ktorí políčko zaškrtli. Zákazníkovi ide len tento zoznam. Návod: Fotografie len e-mailom.
9. Kto je zodpovedný: vy, zákazník alebo obaja?
Toto je otázka, ktorá zostáva najčastejšie otvorená. Ak fotobox prenajmete snúbencom, konajú súkromne; zodpovednosť za spracúvanie potom spravidla nesiete vy ako prevádzkovateľ, pretože poskytujete zariadenie, softvér a galériu a rozhodujete o účele a prostriedkoch. Pri firemnom zákazníkovi, ktorý dostane fotografie na vlastné účely alebo zoznam hostí, to môže vyzerať inak: buď ste obaja spoločnými prevádzkovateľmi, alebo vystupujete ako sprostredkovateľ pre firmu a potrebujete zmluvu o spracovaní údajov so zákazníkom, nielen s poskytovateľom softvéru.
Ktorá rola platí, závisí od toho, kto o čom rozhoduje, a to patrí do právnej konzultácie. Bez ohľadu na to: uveďte rolu vo svojej ponuke a vyjasnite ju pred podujatím, nie po ňom.
10. Tlač a galéria: dva výstupy, rovnaké pravidlá
Výtlačok odchádza z miestnosti s hosťom. Pre galériu platí všetko vyššie uvedené: lehota uchovávania, ochrana prístupu, cesta k vymazaniu. Ak smú hostia nahrávať vlastné fotografie z mobilu, zapnite v BoothDocku moderovanie; nahrané súbory sa potom zobrazia až po vašom schválení.
Kontrolný zoznam na odškrtnutie
- Obrazovka s upozornením pred záberom zapnutá, text s vaším menom, účelom a lehotou uchovávania?
- Zverejnenie a kontaktovanie ako samostatné, dobrovoľné zaškrtávacie políčka?
- Úplné informácie o ochrane údajov ako tabuľka alebo odkaz pri zariadení?
- Zmluva o spracovaní údajov s poskytovateľom softvéru prijatá a založená?
- Miesto uloženia fotografií známe a uvedené v ponuke?
- Lehota uchovávania galérie nastavená pre každé podujatie a oznámená zákazníkovi?
- „Odstrániť“ na obrazovke s výsledkom povolené, žiadosti o vymazanie v Hube sledované?
- Galéria s tajným odkazom alebo PIN kódom, rozsah „na reláciu“ tam, kde sa hodí?
- Údaje hostí exportované a odovzdané len so zaškrtnutým súhlasom s marketingom?
- Rola voči zákazníkovi (prevádzkovateľ, spoločný, sprostredkovateľ) vyjasnená?
Obrazovka s upozornením, protokol súhlasov, mazanie pri fotoboxe, žiadosti o vymazanie a chránený odkaz na galériu sú súčasťou každej tarify vrátane bezplatnej. Lehota uchovávania galérie nad 2 dni a export údajov o hosťoch v Hube patria do platenej tarify; rozdiely nájdete na stránke s cenami.
Často kladené otázky
Potrebujem súhlas na každú fotografiu hosťa?
Pri fotoboxe je súhlas zvyčajná cesta, pretože hosť sám rozhoduje, či sa postaví pred fotoaparát. Treba ho získať pred záberom a zaznamenať. Či by sa popri ňom dal uplatniť aj oprávnený záujem, závisí od konkrétneho prípadu a patrí do právnej konzultácie.
Ako dlho smiem uchovávať fotografie hostí v galérii?
Tak dlho, ako to vyžaduje účel, a túto lehotu treba stanoviť vopred. V BoothDocku nastavíte lehotu uchovávania pre každé podujatie: štandardne 90 dní, s PIN kódom 365, najviac 730. Potom galéria sama vyprší.
Smiem odovzdať e-mailové adresy hostí organizátorovi?
Len ak s tým hosť výslovne súhlasil, s uvedením príjemcu a účelu. V BoothDocku je na to vo formulári údajov o hosťoch dobrovoľné zaškrtávacie políčko a export „len so súhlasom s marketingom“ obsahuje len týchto hostí.
Tento článok opisuje funkcie BoothDocku a nie je právnym poradenstvom. Ktorý právny základ, ktorá rola a ktoré lehoty platia pre váš obchodný model, si vyjasnite s poradcom pre ochranu údajov.