A fotóbox személyes adatokat kezel, méghozzá a legérzékenyebb fajtát, ami egy bulin létezik: arcokat. Ehhez jönnek az e-mail-címek a küldéshez, és néha nevek egy vendégűrlapról. A GDPR ehhez nem kíván doktori értekezést, de kíván néhány dolgot, amit a rendezvény előtt kell tisztázni. Ez az ellenőrzőlista egyenként végigmegy rajtuk, és minden pontnál elmondja, mit hoz magával a BoothDock, és mi marad Önnél.
1. Jogalap: hozzájárulás az eszközön
Minden adatkezeléshez jogalap kell (GDPR 6. cikk). Fotóboxnál ez a gyakorlatban a hozzájárulás: a vendég dönti el, odaáll-e a kamera elé, és a felvétel előtt megerősíti, hogy a fotót tárolni fogják. Három dolog számít: a hozzájárulás a felvétel előtt történik, önkéntes, és Ön később bizonyítani tudja, kinek melyik szöveget mutatták.
Ettől elkülönülnek azok a célok, amelyek túlmutatnak magán a fotón, például a közzététel a cég honlapján vagy a későbbi megkeresés. Mindegyikhez saját jelölőnégyzet kell, amelyet a vendég elutasíthat anélkül, hogy lemondana a fotójáról.
A BoothDockban: A felvétel előtti tájékoztató képernyőt a Rendszer, Védelem, Adatvédelmi tájékoztató alatt kapcsolja be. A tárolás ott a kötelező jelölés; a közzététel és a megkeresés opcionális jelölések saját szöveggel. Minden hozzájárulás időbélyeggel és a megjelenített pontos szöveggel kerül a hozzájárulási naplóba, és ezt a naplót fájlként exportálhatja.
2. Tájékoztatási kötelezettség: a tájékoztató a fotó előtt
Aki adatokat gyűjt, annak tájékoztatnia kell az érintetteket (GDPR 13. cikk): ki a felelős, milyen célból kezelik a fotókat, meddig őrzik meg őket, ki kapja meg őket, és milyen jogai vannak a vendégnek. Egy bulin senki sem olvas el három oldalt. Ami működik: egy rövid szöveg az eszközön, plusz egy tábla vagy egy link a teljes tájékoztatással.
A BoothDockban: A tájékoztató képernyő szövegét Ön írja meg, minden vendégnyelven. Csak egy semleges alapmondat van előre megadva; cserélje le a saját nevére, a célra, a galéria őrzési idejére és arra, hol található a teljes tájékoztatás.
3. DPA a szoftverszolgáltatóval
Amint egy szolgáltató Ön helyett fotókat tárol vagy küld, adatfeldolgozó, és ehhez szerződés kell (GDPR 28. cikk). Adatfeldolgozási szerződés (DPA) nélkül nincs alapja annak, hogy a szolgáltató egyáltalán hozzányúljon a vendégfotókhoz; a vállalati ügyfelek már az ajánlat elfogadása előtt rákérdeznek.
A BoothDockban: A DPA a boothdock.cloud/avv címen található, és a Hubban történő regisztrációkor fogadja el. Ha a szöveg változik, a Hub újra rákérdez, mielőtt folytatná. Nem kell semmit igényelnie vagy aláírásokat gyűjtenie.
4. Tárolási hely: szerverek az EU-ban
Az, hogy hol tárolják a fotókat, eldönti, kell-e harmadik országba történő továbbítást megindokolnia. Ha a galéria és a tárhely az EU-ban van, ez a kérdés eltűnik, és a vállalati ügyfélnek szóló ajánlata egy bekezdéssel rövidebb lesz.
A BoothDockban: A Hub, a galéria és a fotótárhely EU-beli szervereken fut. Maga a box helyben dolgozik, és csak akkor tölt fel, ha van kapcsolat.
