En fotoboks behandler personoplysninger, og de mest følsomme, der findes til en fest: ansigter. Dertil kommer e-mailadresser til levering og nogle gange navne fra en gæsteformular. GDPR kræver ikke en doktorafhandling for det, men den kræver nogle få ting, som skal være på plads inden eventet. Denne tjekliste går dem igennem én for én og fortæller ved hvert punkt, hvad BoothDock bidrager med, og hvad der bliver hos dig.
1. Retsgrundlag: samtykke på enheden
Enhver behandling kræver et retsgrundlag (art. 6 GDPR). Ved en fotoboks er det i praksis samtykke: gæsten beslutter, om han eller hun stiller sig foran kameraet, og bekræfter før optagelsen, at fotoet bliver gemt. Tre ting er afgørende: samtykket gives før optagelsen, det er frivilligt, og du kan senere dokumentere, hvem der fik vist hvilken tekst.
Adskilt fra det står formål, der rækker ud over selve fotoet, for eksempel offentliggørelse på firmaets hjemmeside eller senere kontakt. Hvert af dem kræver sit eget afkrydsningsfelt, som gæsten kan afvise uden at give afkald på sit foto.
I BoothDock: Meddelelsesskærmen før optagelsen slås til under System, Beskyttelse, Privatlivsmeddelelse. Opbevaring er det obligatoriske felt dér; offentliggørelse og kontakt er valgfri felter med egen tekst. Hvert samtykke skrives til samtykkeloggen med tidsstempel og den nøjagtige viste ordlyd, og du kan eksportere loggen som en fil.
2. Oplysningspligt: meddelelsen før fotoet
Den, der indsamler oplysninger, skal informere de berørte (art. 13 GDPR): hvem der er ansvarlig, hvad fotoene behandles til, hvor længe de opbevares, hvem der modtager dem, og hvilke rettigheder gæsten har. Ingen læser tre sider til en fest. Det, der virker, er en kort tekst på enheden plus et skilt eller et link med de fulde oplysninger.
I BoothDock: Teksten på meddelelsesskærmen skriver du selv, på hvert gæstesprog. Kun en neutral standardsætning er givet på forhånd; erstat den med dit navn, formålet, galleriets opbevaringstid og stedet, hvor de fulde oplysninger findes.
3. Databehandleraftale med softwareleverandøren
Så snart en tjenesteudbyder gemmer eller sender fotos for dig, er den databehandler, og det kræver en kontrakt (art. 28 GDPR). Uden en databehandleraftale har leverandøren overhovedet ikke noget grundlag for at røre gæstefotoene; erhvervskunder beder om den, før de accepterer et tilbud.
I BoothDock: Databehandleraftalen ligger på boothdock.cloud/avv og accepteres, når du registrerer dig i Hub. Hvis teksten ændrer sig, spørger Hub igen, før du fortsætter. Du behøver ikke anmode om noget eller indsamle underskrifter.
4. Opbevaringssted: servere i EU
Hvor fotoene gemmes, afgør, om du skal forklare en overførsel til et tredjeland. Ligger galleri og lager i EU, forsvinder det spørgsmål, og dit tilbud til en erhvervskunde bliver et afsnit kortere.
I BoothDock: Hub, galleri og fotolager kører på servere i EU. Selve boksen arbejder lokalt og uploader først, når der er forbindelse.
5. Opbevaringstider: fastlagt på forhånd, ikke improviseret bagefter
Personoplysninger må kun opbevares, så længe formålet kræver det. ”Vi sletter på et tidspunkt” er ikke en frist. Et galleri, der udløber af sig selv efter en fast tid, er den enkleste form for slettekoncept, og fristen hører hjemme i dit tilbud og i meddelelsen på enheden.
I BoothDock: Pr. event sætter du opbevaringen under Galleri og gæster: 90 dage som standard, 365 dage med PIN-beskyttelse, højst 730 dage. I gratisplanen bliver galleriet online i 2 dage. Derefter udløber det automatisk, uden at nogen skal huske det. Vil du have et event væk tidligere, sletter du det i Hub.
6. Gæsternes sletteanmodninger: ved boksen og fra galleriet
Gæster har ret til at få deres oplysninger slettet (art. 17 GDPR). Ved en fotoboks er der to tidspunkter for det: lige efter optagelsen, når fotoet ikke falder i smag, og dage senere, når nogen opdager billedet i galleriet. Begge kræver en vej, der ikke går gennem din indbakke.
I BoothDock: Resultatskærmen har en ”Slet”-knap, som du slår til pr. boks. Den smider virkelig optagelsen væk, også fra galleriet i Hub, efter en bekræftelse og kun kort efter optagelsen. I galleriet kan hver gæst anmode om sletning af sine fotos. Anmodningen dukker op i eventet under Sletteanmodninger, og du modtager en e-mail med et kontrollink. Træffer du ikke en beslutning inden 30 dage, fjernes fotoet automatisk. En glemt anmodning bliver derfor aldrig stående åben.