5. Őrzési idők: előre beállítva, nem utólag rögtönözve
A személyes adatok csak addig tarthatók meg, ameddig a cél megkívánja. A „valamikor töröljük” nem határidő. Egy galéria, amely rögzített idő után magától lejár, a törlési koncepció legegyszerűbb formája, és az időtartam helye az ajánlatban és az eszközön lévő tájékoztatóban van.
A BoothDockban: Eseményenként, a Galéria és vendégek alatt állítja be az őrzési időt: alapértelmezés szerint 90 nap, PIN-védelemmel 365 nap, legfeljebb 730 nap. Az ingyenes csomagban a galéria 2 napig marad elérhető. Utána automatikusan lejár, anélkül hogy bárkinek emlékeznie kellene rá. Ha egy eseményt hamarabb szeretne eltüntetni, törölje a Hubban.
6. A vendégek törlési kérései: a boxnál és a galériából
A vendégeknek joguk van adataik törléséhez (GDPR 17. cikk). Fotóboxnál erre két pillanat van: közvetlenül a felvétel után, amikor a fotó nem tetszik, és napokkal később, amikor valaki felfedezi a képet a galériában. Mindkettőhöz olyan út kell, amely nem az Ön postaládáján keresztül vezet.
A BoothDockban: Az eredményképernyőn van egy „Törlés” gomb, amelyet boxonként engedélyez. Valóban eldobja a felvételt, a Hub galériájából is, megerősítés után és csak röviddel a felvétel után. A galériában minden vendég kérheti a fotói törlését. A kérés az eseményben a Törlési kérések alatt jelenik meg, Ön pedig e-mailt kap egy ellenőrző linkkel. Ha 30 napon belül nem dönt, a fotó automatikusan eltávolításra kerül. Egy elfelejtett kérés így soha nem marad nyitva.
7. A galéria hozzáférés-védelme
Egy kitalálható címen vagy keresőmotoron keresztül elérhető galéria olyan adatvédelmi incidens, amelyet egyszerűen még nem vettek észre. A linknek hosszúnak és véletlenszerűnek kell lennie.
A BoothDockban: A galéria soha nem található meg nyilvánosan. Eseményenként választ titkos link és kiegészítő PIN-kód között. A „munkamenetenként” hatókörrel minden vendég csak a saját fotóit látja; a nyomaton lévő QR-kód pontosan oda vezet. Hibás cím esetén egy semleges oldal jelenik meg, az eseményre utaló jel nélkül. A részletek a wikiben találhatók: Hozzáférés védelme.
8. Vendégadatok továbbadása csak hozzájárulással
A házigazda gyakran szeretné megkapni a vendégek e-mail-címét a saját meghívóihoz. Csak akkor kaphatja meg, ha a vendég ehhez kifejezetten hozzájárult: ehhez a továbbadáshoz, ennek a címzettnek, erre a célra. Egy cím, amelyet a vendég csak azért ad meg, hogy megkapja a fotóját, nem marketinghozzájárulás.
A BoothDockban: A „Küldés e-mailben” ablakban megadott cím kizárólag annak a fotónak a küldésére szolgál; a Hub nem tárolja, és Ön sem látja. Ha a házigazdának címeket kell kapnia, használja a vendégadat-űrlapot a saját önkéntes jelölőnégyzetével, amelynek szövegét Ön írja. Soha nem kötelező és soha nincs előre bejelölve. Az „Exportálás csak marketinghozzájárulással” olyan CSV-fájlt készít, amely kizárólag a jelölést megadó vendégeket tartalmazza. Csak ez a lista megy az ügyfélnek. Az útmutató: Fotók csak e-mailben.
9. Ki a felelős: Ön, az ügyfél vagy mindketten?
Ez a leggyakrabban nyitva hagyott kérdés. Ha a boxot egy jegyespárnak adja bérbe, ők magánszemélyként járnak el; az adatkezelésért a felelősség ilyenkor általában Önnél, az üzemeltetőnél van, mert Ön biztosítja az eszközt, a szoftvert és a galériát, és Ön dönt a célról és az eszközökről. Olyan vállalati ügyfélnél, aki saját céljaira kapja meg a fotókat vagy megkapja a vendéglistát, ez másképp nézhet ki: vagy mindketten közös adatkezelők, vagy Ön a cég adatfeldolgozójaként jár el, és DPA-ra van szüksége az ügyféllel is, nem csak a szoftverszolgáltatóval.
Hogy melyik szerep érvényes, az attól függ, ki miről dönt, és ez jogi tanácsadásra tartozik. Ettől függetlenül: nevezze meg a szerepet az ajánlatában, és tisztázza a rendezvény előtt, ne utána.
10. Nyomat és galéria: két kimenet, ugyanazok a szabályok
A nyomat a vendéggel együtt hagyja el a termet. A galériára minden fenti érvényes: őrzési idő, hozzáférés-védelem, törlési út. Ha a vendégek feltölthetik a saját telefonos fotóikat, kapcsolja be a moderálást a BoothDockban; a feltöltések ekkor csak az Ön jóváhagyása után jelennek meg.
Az ellenőrzőlista kipipálásra
- A felvétel előtti tájékoztató képernyő bekapcsolva, a szövegben az Ön neve, a cél és az őrzési idő?
- Közzététel és megkeresés külön, önkéntes jelölőnégyzetként?
- Teljes adatvédelmi tájékoztatás táblaként vagy linkként az eszköznél?
- DPA a szoftverszolgáltatóval elfogadva és lefűzve?
- A fotók tárolási helye ismert és az ajánlatban megnevezve?
- A galéria őrzési ideje eseményenként beállítva és az ügyféllel közölve?
- „Törlés” az eredményképernyőn engedélyezve, a törlési kérések a Hubban szem előtt tartva?
- Galéria titkos linkkel vagy PIN-kóddal, „munkamenetenként” hatókör ott, ahol illik?
- Vendégadatok csak a marketingjelöléssel exportálva és továbbadva?
- Az ügyféllel szembeni szerep (adatkezelő, közös, adatfeldolgozó) tisztázva?
A tájékoztató képernyő, a hozzájárulási napló, a törlés a boxnál, a törlési kérések és a védett galérialink minden csomag része, az ingyenesé is. A 2 napon túli galériaőrzés és a vendégadatok exportja a Hubban a fizetős csomaghoz tartozik; a különbségek az árak oldalon találhatók.
Gyakori kérdések
Minden vendégfotóhoz kell hozzájárulás?
Fotóboxnál a hozzájárulás a szokásos út, mert a vendég dönti el, odaáll-e a kamera elé. A felvétel előtt kell beszerezni és naplózni. Hogy emellett szóba jöhet-e jogos érdek is, az az egyedi esettől függ, és jogi tanácsadásra tartozik.
Meddig tarthatom a vendégfotókat a galériában?
Ameddig a cél megkívánja, és ezt az időt előre rögzíteni kell. A BoothDockban eseményenként állítja be az őrzési időt: alapértelmezés szerint 90 nap, PIN-kóddal 365, legfeljebb 730. Utána a galéria magától lejár.
Továbbadhatom a vendégek e-mail-címét a házigazdának?
Csak akkor, ha a vendég ehhez kifejezetten hozzájárult, a címzett és a cél megnevezésével. A BoothDockban erre a vendégadat-űrlapon egy önkéntes jelölőnégyzet szolgál, és az „Exportálás csak marketinghozzájárulással” kizárólag ezeket a vendégeket tartalmazza.
BoothDock ingyenes kipróbálása →
Ez a cikk a BoothDock funkcióit írja le, és nem jogi tanácsadás. Hogy az Ön üzleti modelljére melyik jogalap, melyik szerep és melyik határidők vonatkoznak, azt adatvédelmi tanácsadóval kell tisztázni.