7. Adgangsbeskyttelse af galleriet
Et galleri, der kan nås via en adresse, man kan gætte, eller via en søgemaskine, er et databrud, der bare ikke er opdaget endnu. Linket skal være langt og tilfældigt.
I BoothDock: Galleriet kan aldrig findes åbent. Pr. event vælger du mellem et hemmeligt link og en ekstra PIN. Med omfanget ”pr. session” ser hver gæst kun sine egne fotos; QR-koden på printet fører præcis derhen. En forkert adresse viser en neutral side uden antydning af eventet. Detaljerne står i wikien under Beskyt adgangen.
8. Giv kun gæstedata videre med samtykke
Værten vil ofte have gæsternes e-mailadresser til sine egne invitationer. Dem må værten kun få, hvis gæsten udtrykkeligt har sagt ja, til denne videregivelse, til denne modtager, til dette formål. En adresse, gæsten kun indtaster for at modtage sit foto, er ikke et markedsføringssamtykke.
I BoothDock: Adressen fra vinduet ”Få dit foto via e-mail” bruges kun til at sende netop det foto; Hub gemmer den ikke, og du får den heller ikke at se. Skal værten modtage adresser, bruger du gæstedataformularen med sit eget frivillige afkrydsningsfelt, hvis tekst du selv skriver. Det er aldrig obligatorisk og aldrig forudvalgt. Eksporten ”Eksportér kun med markedsføringssamtykke” giver en CSV-fil, der udelukkende indeholder gæster, som satte krydset. Kun den liste går til kunden. Vejledningen: Fotos kun via e-mail.
9. Hvem er ansvarlig: dig, kunden eller begge?
Det er det spørgsmål, der oftest bliver stående åbent. Udlejer du boksen til et brudepar, handler de privat; ansvaret for behandlingen ligger så som regel hos dig som udbyder, fordi du stiller enhed, software og galleri til rådighed og bestemmer formål og midler. Med en erhvervskunde, der modtager fotoene til egne formål eller får gæstelisten, kan det se anderledes ud: enten er I begge fælles dataansvarlige, eller du optræder som databehandler for virksomheden og skal have en databehandleraftale med kunden, ikke kun med softwareleverandøren.
Hvilken rolle der gælder, afhænger af, hvem der bestemmer hvad, og det hører hjemme i en juridisk rådgivning. Uanset hvad: nævn rollen i dit tilbud, og afklar den før eventet, ikke bagefter.
10. Print og galleri: to udgange, de samme regler
Printet forlader lokalet sammen med gæsten. For galleriet gælder alt det ovenstående: opbevaring, adgangsbeskyttelse, slettevej. Må gæsterne uploade deres egne mobilfotos, så slå moderation til i BoothDock; uploads vises derefter først efter din godkendelse.
Tjeklisten til afkrydsning
- Meddelelsesskærm før optagelsen slået til, tekst med dit navn, formål og opbevaringstid?
- Offentliggørelse og kontakt som separate, frivillige afkrydsningsfelter?
- Fulde privatlivsoplysninger som skilt eller link ved enheden?
- Databehandleraftale med softwareleverandøren accepteret og arkiveret?
- Fotoenes opbevaringssted kendt og nævnt i tilbuddet?
- Galleriets opbevaringstid sat pr. event og meddelt kunden?
- ”Slet” på resultatskærmen slået til, sletteanmodninger i Hub holdt under opsyn?
- Galleri med hemmeligt link eller PIN, omfanget ”pr. session”, hvor det passer?
- Gæstedata kun eksporteret og videregivet med markedsføringskrydset?
- Rollen over for kunden (dataansvarlig, fælles, databehandler) afklaret?
Meddelelsesskærm, samtykkelog, sletning ved boksen, sletteanmodninger og det beskyttede gallerilink er en del af alle planer, også den gratis. Galleriopbevaring ud over 2 dage og gæstedataeksporten i Hub hører til den betalte plan; forskellene står på prissiden.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg have samtykke til hvert eneste gæstefoto?
Ved en fotoboks er samtykke den sædvanlige vej, fordi gæsten selv bestemmer, om han eller hun stiller sig foran kameraet. Det bør indhentes før optagelsen og logges. Om en legitim interesse kunne komme på tale ved siden af, afhænger af den konkrete sag og hører hjemme i en juridisk rådgivning.
Hvor længe må jeg beholde gæstefotos i galleriet?
Så længe formålet kræver det, og den periode bør være fastlagt på forhånd. I BoothDock sætter du en opbevaringstid pr. event: 90 dage som standard, 365 med PIN, højst 730. Derefter udløber galleriet af sig selv.
Må jeg give gæsternes e-mailadresser videre til værten?
Kun hvis gæsten udtrykkeligt har sagt ja, med angivelse af modtager og formål. I BoothDock er der et frivilligt afkrydsningsfelt til det i gæstedataformularen, og eksporten ”kun med markedsføringssamtykke” indeholder kun disse gæster.
Denne artikel beskriver BoothDocks funktioner og er ikke juridisk rådgivning. Hvilket retsgrundlag, hvilken rolle og hvilke frister der gælder for din forretningsmodel, bør du afklare med en databeskyttelsesrådgiver.